Haben Sie sich jemals gefragt, wie viele E-Mail-Anbieter es gibt? Wenn man wirklich darüber nachdenkt, erkennt man schnell, dass es weltweit Hunderte von Plattformen gibt, die sich in verschiedene Arten unterteilen.
Viele von uns hatten wahrscheinlich unsere ersten persönlichen E-Mail-Konten bei dem Anbieter, der uns das Internet zur Verfügung stellte (denken Sie an AOL, Freeserve, Tiscali und ähnliche), bevor wir zu Anbietern wie Hotmail und (etwa 8 Jahre später) Gmail wechselten.
Es waren diese späteren Anbieter, die E-Mail auf die nächste Stufe brachten. Indem sie es zugänglicher machten, uns mehrere Adressen, kostenlosen Speicherplatz und Online-Zugang von überall (im Gegensatz zu einer altmodischen Outlook-Anwendung auf unserem Heim-PC) ermöglichten, wurde E-Mail plötzlich einfacher. Ihre gewählte 'Marke' sagte genauso viel über Sie aus wie die E-Mail, die Sie wählten. Das sage ich als eingefleischter Hotmail-Nutzer von über zwei Jahrzehnten.
E-Mail für heute
Aber wir schreiben das Jahr 2024, und die Zeiten haben sich geändert. Besonders wenn es um Geschäftsemails geht, worauf wir uns hier hauptsächlich konzentrieren werden.
In jüngster Zeit gab es mehrere große Geschichten über Datendiebstahl oder Datenabgriffe von den größeren Unternehmen, einschließlich Google und Microsoft. Mehr als das, viele kostenlose E-Mail-Anbieter durchsuchen (scannen) E-Mail-Daten und verkaufen sie an Werbetreibende. Bis 2017 hat Google selbst zugegeben, dies zu tun.
Auch alternative kostenlose E-Mail-Anbieter sind nicht immun gegen ähnliche Probleme... Denn der Wert von Daten kann neben Sicherheitsproblemen auch finanzielle Probleme verursachen. In diesem Jahr sahen wir, wie Skiff, ein unabhängiger E-Mail-Anbieter, der einen kostenlosen E-Mail-Plan anbietet, von Notion gekauft wurde. Als Ergebnis davon wird ihre gesamte Produktpalette, einschließlich ihrer E-Mail-Plattform, eingestellt. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass sie in eine Position geraten sind, in der ihre Daten (die Millionen von Mitgliedern) wertvoller waren als die Einnahmen, die die Produktpalette generiert hat, und so sahen die neuen Eigentümer wenig Sinn darin, den Service fortzusetzen.
Aber es gibt eine andere Art von E-Mail-Anbietern. Solche, die Sicherheit und Privatsphäre an erste Stelle setzen und stärker auf das Geschäft ausgerichtet sind. Diese Anbieter werden oft als 'professionelle E-Mail'-Anbieter bezeichnet und haben in der Regel eine kleine monatliche Gebühr. Aber wie vergleichen sich kostenlose vs. kostenpflichtige E-Mail-Hosting-Optionen?
Warum für etwas bezahlen, das man kostenlos bekommen kann?
Warum nicht kostenlose E-Mail nutzen? Es ist leicht vorstellbar, dass man mit einem kostenlosen E-Mail-Plan von einem der großen Unternehmen gewinnt. Schließlich ist in einer Rezession nichts wichtiger als die Kosten. Also, warum würden Sie bezahlte E-Mail-Dienste benötigen?
Nun, erstens, wie das Mantra lautet, wenn das Produkt kostenlos ist, sind Sie das Produkt. Und in einer Welt mit Gesetzen wie der DSGVO können es sich Unternehmen vor allem nicht leisten, das private Daten ihrer Kunden zu riskieren. In einen Datenverstoß verwickelt zu sein, könnte weit schlimmere finanzielle und reputationsmäßige Auswirkungen haben.
Vor kurzem hat mein geliebtes Hotmail (jetzt natürlich als Outlook gebrandet) zum ersten Mal eine Gebühr auf meinem Konto eingeführt, indem es rückwirkend beschlossen hat, meinen Speicherplatz erheblich zu reduzieren, es sei denn, ich zahle. RIP 'Freemail'.
Es war ein unbeliebter Schritt (in meinem Ein-Mann-Büro zumindest). Nachdem ich den freien Speicherplatz im Laufe der Jahre mit zahlreichen E-Mails gefüllt hatte (ich bin bei Spammern unglaublich beliebt), und natürlich Gigabytes an Anhängen, die als schlechte Form von Backup dienen (sagen Sie mir, dass Sie die gleiche traurige Realität in Ihrem Posteingang ignorieren...)
Es fühlte sich hinterhältig an, und zu der Zeit wusste ich nicht, dass es eine einfache Lösung gibt. Aber die gibt es - dazu später mehr.
Ähnlich müssen Sie auch für die fortschrittlichsten Funktionen von Gmail ein Upgrade durchführen. Unter der Marke Google Workspace versuchen diese Pläne, das zu imitieren, was viele andere bezahlte E-Mail-Anbieter tun, indem sie Ihnen erlauben, Ihre eigene Domain zu nutzen, aber durch die Kopplung mit einer ganzen Reihe von Funktionen, die das durchschnittliche Unternehmen wahrscheinlich nicht benötigt, steigt ihr beträchtlicher Preis von rund 7,20 $ pro Nutzer und Monat schnell an, wenn Sie ein größeres Unternehmen haben.
Also selbst die "kostenlosen" Optionen sind nicht mehr so kostenlos, und wir haben noch nicht einmal angefangen.
Selbst-Hosting Ihres Unternehmens-Webmails
Ja, okay, ich höre Sie hinten. Es ist möglich, Ihr eigenes Webmail zu hosten. Tatsächlich benötigen Sie dafür nur eine Domain und den richtigen Hosting-Plan. Apps wie Roundcube sind kostenlos und bei den meisten cPanel-ähnlichen CMSes enthalten. Damit können Sie im Grunde genommen E-Mail-Konten erstellen.
Der Nachteil (denn es gibt immer einen, wenn etwas zu gut aussieht, um wahr zu sein), ist ein relativ schlechtes, veraltetes Design und fehlende Funktionen. Einige von ihnen sehen aus, als wären sie 1998 geboren und haben nicht besonders gut gealtert. Und damit meine ich, dass sie genau so aussehen wie damals.
Außerdem, wenn wir zurück zu ye olde Sicherheit gehen, ist es unwahrscheinlich, dass diese kostenlosen DIY-E-Mail-Apps die gleiche Sicherheit bieten, die selbst die kostenlosen Plattformen bieten, geschweige denn etwas Robusteres.
Echte professionelle E-Mail
Und so kommen wir endlich zum Kern dieses digitalen Festmahls. Bezahlte Anbieter. Wir sprechen nicht von den bezahlten 'Freemail'-Optionen, die wir bereits erwähnt haben.
Diese bieten etwas ganz anderes. Ganz einfach, sie sind für das Geschäft konzipiert und verfügen über einzigartige Tools und Funktionen, die die Beherrschung der Geschäftskommunikation viel einfacher machen.
Vielleicht am wichtigsten ist, dass diese Anbieter es Ihnen ermöglichen, Ihre Geschäftsdomain in E-Mail-Adressen einzubeziehen, so dass Sie professionell aussehende yourname@yourdomain.com Adressen bekommen.
Diese Adressen vermitteln sofort Legitimität an jeden, der sie erhält. Sie machen deutlich, dass Sie von dem Unternehmen kommen und nicht ein Betrüger sind, der sich ausgibt (der könnte eine Adresse wie yourbusiness@gmail.com registrieren).
Dinge, die man bei der Wahl der E-Mail für das Geschäft beachten sollte
Aber wie bei allem gibt es wichtige Überlegungen, die man im Auge behalten sollte, wenn man seine Geschäftsemail wählt.
Die Funktionen variieren von Unternehmen zu Unternehmen, daher ist es eine gute Idee zu wissen, wonach man suchen sollte. Ihre Vorteile lassen sich im Allgemeinen in die folgenden Bereiche unterteilen.
Sicherheit und Datenschutz
Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Dienst ein Verschlüsselungslevel bietet, mit dem Sie zufrieden sind, insbesondere wenn es um die Speicherung Ihrer Daten geht. Während einige kostenlose Dienste diese Daten möglicherweise abbauen, um sie an Werbetreibende zu verkaufen, wie wir bereits erwähnt haben, ist einer der Hauptverkaufsargumente von Premium-E-Mail-Anbietern, dass sie dies nicht tun. Einige Dienste verschlüsseln Ihre Daten aktiv, wenn sie auf Servern gespeichert werden, so dass selbst wenn ihre Sicherheit kompromittiert wurde, Ihre Daten nicht offenbart würden.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Die Unterstützung für 2FA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem sie eine zweite Form der Überprüfung über ein einfaches Passwort hinaus erfordert. Normalerweise wird dies in Form eines Telefons oder eines speziellen Geräts sein.
Aktive Überwachung neuer Bedrohungen: Vielleicht das Wichtigste von allem ist die Wahl eines Unternehmens, das seine Sicherheitsmaßnahmen aktiv aktualisiert, um mit den neuesten Bedrohungen umzugehen. Sie können diese Informationen wahrscheinlich schnell ermitteln, indem Sie ihre Homepage nach aktuellen Updates durchsuchen, ihren Firmenblog überprüfen oder sehen, ob sie einen guten Live-Support haben.
Datenzentren: Durch die Speicherung von Daten mit einer verteilten Speichermethode gibt es eine Redundanz für Ihre E-Mail-Speicherung. Dies bedeutet, dass Daten sehr unwahrscheinlich auf die Weise verloren gehen, wie es der Fall sein könnte, wenn Sie alle Ihre Nachrichten auf Ihrem persönlichen Computer speichern und dieser ausfällt.
Anpassung und Branding
Domain-Name: Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Möglichkeit, Ihren Domain-Namen für E-Mail-Adressen zu verwenden, ein großartiges Feature, das fast alle professionellen E-Mail-Plattformen bieten, indem sie Ihre Marke in den Mittelpunkt ihrer Arbeit stellen.
Erweiterte Filter: Die Möglichkeit, E-Mails effektiver zu verwalten, ist ein weiterer wichtiger Verkaufspunkt für professionelle E-Mail-Dienste. Wenn Sie eine große Anzahl von E-Mails erhalten, ermöglicht es Ihnen, sie auf verschiedene Weisen zu sortieren und zu klassifizieren, um ein sauberes und pragmatisches Postfach zu erhalten.
Mehrere Benutzerpostfächer: Für viele Unternehmen ist die Möglichkeit, mehrere Benutzer für Mitarbeiter hinzuzufügen, von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus können Aliase und Catch-alls (wie info@yoursite.com) ein nützliches Feature sein, wenn es darum geht, die Identitäten von Arbeitnehmern zu schützen, oder mehr als eine Person das gleiche Postfach überwachen zu lassen.
Zuverlässigkeit
Uptime-Garantie: Sie möchten die Gewissheit haben, dass Sie jederzeit, Tag und Nacht, auf Ihre E-Mail zugreifen können. Zuverlässigkeit ist ein Schlüsselfaktor bei der Wahl Ihres professionellen E-Mail-Anbieters. Suchen Sie nach Garantien von etwa 99,9%, um sicher zu sein, dass Sie das richtige Maß an Verfügbarkeit erhalten. Manchmal bieten Unternehmen Erstattungen an, wenn sie ihre Garantien nicht erfüllen. Es lohnt sich, ihre Politik in dieser Hinsicht zu überprüfen, damit Sie wissen, wo Sie stehen.
Skalierbarkeit: Sie haben vielleicht jetzt noch nicht mehrere Benutzer, aber Ihr Unternehmen wird hoffentlich wachsen. Die Wahl eines Dienstes, der mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und es Ihnen ermöglicht, Konten einfach hinzuzufügen oder zu entfernen, könnte Ihnen später viel Zeit und Energie sparen.
Kundensupport
Wie wir bereits erwähnt haben, ist eine gute Kundendienstabteilung ein Muss - besonders wenn Sie neu in der professionellen E-Mail sind. Es gibt Optionen mit 24-Stunden-Live-Chats, so dass Sie nie lange auf Hilfe warten müssen, wenn Sie sie jemals benötigen.
Spam-Management
Suchen Sie nach robusten Spam-Filtern, die effektiv Junk-Mail blockieren, während sie falsche Positivmeldungen (legitime E-Mails, die als Spam markiert sind) minimieren. Idealerweise möchten Sie einen Spam-Filter, der gut funktioniert, aber auch erlaubt, dass Sie ihn bei Bedarf überschreiben können. Vor allem möchten Sie klar sehen können, was in Quarantäne gestellt wurde, denn wir alle waren schon einmal in der Situation, dass eine E-Mail aufgrund eines überaktiven Spam-Filters nicht ankommt.
Verbindung & Integrationsoptionen
Es ist nicht nur erwartet, dass wir unsere E-Mails jederzeit zur Hand haben, es ist eine Notwendigkeit. Ein Anbieter, der jederzeit und überall erreichbar ist, ist ein Muss. Die besten professionellen E-Mail-Plattformen bieten eine einfache Integration in bestehende E-Mail-Clients, wie Outlook oder Gmail.
Einführung in Spacemail
Spacemail, von Spaceship, ist eine neue, hochmoderne E-Mail-Plattform, die von Grund auf für Unternehmen entwickelt wurde. Sie verfügt über alle in diesem Artikel erwähnten Tools, von fortschrittlichem Spam-Management bis hin zu häufigen Sicherheitsupdates.
Sie können es problemlos in Ihre bestehende Software integrieren, um es auf jedem Gerät zu verwenden, oder über das sichere Online-Webmail-Portal mit Ihrem bevorzugten Browser darauf zugreifen. Mit einem 24/7-Kundensupport-Team von Experten, die immer zur Stelle sind, wenn Sie sie brauchen.
Später in diesem Jahr starten wir ein einfaches Migrationswerkzeug für Spacemail, das es Ihnen ermöglicht, vorhandene E-Mail-Inhalte, die Sie möglicherweise haben, auf Ihren Spacemail-Plan zu verschieben. Dies macht es einfach zu wechseln, in dem Wissen, dass Sie den einfachen Zugang zu wichtigen E-Mails, die Sie in Ihrem bestehenden Konto haben, nicht verlieren werden. Probieren Sie Spacemail heute aus, ab nur $0.37 im Monat. Sie können sogar eine kostenlose 30-Tage-Testversion wählen. Sie haben nichts zu verlieren, wenn Sie unserer brandneuen, hochmodernen E-Mail-Plattform eine Chance geben.
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