Probablemente estás aquí porque quieres saber cómo configurar el correo electrónico para tu negocio pero no quieres que sea difícil. Tal vez ya lo has investigado pero te desanimaste por lo complicado que parece en algunos artículos.
Bueno, no te preocupes. Has llegado al lugar correcto. Desglosaremos todos los elementos del correo electrónico empresarial (también conocido como correo electrónico de empresa o correo de trabajo) para que puedas configurarlo, crearlo y usarlo en poco tiempo. Mejor aún, entenderás cada aspecto de lo que estás haciendo y por qué.
¿Qué es el correo electrónico empresarial?
El correo electrónico empresarial generalmente se refiere a servicios específicos diseñados específicamente para satisfacer las necesidades que tienen las empresas y que los individuos tienden a no tener.
- Mejores características de seguridad — Los proveedores de correo electrónico empresarial tienden a ofrecer características como 2FA como estándar, almacenar tus datos encriptados y también contar con características adicionales como filtros anti-spam mejorados. Además, tienden a no mostrar anuncios y, por lo tanto, no se benefician de desviar tus datos para dirigirte anuncios personalizados, como se sabe que hacen algunos proveedores gratuitos. En resumen, un proveedor de correo electrónico empresarial de buena reputación debería brindarte la tranquilidad de que estás haciendo todo lo posible para proteger los datos privados de tus clientes y los tuyos propios.
- Herramientas empresariales — Los servicios de correo electrónico empresarial también tienden a tener herramientas adicionales, como la funcionalidad de alias y calendarios compartidos que están más adaptados a la vida empresarial. También tienden a permitir una filtración más avanzada de correos electrónicos, lo cual puede ser útil cuando estás gestionando una dirección de correo electrónico de empresa con altos volúmenes de correo.
- Incluir el nombre de tu empresa en tu dirección de correo electrónico — Probablemente la característica más importante de las soluciones de correo electrónico empresarial es permitirte crear fácilmente direcciones de correo electrónico que incluyan el nombre de tu dominio (yourname@yourbusiness.com). La primera prueba que la mayoría de las personas realiza si no están seguras de si un mensaje es real es verificar la dirección de correo electrónico del remitente.
Puedes echar un vistazo más de cerca a por qué el correo electrónico empresarial es importante, pero en términos generales, estas son las características que lo distinguen de los proveedores de correo electrónico gratuitos.
¿De qué consta el correo electrónico empresarial?
Para la mayoría, un correo electrónico empresarial incluirá alguna forma de tu nombre seguido de la URL de tu negocio, por lo que se vería como yourname@yoursite.com. Recientemente discutimos cómo podrías elegir tu dominio con más detalle.
Luego, también está la funcionalidad para crear y gestionar alias (cosas como info@ o support@).
En términos de software, el correo electrónico empresarial a menudo consistirá en un portal web donde inicias sesión y accedes a tus correos electrónicos. A veces puedes obtener una aplicación dedicada, pero más comúnmente, encontrarás que puedes agregar fácilmente tu correo electrónico empresarial a la aplicación existente que usas en dispositivos móviles para obtener facilidad de acceso.
¿Qué necesitas para crear una dirección de correo electrónico empresarial?
Si has estado siguiendo hasta ahora, probablemente hayas captado que para tener tu propio dominio contenido dentro de tu dirección de correo electrónico, necesitas poseer un dominio. Cosas como @outlook.com se conocen como dominios públicos, por lo que para reemplazar esta parte necesitas poseerlo. Debido a que este es un requisito obligatorio, la mayoría de los servicios de correo electrónico dirigidos a empresas te permiten registrar un dominio como parte del proceso.
Pero como estás leyendo esto, apostaría a que ya tienes un dominio. Si ya posees el dominio que deseas usar, el proceso difiere ligeramente, y este es uno de los otros factores que pueden crear confusión en torno a la configuración del correo electrónico empresarial. Pero vamos a separar estos dos flujos/procesos de compra para que no te equivoques.
Cómo obtener correo electrónico empresarial en 4 sencillos pasos
El proceso puede variar dependiendo de la plataforma que elijas. Discutiremos lo básico, haciendo referencia a Spacemail, nuestra plataforma especializada para empresas, como ejemplo.
Compra un plan
La mayoría de los proveedores ofrecen una variedad de planes de correo electrónico que reflejan los diferentes tamaños de las empresas. No hay truco en esto: elige el que mejor refleje lo que necesitas. Ten en cuenta que muchos servicios de correo electrónico profesional te permiten actualizar elementos de tu plan más adelante, o incluso agregar buzones y usuarios, por lo que no es necesario prever el futuro en este momento. Ve con lo que necesitas.
No te preocupes por si tu dominio encaja con todo esto todavía. Por lo general, cualquier dominio es compatible con cualquier proveedor, y todo esto sucede en el siguiente paso. Sin embargo, tener tu dominio con el mismo proveedor ofrece algunos beneficios (de los cuales hablaremos en un momento).
Completa tu compra. A continuación, si aún no tienes un dominio, detente en este punto para comprar uno. Si eliges el mismo proveedor que estás utilizando para la plataforma de correo electrónico, tiende a ser un proceso más fluido debido a la forma en que los elementos de la misma plataforma suelen estar diseñados para 'hablar' entre sí, haciendo el proceso más automatizado. No te apresures con la elección de tu dominio. Elegir uno es casi una forma de arte en sí misma, y sugerimos leer este artículo para ayudar a tomar la decisión correcta.
Configuración (o Unboxing™)
Si tu dominio y proveedor de correo electrónico son el mismo
A continuación, como cualquier producto que necesita ser adaptado a tus necesidades, hay un breve proceso de configuración. Con Spaceship, esto se llama Unboxing™, y en el momento en que tu compra esté completa verás el proceso de Unboxing sugerido como tu próximo paso.
Una vez seleccionado, el primer paso es — lo adivinaste — vincular un dominio. Si posees un dominio con Spaceship y eliges Spacemail, tu dominio aparecerá automáticamente en el menú desplegable y simplemente lo seleccionas.
Luego, con un solo clic, los dos están conectados. Puedes saltar directamente a ‘Crear un buzón’.
Conectar tu nuevo correo electrónico a un dominio con otro proveedor
No es gran cosa si tu dominio está con otro proveedor. Solo significa un par de procesos adicionales, y estos se llevan a cabo con tus productos existentes en lugar de la plataforma de dominio en sí. Esto puede ser lo que cause un elemento de confusión para algunos.
Vas a agregar algunos nuevos registros MX/DKIM/SPF a tus registros DNS (Servidor de Nombres de Dominio). Para aclarar, estos registros son dictados por el proveedor de correo electrónico, pero agregados en el lado de los dominios. (Si estás usando Spacemail, verás una ventana emergente con una guía que te instruye sobre cómo configurar tus registros DNS). Una vez agregados, estos registros básicamente apuntan tu dominio a los servidores de tu proveedor de correo electrónico para todo lo relacionado con el correo electrónico.
Acceder a los registros DNS de tu dominio será con tu proveedor de dominio o de hosting. Si no estás seguro, puedes confirmarlo utilizando una herramienta de verificación de DNS, como MXToolbox.
Una vez que sepas dónde buscar, encontrar los registros DNS no será tan complicado — después de todo, son una parte realmente importante de la configuración de tu dominio. En la mayoría de los casos, estarán con tu proveedor de dominio. La ubicación de los ajustes variará según tu proveedor, pero típicamente, necesitarás localizar el área de dominio dentro de tu cuenta, seleccionar el dominio para el cual deseas crear la dirección de correo electrónico, y luego hacer clic para acceder a sus configuraciones. Esto puede ser un botón como ‘Administrar’ o ‘Configuraciones’ o ‘Configurar’. Luego, navega a ‘Registros DNS’. Esto también puede llamarse algo como ‘DNS Avanzado’.
Deberías ver varios registros ya presentes. Ten cuidado con estos — no los edites ni los elimines. Hacerlo puede causar problemas de funcionalidad para tu sitio web, o para cualquier otro servicio al que puedan estar conectados. A menos que hayas usado una plataforma de correo electrónico con tu dominio antes (ver abajo), solo querrás agregar nuevos registros.
Registros típicos que necesitarás agregar
Estos también dependerán del servicio que estés utilizando, pero usaremos Spacemail como ejemplo aquí también. El sistema de entrada de registros tiende a estar estructurado de una manera que hace que agregar nuevos registros sea intuitivo.
Registros MX (Intercambio de Correo)
Los registros MX especifican dónde deben entregarse los mensajes de correo electrónico. Apuntan a los servidores de correo responsables de manejar los correos electrónicos entrantes. Estos asegurarán que tus correos electrónicos se entreguen correctamente. Estos son los registros MX que agregarías para Spacemail.
Registros SPF (Sender Policy Framework)
Los registros SPF previenen la suplantación de correo electrónico (alguien que se hace pasar por ti a través del correo electrónico) especificando qué servidores están autorizados para enviar correos electrónicos en nombre de tu dominio. Esto permite que los correos electrónicos legítimos sean fácilmente identificados. El registro SPF que normalmente agregarías para Spacemail es este:
Registros DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM agrega una firma digital a los correos electrónicos salientes, lo que facilita su rastreo y previene la suplantación. Los registros DKIM se configuran automáticamente para cada dominio conectado a Spacemail, y puedes encontrar esto en DNS Avanzado.
Registros DMARC (Autenticación de Mensajes Basada en Dominio, Informes y Conformidad)
DMARC es un marco de políticas que mejora la autenticación de correos electrónicos al alinear SPF (Sender Policy Framework) y DKIM (DomainKeys Identified Mail). Además, ayuda a prevenir la suplantación de correos electrónicos, el phishing y el abuso de dominio al asegurar que los correos electrónicos entrantes sean legítimos y estén autorizados.
Spacemail no configura registros DMARC automáticamente porque varían mucho según tus preferencias personales. Si lo deseas o es necesario, recomendamos usar este generador de DMARC de MXToolbox.
¿Necesitaré eliminar registros?
Si alguna vez has usado un proveedor de correo electrónico con tu dominio antes, es posible que necesites eliminar algunos registros existentes. Debería ser fácil identificarlos porque también estarán etiquetados como MX/DKIM/SPF/DMARC en su clasificación.
Después de completar este trabajo preliminar, el proceso será muy similar a como sería si registraras tu dominio con el mismo proveedor. Por ejemplo, con Spacemail, simplemente agregas tu dominio manualmente en el primer paso del proceso de configuración (en lugar de seleccionarlo del menú desplegable, como lo harías si lo registraras con Spaceship). Nuevamente, esto variará de un proveedor a otro, pero en Spacemail, es el primer paso en el proceso de configuración.
Creando un buzón
Una vez que hayas terminado de crear esos registros, o simplemente vinculado tu dominio, el resto es muy sencillo. Elige el nombre que deseas para tu buzón (lo más probable es que sea el tuyo propio para empezar). No olvides consultar nuestros consejos para las convenciones de nombres, pero recuerda — porque estás usando tu propio dominio, técnicamente puede ser lo que quieras. Nada está tomado. Puede que quieras presumir usando solo una letra: j@yoursite.com — eso es bastante genial, ¿verdad? Alternativamente, podrías crear una dirección de correo de trabajo que incluya tu nombre completo, título del trabajo o rol.
Añadiendo catchalls y alias
Un catch-all es exactamente lo que parece — si alguien escribe anything@yoursite.com será redirigido al catch-all. Puede que quieras que esto sea un buzón secundario para evitar una avalancha de correo no deseado. Los catch-alls son particularmente útiles para capturar errores ortográficos de nombres, u otras variaciones como info@yoursite.com que la gente podría intentar si no saben a quién escribir.
Con Spacemail, configurar un catch-all es particularmente fácil. En tu panel de lanzamiento, verás la opción en Spacemail Manager - la plataforma de lanzamiento para Spacemail. Aquí, puedes configurar tu buzón catch-all. Este puede ser tu buzón principal - no hay necesidad de actualizar.
Mientras tanto, los alias te permiten crear direcciones de correo de la empresa que redirigen a múltiples destinatarios (por ejemplo: para departamentos), y también permiten el anonimato. Los habrás visto usados en casi todos los negocios. Con Spacemail, añadir un buzón adicional a cualquier plan es una gran mejora de bajo costo, y cinco están incluidos como estándar con nuestro plan avanzado. Aprende más sobre cómo se pueden usar los alias.
Añadiendo los toques finales a tu cuenta de correo
Estos variarán de un proveedor a otro, pero después de completar la configuración de la cuenta de correo, y tu nuevo buzón brillante esté en funcionamiento, querrás personalizar algunas cosas finales.
Configurar tu nombre para mostrar & añadir una firma
Estamos hablando de lo más básico aquí. Vale la pena revisarlos para asegurarse. Quieres que tus correos se muestren correctamente desde el primero. Así que, asegurarte de que tu nombre esté correcto, añadir una firma a cada correo, y en general revisar las Configuraciones te ayudará cada vez. Te garantizamos que encontrarás algo para ajustar. Además, puede que quieras configurar la plataforma en tu idioma preferido para hacerla aún más accesible para ti.
Añadiendo tu nueva dirección a un cliente de correo de terceros
Muchos proveedores de correo empresarial te permiten hacer esto. Poder integrar tu nueva dirección de correo en una aplicación que ya usas es una manera realmente fácil de mantener el control de las cosas. Y siempre puedes volver a la aplicación web en cualquier momento que desees para aprovechar todas las funciones y beneficios.
Para hacer esto, solo habilita el acceso IMAP/SMTP/POP3 en Configuración de Spacemail y luego sigue las instrucciones de configuración en el cliente de correo electrónico de tu elección. Por lo general, estas se encuentran en el menú de configuración de tu aplicación existente y están etiquetadas como ‘Agregar una cuenta’.
Migrar correos electrónicos
Algunos proveedores de correo electrónico empresarial facilitan la importación de correos electrónicos. Esto puede ser útil si has estado operando tus comunicaciones empresariales en otro lugar y deseas mantener un registro de todo.
Incluso si tu proveedor elegido no ofrece una herramienta de migración personalizada, generalmente puedes realizar algún tipo de solución manual descargando tus correos electrónicos y luego volviéndolos a cargar en tu servidor de correo. Sin embargo, esto siempre tendrá inconvenientes (como margen de error humano), sin mencionar que es un proceso que consume tiempo.
Un proveedor con una herramienta de migración fácil es definitivamente una ventaja si esto es algo que deseas hacer. Por ejemplo, con Spacemail, nuestra herramienta de migración personalizada ofrece una experiencia de migración más segura y protegida. Se te preguntará si deseas migrar correos electrónicos existentes como parte del proceso de configuración, pero puedes hacerlo en cualquier momento yendo a ‘Configuración’ y encontrando la caja de ‘Migración de correo electrónico’.
Establecer reglas de filtrado de spam
Finalmente, es posible que desees establecer reglas de filtro que protejan tu dirección de correo electrónico desde el principio. Es posible que desees bloquear inmediatamente a los spammers conocidos que tienen un historial con tu negocio, pero una de las ventajas del correo electrónico profesional para empresas es un sistema de filtrado de spam más robusto.
En Spacemail puedes ajustar la configuración de tu filtro yendo a ‘Configuración’ y ubicando la caja de ‘Gestión de spam’ en la esquina inferior derecha.
Disfruta los beneficios
Ahora estás configurado y listo para enviar esos primeros correos electrónicos de prueba a tus amigos (bueno, ¡tienes que verificar que todo se vea bien!). Mantente al día con todos los nuevos lanzamientos de Spacemail, o comenta con tus pensamientos e ideas a continuación. Consulta los planes de Spacemail por ti mismo — garantizamos que uno será el adecuado para tu negocio.
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