Sie sind wahrscheinlich hier, weil Sie wissen möchten, wie Sie E-Mails für Ihr Unternehmen einrichten können, ohne dass es schwierig wird. Vielleicht haben Sie sich bereits darüber informiert, aber waren von der Komplexität einiger Artikel abgeschreckt.
Keine Sorge. Sie sind am richtigen Ort. Wir werden alle Elemente der Geschäfts-E-Mail (auch bekannt als Firmen-E-Mail oder Arbeits-E-Mail) aufschlüsseln, damit Sie in kürzester Zeit eine einrichten, erstellen und verwenden können. Noch besser, Sie werden jeden Aspekt dessen, was Sie tun, und warum, verstehen.
Was ist Geschäfts-E-Mail?
Geschäfts-E-Mail bezieht sich typischerweise auf spezifische Dienste, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die Einzelpersonen normalerweise nicht haben.
- Bessere Sicherheitsfunktionen — Geschäfts-E-Mail-Anbieter bieten in der Regel Funktionen wie 2FA als Standard, speichern Ihre Daten verschlüsselt und verfügen auch über zusätzliche Funktionen wie erweiterte Anti-Spam-Filter. Sie zeigen auch keine Werbung an und profitieren daher nicht davon, Ihre Daten zu nutzen, um Ihnen maßgeschneiderte Werbung zu zeigen — was einige kostenlose Anbieter bekanntlich tun. Kurz gesagt, ein seriöser Geschäfts-E-Mail-Anbieter sollte Ihnen die Gewissheit geben, dass Sie alles tun, um die privaten Daten Ihrer Kunden und Ihre eigenen zu schützen.
- Geschäftswerkzeuge — Geschäfts-E-Mail-Dienste verfügen auch über zusätzliche Werkzeuge wie Alias-Funktionalität und gemeinsame Kalender, die besser auf das Geschäftsleben abgestimmt sind. Sie ermöglichen auch eine fortschrittlichere Filterung von E-Mails, was nützlich sein kann, wenn Sie eine Firmen-E-Mail-Adresse mit hohem Mailaufkommen verwalten.
- Den Namen Ihres Unternehmens in Ihrer E-Mail-Adresse verwenden — Das wohl wichtigste Merkmal von Geschäfts-E-Mail-Lösungen ist, dass Sie leicht E-Mail-Adressen erstellen können, die Ihren Domainnamen enthalten (yourname@yourbusiness.com). Der erste Test, den die meisten Menschen durchführen, wenn sie sich nicht sicher sind, ob eine Nachricht echt ist, besteht darin, die Absender-E-Mail-Adresse zu überprüfen.
Sie können einen genaueren Blick darauf werfen, warum Geschäfts-E-Mail wichtig ist, aber im Großen und Ganzen sind dies die Merkmale, die sie von kostenlosen E-Mail-Anbietern unterscheiden.
Woraus besteht eine Geschäfts-E-Mail?
Für die meisten wird eine Geschäfts-E-Mail eine Form Ihres Namens gefolgt von der URL Ihres Unternehmens enthalten — also würde sie aussehen wie yourname@yoursite.com. Wir haben kürzlich ausführlicher darüber gesprochen, wie Sie Ihre Domain auswählen könnten.
Dann gibt es auch die Funktionalität zur Erstellung und Verwaltung von Aliassen (Dinge wie info@ oder support@).
In Bezug auf Software besteht eine Geschäfts-E-Mail oft aus einem Webportal, in dem Sie sich anmelden und auf Ihre E-Mails zugreifen können. Manchmal erhalten Sie eine dedizierte App, aber häufiger werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Geschäfts-E-Mail leicht zu der bestehenden App hinzufügen können, die Sie auf mobilen Geräten verwenden, um einen einfachen Zugriff zu erhalten.
Was benötigen Sie, um eine Geschäfts-E-Mail-Adresse zu erstellen?
Wenn Sie bis jetzt gefolgt sind, haben Sie wahrscheinlich verstanden, dass Sie, um Ihre eigene Domain in Ihrer E-Mail-Adresse zu haben, eine Domain besitzen müssen. Dinge wie @outlook.com sind als öffentliche Domains bekannt, daher müssen Sie diesen Teil ersetzen, um ihn zu besitzen. Da dies eine zwingende Voraussetzung ist, ermöglichen die meisten auf Unternehmen ausgerichteten E-Mail-Dienste die Registrierung einer Domain als Teil des Prozesses.
Aber da Sie dies lesen, würde ich wetten, dass Sie bereits eine Domain haben. Wenn Sie bereits die Domain besitzen, die Sie verwenden möchten, unterscheidet sich der Prozess geringfügig, und dies ist einer der anderen Faktoren, die Verwirrung bei der Einrichtung von Geschäfts-E-Mails verursachen können. Aber wir werden diese beiden Kaufabläufe/Prozesse trennen, damit Sie nichts falsch machen können.
Wie man Geschäfts-E-Mail in 4 einfachen Schritten erhält
Der Prozess kann je nach gewählter Plattform variieren. Wir werden die Grundlagen besprechen und Spacemail, unsere spezialisierte Plattform für Unternehmen, als Beispiel heranziehen.
Einen Plan kaufen
Die meisten Anbieter bieten eine Reihe von E-Mail-Plänen an, die die unterschiedlichen Größen von Unternehmen widerspiegeln. Es gibt keinen Trick dabei - wählen Sie denjenigen, der am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Bedenken Sie, dass viele professionelle E-Mail-Dienste es Ihnen ermöglichen, Elemente Ihres Plans später zu aktualisieren - oder sogar Postfächer und Benutzer hinzuzufügen, sodass Sie jetzt nicht zukunftssicher sein müssen. Gehen Sie mit dem, was Sie brauchen.
Machen Sie sich noch keine Sorgen darüber, ob Ihre Domain zu all dem passt. Normalerweise ist jede Domain mit jedem Anbieter kompatibel, und all dies geschieht im nächsten Schritt. Es bietet jedoch einige Vorteile, Ihre Domain beim selben Anbieter zu haben (auf die wir gleich eingehen werden).
Schließen Sie Ihren Kauf ab. Wenn Sie noch keine Domain haben, pausieren Sie an diesem Punkt, um eine zu kaufen. Wenn Sie denselben Anbieter wählen, den Sie für die E-Mail-Plattform verwenden, verläuft der Prozess in der Regel reibungsloser, da die Elemente derselben Plattform normalerweise so gebaut sind, dass sie miteinander „sprechen“, was den Prozess automatisierter macht. Eilen Sie nicht mit Ihrer Domain-Wahl. Die Wahl einer Domain ist fast eine Kunst für sich, und wir empfehlen, diesen Artikel zu lesen, um die richtige Entscheidung zu treffen.
Einrichtung (oder Unboxing™)
Wenn Ihr Domain- und E-Mail-Anbieter derselbe ist
Als nächstes gibt es, wie bei jedem Produkt, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden muss, einen kurzen Einrichtungsprozess. Bei Spaceship wird dies Unboxing™ genannt, und sobald Ihr Kauf abgeschlossen ist, wird Ihnen der Unboxing-Prozess als nächster Schritt vorgeschlagen.
Sobald ausgewählt, ist der erste Schritt — Sie haben es erraten — das Verknüpfen einer Domain. Wenn Sie eine Domain bei Spaceship besitzen und Spacemail wählen, wird Ihre Domain automatisch im Dropdown-Menü angezeigt und Sie wählen sie einfach aus.
Dann sind die beiden mit einem Klick verbunden. Sie können direkt zu „Ein Postfach erstellen“ springen.
Ihre neue E-Mail mit einer Domain eines anderen Anbieters verbinden
Es ist kein großes Problem, wenn Ihre Domain bei einem anderen Anbieter liegt. Es bedeutet nur ein paar zusätzliche Prozesse, und diese finden mit Ihren bestehenden Produkten statt, nicht mit der Domain-Plattform selbst. Dies kann bei einigen zu Verwirrung führen.
Sie werden einige neue MX/DKIM/SPF-Einträge zu Ihren DNS (Domain Name Server)-Einträgen hinzufügen. Zur Klarstellung: Diese Einträge werden vom E-Mail-Anbieter vorgegeben, aber auf der Domain-Seite hinzugefügt. (Wenn Sie Spacemail verwenden, wird ein Popup-Fenster mit einer Anleitung angezeigt, wie Sie Ihre DNS-Einträge festlegen). Sobald hinzugefügt, weisen diese Einträge Ihre Domain im Wesentlichen auf die Server Ihres E-Mail-Anbieters für alle E-Mail-Angelegenheiten hin.
Der Zugriff auf die DNS-Einträge Ihrer Domain erfolgt entweder über Ihren Domain- oder Hosting-Anbieter. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie dies mit einem DNS-Checker-Tool bestätigen, wie MXToolbox.
Wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen, wird das Finden der DNS-Einträge nicht allzu schwierig sein — schließlich sind sie ein wirklich wichtiger Teil der Einrichtung Ihrer Domain. In den meisten Fällen befinden sie sich bei Ihrem Domainanbieter. Wo sich die Einstellungen befinden, hängt von Ihrem Anbieter ab, aber typischerweise müssen Sie den Domainbereich in Ihrem Konto finden, die Domain auswählen , für die Sie die E-Mail-Adresse erstellen möchten, und dann auf deren Einstellungen zugreifen. Dies kann eine Schaltfläche wie „Verwalten“ oder „Einstellungen“ oder „Konfigurieren“ sein. Navigieren Sie anschließend zu „DNS-Einträge“. Dies kann auch als „Erweiterte DNS“ bezeichnet werden.
Sie sollten bereits mehrere Einträge sehen. Seien Sie vorsichtig mit diesen — bearbeiten oder entfernen Sie sie nicht. Andernfalls kann es zu Funktionsproblemen für Ihre Website oder für andere Dienste kommen, mit denen sie verbunden sein könnten. Sofern Sie zuvor keine E-Mail-Plattform mit Ihrer Domain verwendet haben (siehe unten), sollten Sie nur neue Einträge hinzufügen.
Typische Einträge, die Sie hinzufügen müssen
Diese hängen auch von dem Dienst ab, den Sie verwenden, aber wir werden hier auch Spacemail als Beispiel verwenden. Das Eintragsystem ist in der Regel so strukturiert, dass das Hinzufügen neuer Einträge intuitiv ist.
MX Einträge (Mail Exchange)
MX-Einträge geben an, wohin E-Mail-Nachrichten zugestellt werden sollen. Sie verweisen auf die Mailserver, die für die Bearbeitung eingehender E-Mails verantwortlich sind. Diese stellen sicher, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß zugestellt werden. Dies sind die MX-Einträge, die Sie für Spacemail hinzufügen würden.
SPF-Einträge (Sender Policy Framework)
SPF-Einträge verhindern E-Mail-Spoofing (jemand gibt sich per E-Mail als Sie aus), indem sie angeben, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu senden. Dies ermöglicht es, legitime E-Mails leicht zu identifizieren. Der SPF-Eintrag, den Sie normalerweise für Spacemail hinzufügen würden, ist dieser:
DKIM-Einträge (DomainKeys Identified Mail)
DKIM fügt ausgehenden E-Mails eine digitale Signatur hinzu, wodurch sie leichter nachverfolgt und Spoofing verhindert werden kann. DKIM-Einträge werden automatisch für jede mit Spacemail verbundene Domain gesetzt, und Sie können diese in den erweiterten DNS-Einstellungen finden.
DMARC-Einträge (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
DMARC ist ein Richtlinienrahmen, der die E-Mail-Authentifizierung durch die Ausrichtung von SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) verbessert. Es hilft weiter, E-Mail-Spoofing, Phishing und Domain-Missbrauch zu verhindern, indem sichergestellt wird, dass eingehende E-Mails legitim und autorisiert sind.
Spacemail richtet DMARC-Einträge nicht automatisch ein, da diese stark von Ihren persönlichen Vorlieben abhängen. Wenn gewünscht oder erforderlich, empfehlen wir die Verwendung dieses DMARC-Generators von MXToolbox.
Muss ich Einträge löschen?
Wenn Sie jemals einen E-Mail-Anbieter mit Ihrer Domain verwendet haben, müssen Sie möglicherweise einige vorhandene Einträge löschen. Diese sollten leicht zu identifizieren sein, da sie ebenfalls als MX/DKIM/SPF/DMARC klassifiziert sind.
Nachdem diese Hintergrundarbeit abgeschlossen ist, wird der Prozess weitgehend derselbe sein, als wenn Sie Ihre Domain beim selben Anbieter registriert hätten. Zum Beispiel fügen Sie bei Spacemail Ihre Domain manuell in Schritt eins des Unboxing-Prozesses hinzu (anstatt sie aus dem Dropdown-Menü auszuwählen, wie Sie es tun würden, wenn Sie sich bei Spaceship registriert hätten). Auch dies variiert von Anbieter zu Anbieter, aber bei Spacemail ist es der erste Schritt im Unboxing-Prozess.
Erstellen eines Postfachs
Sobald Sie diese Einträge erstellt oder Ihre Domain einfach verlinkt haben, ist der Rest ein Kinderspiel. Wählen Sie den Namen, den Sie für Ihr Postfach haben möchten (wahrscheinlich zunächst Ihren eigenen). Vergessen Sie nicht, unsere Hinweise zu Namenskonventionen zu überprüfen, aber denken Sie daran — da Sie Ihre eigene Domain verwenden, kann es technisch alles sein, was Sie wollen! Nichts ist vergeben. Vielleicht möchten Sie sich mit nur einem Buchstaben profilieren: j@yoursite.com — das ist ziemlich cool, oder? Alternativ könnten Sie eine Arbeits-E-Mail-Adresse erstellen, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung oder Ihre Rolle enthält.
Hinzufügen von Catchalls und Aliassen
Ein Catch-All ist genau das, wonach es klingt — wenn jemand anything@yoursite.com eingibt, wird es an den Catch-All weitergeleitet. Sie möchten dies möglicherweise als sekundäres Postfach verwenden, um eine Flut von Junk-Mails zu vermeiden. Catch-Alls sind besonders nützlich, um Rechtschreibfehler von Namen oder andere Variationen wie info@yoursite.com zu erfassen, die Leute versuchen könnten, wenn sie nicht wissen, an wen sie schreiben sollen.
Mit Spacemail ist das Einrichten eines Catch-Alls besonders einfach. Auf Ihrem Startpanel sehen Sie die Option im Spacemail Manager - der Startplattform für Spacemail. Hier können Sie Ihr Catch-All-Postfach einrichten. Dies kann Ihr primäres Postfach sein - es ist kein Upgrade erforderlich.
In der Zwischenzeit ermöglichen Aliasse Ihnen, Unternehmens-E-Mail-Adressen zu erstellen, die an mehrere Empfänger weitergeleitet werden (z. B. für Abteilungen) und auch Anonymität ermöglichen. Sie haben sie in fast jedem Unternehmen gesehen. Mit Spacemail ist das Hinzufügen eines zusätzlichen Postfachs zu jedem Plan ein großartiges kostengünstiges Upgrade, und fünf sind standardmäßig in unserem erweiterten Plan enthalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Aliasse verwendet werden können.
Den letzten Schliff zu Ihrem E-Mail-Konto hinzufügen
Diese variieren je nach Anbieter, aber nachdem die E-Mail-Kontoeinrichtung abgeschlossen ist und Ihr glänzendes neues Postfach in Betrieb ist, möchten Sie einige letzte Dinge personalisieren.
Anzeige Ihres Namens einstellen & eine Signatur hinzufügen
Wir sprechen hier von den absoluten Grundlagen. Es lohnt sich, sie zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt angezeigt wird. Sie möchten, dass Ihre E-Mails von Anfang an korrekt angezeigt werden. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Name korrekt ist, fügen Sie jeder E-Mail eine Signatur hinzu und durchsuchen Sie im Allgemeinen die Einstellungen, um Ihnen jedes Mal zu helfen. Wir garantieren, dass Sie etwas finden werden, das Sie anpassen können. Zusätzlich möchten Sie möglicherweise die Plattform auf Ihre bevorzugte Sprache einstellen, um sie noch zugänglicher für Sie zu machen.
Hinzufügen Ihrer neuen Adresse zu einem E-Mail-Client eines Drittanbieters
Viele Anbieter von Geschäftsmails ermöglichen dies. Die Integration Ihrer neuen E-Mail-Adresse in eine App, die Sie bereits verwenden, ist eine wirklich einfache Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Und Sie können jederzeit zur Webanwendung zurückkehren, wenn Sie die vollständigen Funktionen und Vorteile nutzen möchten.
Um dies zu tun, aktivieren Sie einfach den IMAP/SMTP/POP3-Zugang in den Einstellungen von Spacemail und folgen Sie dann den Einrichtungshinweisen im E-Mail-Client Ihrer Wahl. Diese befinden sich normalerweise im Einstellungsmenü Ihrer vorhandenen App und sind mit etwas wie ‘Konto hinzufügen’ beschriftet.
E-Mails migrieren
Einige Anbieter von Geschäftsmails machen es einfach, E-Mails zu importieren. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihre Geschäftskommunikation an einem anderen Ort betrieben haben und alles aufzeichnen möchten.
Auch wenn Ihr gewählter Anbieter kein maßgeschneidertes Migrationstool anbietet, können Sie normalerweise eine Art manuellen Workaround durchführen, indem Sie Ihre E-Mails herunterladen und dann auf Ihren Mailserver hochladen. Dies hat jedoch immer Nachteile (wie Raum für menschliche Fehler), ganz zu schweigen davon, dass es zeitaufwendig ist.
Ein Anbieter mit einem einfachen Migrationstool ist definitiv ein Plus, wenn Sie dies tun möchten. Zum Beispiel bietet unser benutzerdefiniertes Migrationstool von Spacemail eine sicherere und sicherere Migrationserfahrung. Sie werden gefragt, ob Sie vorhandene E-Mails als Teil des Unboxing-Prozesses migrieren möchten, aber Sie können dies jederzeit tun, indem Sie zu ‘Einstellungen’ gehen und das Feld ‘E-Mail-Migration’ finden.
Spam-Filterregeln festlegen
Schließlich möchten Sie möglicherweise Filterregeln festlegen, die Ihre E-Mail-Adresse von Anfang an schützen. Sie möchten möglicherweise bekannte Spammer, die eine Vorgeschichte mit Ihrem Unternehmen haben, sofort blockieren, aber einer der Vorteile von professionellen Geschäftsmails ist ein robusteres Spam-Filtersystem.
In Spacemail können Sie Ihre Filtereinstellungen anpassen, indem Sie zu ‘Einstellungen’ gehen und das Feld ‘Spam-Management’ in der unteren rechten Ecke finden.
Genießen Sie die Vorteile
Sie sind jetzt eingerichtet und bereit, die ersten Test-E-Mails an Ihre Freunde zu senden (nun, Sie müssen alles überprüfen!). Bleiben Sie auf dem Laufenden über alle neuen Veröffentlichungen von Spacemail oder kommentieren Sie Ihre Gedanken und Ideen unten. Schauen Sie sich die Spacemail-Pläne selbst an — wir garantieren, dass einer für Ihr Unternehmen geeignet ist.
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