Wie man die richtigen Geschäfts- und Privat-E-Mail-Adressen auswählt

Wir werden oft von Kunden gefragt, wie man eine E-Mail-Adresse auswählt. Eine E-Mail-Adresse zu wählen - eine, die einprägsam und professionell klingt - hat mehr dazu, als es auf den ersten Blick scheint. Und nicht nur Unternehmen fragen, auch Kunden mit persönlichen Konten fragen nach dem besten Weg, die richtige E-Mail-Adresse zu wählen.

Also, tauchen wir direkt ein und decken alle Grundlagen ab, beginnend mit kleinen Unternehmen, die sicherstellen wollen, dass sie eine einfache und professionelle E-Mail-Adresse wählen.

Setzen Sie Ihren Firmennamen in Ihre E-Mail-Adresse

Es ist ein einfacher Rat, aber der größte Spielveränderer. Wenn Sie eine Geschäfts-E-Mail-Adresse wählen, die Ihren Firmennamen enthält, wird sich das auszahlen. Die Gründe dafür rechtfertigen einen eigenen Artikel, aber vertrauen Sie uns, es ist der einfachste Weg, Professionalität zu vermitteln. Denken Sie an die überzeugendsten Spam-Nachrichten, die Sie erhalten - diejenigen, die Ihre interne Filterung überwinden und eine genauere Untersuchung erfordern. Wenn Sie so sind wie ich, ist das erste, was Sie bei solchen Nachrichten tun, die Absenderadresse zu überprüfen. Alles von @gmail oder @hotmail löst sofort Alarmglocken aus, wenn es sich um eine Nachricht von einem eingetragenen Unternehmen handeln soll.
Den Firmennamen in Ihre E-Mail-Adresse zu setzen, besonders wenn Sie bereits online handeln, ist eine unglaublich einfache, erschwingliche Möglichkeit, seriös auszusehen, und erschwert es anderen, sich als Ihr Unternehmen auszugeben. Das würde so aussehen yourname@yourbusiness.com. Wie man alles einrichtet, darauf kommen wir später - denn es ist der gleiche Prozess für private und professionelle Kunden.

Stellen Sie sich also vor, Sie haben das bereits getan. Was könnten Sie sonst noch in Betracht ziehen? 

Struktur der E-Mail-Adresse

Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen, wenn es darum geht, wie man seine E-Mail-Adresse gestaltet. Im Großen und Ganzen können Sie tun, was Sie bevorzugen - schließlich gibt es keine allgemein anerkannte Struktur. Verschiedene Unternehmen nutzen das, was ihnen am besten passt, je nach ihren Bedürfnissen. Aber es gibt ein paar Dinge zu beachten.

Sollten Sie Ihren Vor- und Nachnamen in Ihrer E-Mail-Adresse verwenden?

Die Verwendung beider Namen wirkt in der Regel am professionellsten und verhindert natürlich Unklarheiten in größeren Unternehmen, in denen mehrere Personen den gleichen Vornamen haben können. 

Wenn Sie beide Namen verwenden, sollten Sie einen Punkt verwenden?

Die Verwendung eines Punktes (Punkt/Periode) ist eine effektive Möglichkeit, Vor- und Nachnamen zu trennen. Es macht es einfacher, die Vor- und Nachnamen klar zu identifizieren, aber es ist auch völlig in Ordnung, sie ohne Punkt (als ein Wort) zu präsentieren. 

Was ist mit Datenschutz?

Die Verwendung beider Namen in Ihrer Geschäfts-E-Mail-Adresse bedeutet, dass jeder, der Ihren Namen und Ihr Unternehmen kennt, Ihre E-Mail-Adresse herausfinden kann. Das kann sowohl gut als auch schlecht sein. Sie könnten ein Element der Transparenz gegen mehr Datenschutz eintauschen wollen. Zum Beispiel durch die Verwendung von Initialen und Nachnamen (z.B.: J. Brown@example.com) anstelle von vollständigen Namen. 

Was ist mit anderen Sonderzeichen?

Während Punkte in Ordnung sind, sollten Sie die Verwendung anderer Sonderzeichen vermeiden. Diese sind nicht standardisiert und könnten zu Verwirrung führen (handelt es sich um einen En-Dash, Em-Dash oder etwas ganz anderes?). Die Verwendung von nicht standardisierten Zeichen kann E-Mail-Adressen schwer auswendig zu lernen und verbal zu sagen machen - ganz zu schweigen von regionalen Variationen bei Sonderzeichen und der Tatsache, dass einige in E-Mail-Adressen nicht erlaubt sind.

Für Rollen, die eine hohe Sicherheit erfordern, könnten Sie auch rollen- oder abteilungsbasierte E-Mails verwenden, wie zum Beispiel:

• support@example.com
• admin@example.com
• finance@example.com
• feedback@example.com 

Für mein eigenes Unternehmen verwende ich einfach jamie@ - für mich wirkt es weniger formell, freundlicher, und als Ein-Personen-Unternehmen fühlte es sich für meine Kunden unnötig formell an, beide meine Namen zu haben. Manchmal genieße ich auch die zusätzliche Anonymität, die es bietet. 

Was sind Aliase und braucht mein Unternehmen sie?

Eine E-Mail-Adresse und ein Alias erfüllen unterschiedliche Zwecke, und das Verständnis ihrer Unterschiede kann Ihnen helfen zu entscheiden, ob Sie beide benötigen. 

Eine E-Mail-Adresse bezieht sich immer auf ein bestimmtes Postfach - das bedeutet, sie hat einen Login, Speicherplatz für Nachrichten und die Möglichkeit, Nachrichten zu senden. Typischerweise werden diese von einer Person verwendet. Ein Alias ist etwas anders - es ist eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die E-Mails an ein oder mehrere bestehende Postfächer weiterleitet. Es hat keinen eigenen Posteingang oder Speicherplatz. Wenn eine E-Mail an einen Alias gesendet wird, wird sie automatisch an das zugehörige Postfach weitergeleitet. 

Funktionen von Aliasen

Umgang mit großen Mengen von Mail

Aliase sind besonders nützlich für Unternehmen mit großen Mengen an eingehender Post. Erstens können sie eine bessere E-Mail-Organisation ermöglichen, zum Beispiel können Sie E-Mails nach der Adresse sortieren, von der sie kommen (z.B.: Kunden, Lieferanten, etc.). 

Datenschutz

Viele Menschen wählen die oben aufgeführten Arten von Adressen als Aliase, um die Anonymität der Mitarbeiter zu gewährleisten. Insbesondere bei Beschwerden oder anderen heiklen Kommunikationen schätzen es die Mitarbeiter wahrscheinlich, wenn sie nicht direkt (namentlich) mit der von ihnen gesendeten Post in Verbindung gebracht werden. Dies führt uns direkt zum Hauptvorteil von Alias-E-Mail-Adressen…

Post teilen

Vielleicht ist die nützlichste Funktion von Alias-Adressen, die von ihnen empfangenen Nachrichten an mehrere Posteingänge weiterzuleiten, so dass jedes Mitglied einer Abteilung oder eines Teams eingebunden ist. Sie kennen sicher Aliase wie returns@ oder help@ — wählen Sie aber diejenigen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen. 

Auf einen Blick

Die zehn am häufigsten verwendeten Aliase und Postfächer

Brauchen Sie einige Beispiele für die besten E-Mail-Adressen, um das Leben für Ihr Unternehmen zu erleichtern? Hier sind die Top 10 E-Mail-Adressen, die unsere Kunden für ihre Postfächer und Aliase gewählt haben.

Wie Sie aus dieser Liste ersehen können, verwenden Unternehmen diese Adressen hauptsächlich, um verschiedene Abteilungen zu kennzeichnen und die Kommunikation innerhalb ihrer Organisation zu strukturieren.

Wie man eine persönliche E-Mail-Adresse auswählt 

Nun haben Sie Ihre Geschäfts-E-Mail, können Sie auch Ihre persönliche E-Mail-Adresse verbessern? Wie können Sie Ihre reguläre Gmail- oder Hotmail-Adresse professionell gestalten? 

Seien wir ehrlich, schon vor zwanzig Jahren mussten wir unser Geburtsjahr zu unserer E-Mail hinzufügen, um sie einzugrenzen. Da immer mehr Menschen mehrere Konten haben, sieht die Zukunft noch düsterer aus. jamielong90@ sieht viel besser aus als jamielong2819532@ — ganz zu schweigen davon, wie schwer sie sich zu merken sind. Was können wir also tun? Gibt es andere Hacks und Tricks, um die richtige E-Mail-Adresse zu bekommen?

Erstens, denken Sie an die oben genannten Regeln

Auch hier gelten fast alle Regeln. Vermeiden Sie alles Komische, ungewöhnliche Zeichen, die Verwirrung stiften könnten, und so weiter. Wenn Sie Zahlen wählen, versuchen Sie, ihnen eine Bedeutung für Sie zu geben, oder wenn Sie das nicht können, machen Sie sie einprägsam (jamielong666@) — anstatt Ihr vollständiges Geburtsdatum einzuschließen (jamielong111190@). 

Vermeiden Sie übermäßige Komplikationen, insbesondere bei der Rechtschreibung

Es mag verlockend sein, ein paar Buchstaben zu Ihrem Namen hinzuzufügen, weil Sie sich leicht daran erinnern können und er verfügbar ist jamieielongng — aber ich garantiere, dass es auf lange Sicht Verwirrung stiften wird. Wenn Ihr Name von Natur aus sehr schwer zu buchstabieren ist oder häufig mit einem anderen Namen verwechselt wird, möchten Sie ihn möglicherweise vereinfachen oder kürzen, um Ihr Leben in den unvermeidlichen Momenten, in denen Sie ihn am Telefon buchstabieren müssen, zu erleichtern. 

Erwägen Sie die Verwendung von Spitznamen oder Hobbys stattdessen

JohnGuitar@ könnte eher verfügbar sein als JohnSmith@ und ist wahrscheinlich auch einprägsamer. Denken Sie nur daran, dass jedes Wort, das Sie auswählen, Bestand haben muss. Wenn Sie nicht wirklich leidenschaftlich daran interessiert sind, könnte es zu einer E-Mail-Adresse werden, die Sie bereuen. 

Das spätere Ändern Ihrer E-Mail-Adresse ist ein Ärgernis, das Sie möglichst vermeiden sollten, insbesondere wenn Sie sie als Login für mehrere Websites oder Konten verwenden möchten. 

Vermeiden Sie zu viele persönliche Informationen

Niemand schlägt vor, dass Sie den Mädchennamen Ihrer Mutter oder Ihr erstes Haustier einfügen, aber vermeiden Sie die Verwendung Ihres vollständigen Geburtsdatums, Adressinformationen oder alles andere, das in den falschen Händen Sicherheitsprobleme verursachen könnte. Denken Sie daran, Ihre Adresse ist öffentlich sichtbar. 

Wählen Sie eine weniger bekannte öffentliche Domain oder einen E-Mail-Anbieter

Öffentliche Domains sind diejenigen, die jeder zur Registrierung einer E-Mail-Adresse verwenden kann — das sind Ihre Gmails und Hotmails.

Einige der großen Namen haben andere (weniger bekannte) öffentliche Domain-Optionen, die eine bessere Verfügbarkeit haben könnten als ihre beliebtesten. Zum Beispiel hat Microsoft neben ihrem Flaggschiff @hotmail uns auch erlaubt, @live @outlook und @msn im Laufe der Jahre zu registrieren, sowie Variationen, die Länderdomains verwenden (wie .co.uk). Ähnlich hat Apple im Laufe der Jahre @mac.com, @icloud.com, unter anderem verwendet. 

Die Suche nach den weniger beliebten Angeboten der Giganten könnte es Ihnen ermöglichen, eine E-Mail-Adresse zu erstellen, die näher an dem liegt, was Sie möchten. Der Vorteil ist, dass Sie immer noch eine einprägsame Domain-Erweiterung und einen viel besser passenden Namen haben werden. 

Seien Sie Sie selbst, indem Sie eine persönliche Domain in Ihrer E-Mail-Adresse verwenden

Aber warum sollten Sie sich mit den Krümeln herumschlagen, die von einem zwanzig Jahre alten Buffet gefallen sind, wenn Sie ein ganz neues Festmahl kreieren können?

Denn Sie müssen kein Geschäft haben (oder sogar eine Website betreiben), um eine Domain zu registrieren und alle Vorteile zu erhalten, die wir für Unternehmen skizziert haben. Die Registrierung Ihrer eigenen Domain beginnt bei etwa einem Dollar pro Jahr, wird aber nie die Bank sprengen.

Wenn Sie Ihren eigenen E-Mail-Plan haben, können Sie im Grunde genommen wählen, was Sie möchten, weil Sie die Domain besitzen (und die Domain ist auch personalisiert). Sie könnten jamie@greatdesigns.art oder einfach nur jamie@jamielong.com haben, wenn Sie sich einfallslos fühlen. Die Möglichkeiten scheinen plötzlich endlos zu sein — aber sicherlich ist es nicht einfach einzurichten. Sie müssen wahrscheinlich ein Geschäft oder so etwas sein...

Einrichten Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse ohne eine Website/Hosting

Tatsächlich ist es unglaublich einfach einzurichten. Es mag Sie überraschen zu erfahren, dass Sie kein Hosting oder eine tatsächliche Website benötigen, um Ihre eigene benutzerdefinierte E-Mail-Adresse zu haben! 

Der einfachste Weg, ein E-Mail-Konto wie dieses einzurichten, besteht darin, eine Domain zu registrieren und dann einfach einen Plug-and-Play-Stil-Mail-Service, wie Spacemail hinzuzufügen, der den schwierigen Teil für Sie erledigt. Er erstellt Ihr Postfach, richtet die Mail-Records ein (besonders einfach mit Spaceship-Domains) und bietet Speicherplatz ohne die Notwendigkeit eines Hosting-Plans.

Sie können sogar Nachrichten auf Ihrer bevorzugten E-Mail-App empfangen. Seien wir ehrlich, wir sind alle an die App auf unseren Handys gewöhnt, daher ist eine E-Mail-Adresse, die leicht dazu hinzugefügt werden kann, ein großer Pluspunkt. Dies ist einfach einzurichten und funktioniert mit allen Anbietern, die IMAP/SMTP-Integrationen zulassen. 

Sie haben die Werkzeuge, jetzt erkunden Sie die endlosen Möglichkeiten

Jetzt, da Sie den besten Weg kennen, um eine professionelle E-Mail-Adresse zu finden, haben Sie etwas Spaß. Sie können damit beginnen, Ihre ideale Domain zu suchen und verschiedene Ideen auszuprobieren.

Ob Sie ein Geschäfts- oder Privatkunde sind, wir empfehlen Ihnen, nach einer Domain zu suchen und den vollständig anpassbaren Weg für die Langlebigkeit zu gehen.

Spacemail bietet einen Starter-Plan für diejenigen ohne Websites und Pro- und Advanced-Pläne für Unternehmen, die mehr Platz und Funktionalität suchen. Mit Alias-Optionen inklusive, umfangreicher Dateiverwaltung und einem fortschrittlichen Spam-Management-Tool setzt Spacemail neue Maßstäbe im Geschäftsemail.