Kann ich meine E-Mails zu einem anderen Anbieter migrieren?

E-Mail-Konten. Sie sind unsere modernen Aktenschränke, in denen wir mehr von unserem Leben aufbewahren, als wir zugeben möchten.

Im Laufe der Jahre ist meine eigene E-Mail zu einem Archiv der Arbeit geworden, einem Speicher für wichtige Dokumente und einer Datenbank von vertrauenswürdigen Unternehmen, die ich schon einmal genutzt habe - und ich bin sicher, das ist nur die Spitze des Eisbergs. 

Als Microsoft also neue Gebühren für einen E-Mail-Dienst einführte, den ich unwissentlich für selbstverständlich gehalten hatte, hatte ich keine andere Wahl, als zu zahlen. 

Aber dann kam ich ins Nachdenken - was, wenn es möglich ist, dieses Flickwerk meiner Lebenskommunikation woanders hin zu verschieben? Irgendwohin, wo man mich nicht einfach in neue Gebühren drängt. Vielleicht sogar irgendwohin, wo etwas anderes angeboten wird. Schließlich ist es eine Weile her, dass ich mir richtig angesehen habe, was E-Mail für mich tun kann.

Ist es überhaupt möglich, E-Mails zu verschieben?

Dies war meine erste Frage. Wie Sie sich vorstellen können, nimmt mein Spinnennetz aus Dateien und Anhängen einige Gigabyte in Anspruch. Es scheint, als ob ich jedes Mal, wenn ich in der Vergangenheit versucht habe, große Mengen an Daten zu verschieben, auf Probleme gestoßen bin, die eigentlich zur Zeit gelöst worden sein sollten, als Bill Gates seine etwas modischeren Brillen bekam. 

Zu meiner Erleichterung gibt es Möglichkeiten, das Chaos der E-Mail-Migration zu beseitigen und das Risiko von Datenverlusten zu minimieren.

Auf der Suche nach einem Zauberer

Wie alles, kann die Migration, wenn sie falsch angegangen wird, ein kniffliges Geschäft sein. Also habe ich mich bei der Suche nach einem neuen Anbieter auf solche konzentriert, die einen 'Zauberer' haben, der es einfach macht. Diese Migrationstools ermöglichen es Ihnen in der Regel, in einem Schritt-für-Schritt-Prozess auszuwählen, was Sie verschieben möchten (nur E-Mails, E-Mails mit Anhängen, Dateistrukturen usw.). 

Noch vor ein paar Jahren waren diese Tools nicht alltäglich. Glücklicherweise gibt es jetzt viele zur Auswahl. Aber dazu und zu anderen Möglichkeiten der Migration kommen wir später.

Gründe, warum Sie möglicherweise migrieren müssen

Vielleicht haben Sie eine Arbeits- oder Hochschul-E-Mail, auf die Sie bald keinen Zugriff mehr haben werden und Sie möchten Ihre Dateien oder Kommunikationsaufzeichnungen behalten. Allerdings sollten Sie vor Beginn der Migration dieser Konten unbedingt mit Ihrem Arbeitgeber/Administrator klären, ob die Migration nicht gegen Datenschutzrichtlinien verstößt.

Andererseits, und dramatischer, könnte Ihr E-Mail-Anbieter 'auslaufen'. Skiff ist ein aktuelles Beispiel dafür. Als es von Notion übernommen wurde, war E-Mail eines von mehreren Produkten, die aus ihrem Angebot entfernt wurden. 

Gründe, warum Sie migrieren möchten

Neben neuen Gebühren, Lebensereignissen und plötzlichen Schließungen gibt es andere Gründe für eine Überlegung zur Änderung. Einige davon sind in den letzten Jahren ans Licht gekommen, als die Bedeutung der Datensicherheit in den Vordergrund unseres Bewusstseins gerückt ist. 

Vorschriften

Gesetze wie die DSGVO und die CCPA haben es zu einem Verbrechen gemacht, sensible Daten nicht richtig zu schützen, was für diejenigen im Geschäft eine große Sorge ist. Wenn ein Unternehmen einen Dienst nutzt, der die Daten seiner Kunden gefährdet, könnte das ein Problem sein. Einige E-Mail-Anbieter - typischerweise als 'Business-E-Mail'-Anbieter bezeichnet - legen aus diesem Grund einen viel größeren Wert auf Sicherheit. 

Zuverlässigkeit

Übermäßige Ausfallzeiten können Verzögerungen beim Senden oder Empfangen von E-Mails verursachen. Zuverlässigkeit ist etwas, das wir nicht als wichtig erachten, bis es zu einem Problem wird. Andere sind Opfer von übermäßig eifrigen Spam-Filtern geworden, die eingreifen, wenn sie es nicht sollten. 

Dies habe ich persönlich mit meinem Microsoft-Konto erlebt. Unternehmen, mit denen ich häufig interagiert habe, wurden plötzlich direkt in den Junk-Ordner geschickt, ohne auch nur eine Warnung. Das war nicht nur ärgerlich, sondern auch kostspielig, besonders wenn es mit zeitkritischen Rechnungen passierte. 

Wieder einmal kommt die sogenannte 'Business-E-Mail' ('sogenannt', weil ihre erweiterten Funktionen tatsächlich für jeden nützlich sind) zur Rettung. In der Regel wird ein größerer Schwerpunkt auf die Perfektionierung von Funktionen wie Spam-Filtern gelegt. 

Kosten und Sicherheit

Wahrscheinlich ist der Hauptgrund, warum Sie den Anbieter wechseln möchten, die Reduzierung der Kosten und/oder die Erhöhung der Sicherheit. 

Als ich mich entschied, von Hotmail wegzugehen, waren dies meine Hauptanliegen. Schließlich war Microsoft in einen Datenverstoß verwickelt im Jahr 2023, und ich wusste, dass es irgendwo einen Ort geben muss, der billiger ist als die £19.99/Jahr ($24.99/Jahr), die ich ihnen nur dafür bezahlte, mein Konto zu behalten. (Und das ist ohne zu berücksichtigen, wie verärgert ich war, dass ich für etwas bezahlen musste, das ich vorher kostenlos bekommen hatte).

Ähnlich hat auch Google seinen fairen Anteil an E-Mail-Sicherheitsverstößen erlitten.  Darüber hinaus hat es im Jahr 2022 einige Funktionen für Gmail-Nutzer, die nicht auf die Premium-Workspace-Option umgestiegen sind, eingestellt, was auf Kanälen wie Reddit für Aufschrei gesorgt hat. Das bedeutet, dass die 'großen' Anbieter nicht mehr unbedingt die 'vertrauenswürdigen' Anbieter sind. Dies hat viele, insbesondere kleine Unternehmen, dazu veranlasst, Alternativen zu suchen. 

Gibt es Nachteile bei der E-Mail-Migration?

Wir haben die Vorteile der E-Mail-Migration behandelt, aber gibt es auch Nachteile? Die kurze Antwort ist nein — mit ein paar Vorbehalten. Gehen wir davon aus, dass Sie, wie ich, einen guten Grund zum Verlassen haben und nicht von einem alten, hausintern entwickelten System umziehen. Sie haben auch einige Zeit damit verbracht, den besten Anbieter für Sie zu recherchieren — und es ist einer mit einem einfachen Migrationsassistenten. 

Das Wichtigste, was Sie tun müssen, ist sicherzustellen, dass Ihr neues Konto genügend Speicherplatz hat. Wenn der Speicherplatz während der Migration ausgeht, können einige Dateien nicht übertragen werden oder im schlimmsten Fall kann der Prozess fehlschlagen. 

Eine weitere Kleinigkeit, die zu bedenken ist, ist die Tatsache, dass Sie während der Migration Störungen in Ihrem üblichen E-Mail-Dienst erleben können, daher ist es ratsam, den Prozess über Nacht oder zu einer Zeit durchzuführen, in der Sie wissen, dass das Geschäft ruhig ist. Vielleicht an einem Feiertag.

Was ist, wenn der E-Mail-Anbieter, den ich möchte, kein Migrationstool hat?

In diesem Fall gibt es einige Optionen, die Sie ausprobieren könnten. 

Zuerst Konten zusammenführen 

Es gibt Software (wie Thunderbird), die es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Konten, Nachrichten, Kalender und Kontakte an einem Ort hinzuzufügen und darauf zuzugreifen. Indem Sie beide Konten (alt und neu) zur gleichen Mailing-Software über IMAP hinzufügen, können Sie E-Mails von einem Konto zum anderen ziehen und ablegen. Wenn Sie dies auf einer Cloud-basierten Plattform tun, wird es überall synchronisiert.

Drittanbieter-Tools

Es gibt einige Migrationswerkzeuge von Drittanbietern, wie MailJerry, die Ihnen bei der Migration helfen können. Diese können jedoch recht kostspielig sein. Zum Beispiel kostet die Migration von Postfächern über 250 MB Größe $12.99/Monat bei MailJerry. Und Sie haben den Aufwand, ein Drittanbieter-Tool zu finden, herunterzuladen und zu bedienen.

Einen Experten beauftragen

Wenn die oben genannten Methoden nicht funktionieren, könnten Sie in Erwägung ziehen, einen technischen Experten für die manuelle Migration zu beauftragen. Ein solcher Prozess erfordert die Anpassung von Domain-Einstellungen, DNS-Einträgen und MX-Eintrag-Konfigurationen. Es kann leicht zu einem Fachjargon werden und für einen Anfänger einschüchternd sein. 

Wenn Sie jemanden dafür einstellen, würde das den Stress aus der eigenen Durchführung nehmen, aber es bedeutet, dass Sie Ihre wertvollen Daten einer dritten Partei, wenn auch einem Profi, zugänglich machen. Es könnte auch bis zu $150 pro Postfach kosten. 

Natürlich kann all dies umgangen werden, wenn Sie einen neuen E-Mail-Anbieter wählen, der ein integriertes Migrationstool anbietet, daher lohnt es sich, dieses Feature in Ihre Suche einzubeziehen. 

Integrierte Migrationstools 

Vor etwa fünf Jahren gab es nur sehr wenige Plattformen mit integrierten Migrationstools. Jetzt ist das Feature bei vielen Anbietern standardmäßig enthalten. Aber um die Dinge einfach zu halten, werfen wir einen genaueren Blick auf die Spacemail Geschäftsemail von Spaceship und ihr Migrationstool als Beispiel dafür, wie sie funktionieren. 

Von Ihrem Spacemail Kontopanel aus gehen Sie einfach zu 'Einstellungen' und klicken dann auf 'E-Mail-Migration'.

Füllen Sie das Formular aus. Ihr 'Quell-E-Mail-Konto' ist das Konto, von dem Sie die Daten importieren. In diesem Fall wird das Zielkonto automatisch Ihr neues Spacemail Konto sein. Sie müssen den IMAP-Servernamen von Ihrem Quell-E-Mail-Konto und die Portnummer herausfinden. Normalerweise finden Sie diese Informationen in den 'Einstellungen' oder 'Kontoeinstellungen'. Es sollte einfach sein, den genauen Ort direkt von Ihrem Dienstanbieter zu finden. Nachdem Sie alles eingegeben haben, klicken Sie auf den lila 'E-Mails migrieren' Button.

Der Migrationsprozess beginnt. Jetzt, da Sie den Prozess gestartet haben, können Sie sich entspannen, während die Migration sicher und effizient durchgeführt wird. 

Letzte Tipps für eine erfolgreiche Migration

Um sicherzustellen, dass Ihre Migration erfolgreich und problemlos verläuft, wählen Sie Ihren Anbieter sorgfältig aus. Sie benötigen eine intuitive und zuverlässige Plattform, wenn es um die Verschiebung Ihrer E-Mails geht. 

Wie ich bereits erwähnt habe, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Speicherplatz im Zielkonto haben, um Fehler oder Ausfälle zu vermeiden. Es ist ratsam, unerwünschte E-Mails und Anhänge vor der Migration zu löschen, um nicht für Speicherplatz zu bezahlen, den Sie nicht benötigen. Sie könnten auch diese Gelegenheit nutzen, um eine klare Dateistruktur zu implementieren, damit Sie wissen, wo alles ist. Das Migrationstool von Spacemail erhält die Struktur Ihrer E-Mails einschließlich Ordner und Unterordner, so dass es eine großartige Wahl für diejenigen ist, die bereits ein sorgfältiges System haben.