Cómo elegir las direcciones de correo electrónico correctas para negocios y personales

A menudo nos preguntan los clientes cómo elegir una dirección de correo electrónico. Elegir una dirección de correo electrónico, una que sea memorable y que suene profesional, tiene más de lo que parece a primera vista. Y no solo las empresas que preguntan, tampoco. Los clientes con cuentas personales también preguntan cuál es la mejor manera de elegir la dirección de correo electrónico correcta.

Entonces, vamos a sumergirnos y cubrir todas las bases, comenzando con las pequeñas empresas que quieren garantizar que están eligiendo una dirección de correo electrónico simple y profesional.

Pon el nombre de tu negocio en tu dirección de correo electrónico

Es un consejo simple, pero el cambio de juego más grande. Si eliges una dirección de correo electrónico comercial que incluya el nombre de tu negocio, va a rendir dividendos. Las razones por las que justifican un artículo en sí mismas, pero confía en nosotros, es la forma más fácil de transmitir profesionalismo. Piensa en los mensajes de spam más convincentes que recibes, los que superan tu filtro interno inicial y requieren una inspección más cercana. Si eres como yo, lo primero que harás con mensajes como estos es verificar la dirección de envío. Cualquier cosa de @gmail o @hotmail inmediatamente levanta alarmas cuando se supone que es un mensaje de una empresa registrada.
Poner el nombre de tu negocio en tu dirección de correo electrónico, especialmente si ya comercias en línea, es una forma increíblemente simple y asequible de parecer legítimo, y por extensión, hace que sea más difícil para otros hacerse pasar por tu negocio. Esto se vería como tunombre@tunegocio.com. Llegaremos a cómo configurar todo más tarde, ya que es el mismo proceso tanto para clientes personales como profesionales.

Entonces, imaginemos que ya has hecho esto. ¿Qué más podrías querer considerar? 

Estructura de la dirección de correo electrónico

Hay muchos factores a considerar cuando se trata de cómo estilizar tu dirección de correo electrónico. En gran medida puedes hacer lo que prefieras, después de todo, no hay una estructura universalmente acordada. Las diferentes empresas utilizan lo que mejor les conviene según sus necesidades. Pero hay algunas cosas a considerar.

¿Deberías usar tu nombre y apellido en tu dirección de correo electrónico?

Usar ambos nombres tiende a parecer más profesional y, por supuesto, evita la ambigüedad en las empresas más grandes donde varias personas pueden compartir el mismo nombre. 

Si usas ambos nombres, ¿deberías usar un punto?

Usar un punto (punto final/período) es una forma efectiva de separar los nombres y apellidos. Facilita la identificación de los nombres y apellidos claramente, pero también está perfectamente bien presentarlos sin un punto (como una palabra). 

¿Qué pasa con la privacidad?

Usar ambos nombres en tu dirección de correo electrónico comercial significa que cualquier persona que conozca tu nombre y empresa puede averiguar tu dirección de correo electrónico. Esto puede ser tanto una cosa buena como mala. Es posible que desees renunciar a un elemento de transparencia para obtener una mayor privacidad. Por ejemplo, utilizando iniciales y apellidos (por ejemplo: J. Brown@example.com) en lugar de nombres completos. 

¿Qué pasa con otros caracteres especiales?

Aunque los puntos están bien, querrás evitar usar otros caracteres especiales. Estos son no estándar, y podrían llevar a la confusión (¿es un guión en, guión em, o algo completamente diferente?). Usar caracteres no estándar puede hacer que las direcciones de correo electrónico sean difíciles de recordar y de decir verbalmente, y eso sin mencionar las variaciones regionales en los caracteres especiales, y el hecho de que algunos no están permitidos en las direcciones de correo electrónico.

Para roles que requieren alta seguridad, también podrías usar correos electrónicos basados en roles o departamentos, como:

• soporte@example.com
• admin@example.com
• finanzas@example.com
• comentarios@example.com 

Para mi propio negocio solo uso jamie@, para mí, se siente menos formal, más amigable, y como una empresa de una sola persona, parecía innecesariamente formal para mis clientes tener ambos nombres. A veces, también disfruto de la capa adicional de anonimato que proporciona. 

¿Qué son los alias y mi negocio los necesita?

Una dirección de correo electrónico y un alias sirven para diferentes propósitos, y entender sus diferencias puede ayudarte a decidir si necesitas ambos. 

Una dirección de correo electrónico siempre se relaciona con un buzón específico, esto significa que tiene un inicio de sesión, almacenamiento para mensajes y la capacidad de enviar mensajes. Típicamente, estos son utilizados por una persona. Un alias es ligeramente diferente, es una dirección de correo electrónico adicional que reenvía los correos electrónicos a uno o más buzones existentes. No tiene su propio buzón de entrada o espacio de almacenamiento. Cuando se envía un correo electrónico a un alias, se redirige automáticamente al buzón asociado. 

Funciones de los alias

Manejo de grandes volúmenes de correo

Los alias son especialmente útiles para las empresas con grandes volúmenes de correo entrante. En primer lugar, pueden permitir una mejor organización del correo electrónico, por ejemplo, puedes ordenar los correos electrónicos por la dirección de la que provienen (por ejemplo: clientes, proveedores, etc.). 

Privacidad

Muchas personas eligen los tipos de direcciones que enumeramos anteriormente como alias para ayudar a mantener a los miembros del personal anónimos. Particularmente con quejas u otras comunicaciones complicadas, es probable que el personal aprecie no estar directamente asociado (por nombre) con el correo que envían. Esto conduce muy bien al principal beneficio de las direcciones de correo electrónico de alias…

Compartiendo correo

Quizás la función más útil de las direcciones de alias es reenviar los mensajes recibidos por ellas a múltiples bandejas de entrada, de modo que todos los miembros de un departamento o equipo estén incluidos. Estarás familiarizado con alias como returns@ o help@ — pero elige los que mejor se adapten a tu negocio. 

De un vistazo

Los diez alias y buzones más utilizados

¿Necesitas algunos ejemplos de las mejores direcciones de correo electrónico para facilitar la vida de tu negocio? Aquí están las 10 direcciones de correo electrónico elegidas por nuestros clientes para sus buzones y alias.

Como puedes ver en esta lista, las empresas utilizan principalmente estas direcciones para denotar diferentes departamentos y agilizar las comunicaciones dentro de su organización.

Cómo elegir una dirección de correo electrónico personal 

Ahora que tienes tu correo electrónico de negocios, ¿puedes mejorar tu dirección de correo electrónico personal también? ¿Cómo puedes elevar tu dirección de correo electrónico regular de Gmail o Hotmail para que parezca profesional? 

Seamos realistas, incluso hace veinte años teníamos que agregar nuestro año de nacimiento a nuestro correo electrónico para reducirlo. Con más personas teniendo múltiples cuentas, el futuro parece aún más sombrío. jamielong90@ se ve mucho mejor que jamielong2819532@ — sin mencionar lo difícil que será recordarlos. Entonces, ¿qué podemos hacer? ¿Existen otros trucos y trucos para obtener la dirección de correo electrónico correcta?

En primer lugar, recuerda las reglas anteriores

Prácticamente todas estas reglas se aplican aquí también. Evita cualquier cosa cómica, caracteres inusuales que puedan causar confusión, etc. Si eliges números, intenta darles algún significado para ti, o si no puedes hacer eso, hazlos memorables (jamielong666@) — en lugar de incluir tu fecha de nacimiento completa (jamielong111190@). 

Evita complicaciones innecesarias, especialmente con la ortografía

Puede ser tentador agregar algunas letras a tu nombre porque puedes recordarlo fácilmente y está disponible jamieielongng — pero te garantizo que va a causar confusión a la ‘longng’ plazo. Si tu nombre es naturalmente muy difícil de deletrear o se confunde frecuentemente con otro nombre, podrías querer simplificarlo o acortarlo para facilitarte la vida en los inevitables momentos de deletrearlo por teléfono. 

Considera usar apodos o hobbies en su lugar

JohnGuitar@ podría tener mayor disponibilidad que JohnSmith@, y probablemente sea más memorable también. Solo recuerda que cualquier palabra que elijas necesita longevidad. Si no es algo por lo que sientas realmente pasión, podría convertirse en una dirección de correo electrónico que lamentes. 

Cambiar tu dirección de correo electrónico más tarde es una molestia que deberías tratar de evitar en la medida de lo posible, especialmente si planeas usarla como inicio de sesión para varios sitios web o cuentas. 

Evita incluir demasiada información personal

Nadie sugiere que incluyas el apellido de soltera de tu madre o tu primera mascota, pero evita usar tu fecha de nacimiento completa, información de dirección, o cualquier otra cosa que pueda causar problemas de seguridad en manos equivocadas. Recuerda, tu dirección es pública. 

Elige un dominio público o proveedor de correo electrónico menos conocido

Los dominios públicos son aquellos que cualquiera puede usar para registrar una dirección de correo electrónico — son tus gmails y hotmails.

Algunos de los grandes nombres tienen otras opciones de dominio público (menos conocidas) que podrían tener mejor disponibilidad que las más populares. Por ejemplo, junto a su buque insignia @hotmail, Microsoft también nos ha permitido registrar @live @outlook y @msn a lo largo de los años, así como variaciones que usan dominios de país (como .co.uk). De manera similar, Apple ha usado @mac.com, @icloud.com, entre otros, a lo largo de los años. 

Buscar las ofertas menos populares de los gigantes podría permitirte crear una dirección de correo electrónico más cercana a lo que quieres. La ventaja es que todavía tendrás una extensión de dominio memorable y un nombre mucho más adecuado. 

Sé tú mismo usando un dominio personal en tu dirección de correo electrónico

¿Pero por qué molestarse en buscar en las migajas caídas de un buffet de hace veinte años, cuando puedes crear un festín completamente nuevo por tu cuenta?

Porque no tienes que tener un negocio (o incluso administrar un sitio web) para registrar un dominio y obtener todos los beneficios que hemos descrito para las empresas. Registrar tu propio dominio comienza desde alrededor de un dólar al año, pero nunca va a romper el banco.

Tener tu propio plan de correo electrónico significa que básicamente puedes elegir lo que quieras como tu nombre porque eres dueño del dominio (y el dominio también es personalizado). Podrías tener jamie@greatdesigns.art o simplemente jamie@jamielong.com si te sientes poco imaginativo. Las posibilidades parecen de repente infinitas — pero seguramente no es fácil de configurar. Probablemente tienes que ser un negocio o algo así…

Configurando tu dirección de correo electrónico personalizada sin un sitio web/alojamiento

En realidad, no. Es increíblemente fácil de configurar. Te sorprenderá saber que no necesitas alojamiento ni un sitio web real para tener tu propia dirección de correo electrónico personalizada! 

La forma más fácil de configurar una cuenta de correo electrónico como esta es registrar un dominio, y luego simplemente agregar un servicio de correo estilo plug-and-play, como Spacemail que hace la parte difícil por ti. Crea tu buzón, configura los registros de correo (especialmente fácil con los dominios de Spaceship), y proporciona espacio de almacenamiento sin la necesidad de un plan de alojamiento.

Incluso puedes recibir mensajes en tu aplicación de correo electrónico preferida. Seamos realistas, todos estamos acostumbrados a la aplicación en nuestros teléfonos, por lo que una dirección de correo electrónico que se pueda agregar fácilmente a eso es una gran ventaja. Esto es fácil de configurar y funciona con cualquier proveedor que permita integraciones IMAP/SMTP. 

Tienes las herramientas, ahora explora las infinitas posibilidades

Ahora que sabes la mejor manera de encontrar una dirección de correo electrónico profesional, diviértete. Puedes comenzar buscando tu dominio ideal y probando diferentes ideas.

Ya seas un cliente empresarial o personal, recomendamos buscar un dominio e ir por la ruta completamente personalizable para la longevidad.

Spacemail ofrece un plan Starter para aquellos sin sitios web y planes Pro y Advanced para empresas que buscan más espacio y funcionalidad. Con opciones de alias incluidas, gestión extensiva de archivos, y una herramienta avanzada de gestión de spam, Spacemail está elevando el estándar en el correo electrónico de negocios.