Avez-vous déjà réfléchi au nombre de fournisseurs de messagerie électronique qu'il existe ? Quand on y pense vraiment, on se rend vite compte qu'il y a des centaines de plateformes dans le monde, et elles se répartissent en plusieurs types différents.
Beaucoup d'entre nous ont probablement eu nos premiers comptes de messagerie personnelle avec celui qui fournissait notre Internet (pensez à AOL, Freeserve, Tiscali, et autres), avant de passer à des fournisseurs comme Hotmail et (environ 8 ans plus tard), Gmail.
Ce sont ces fournisseurs ultérieurs qui ont vraiment fait passer la messagerie électronique au niveau supérieur. En la rendant plus accessible, en nous permettant d'avoir plusieurs adresses, un stockage gratuit et un accès en ligne de n'importe où (par opposition à une application Outlook vieillotte et démodée sur notre PC domestique), la messagerie électronique est soudainement devenue plus facile. La ‘marque’ que vous choisissiez en disait autant sur vous que l'email que vous choisissiez. Prenez cela d'un utilisateur certifié de Hotmail depuis plus de deux décennies.
Email pour aujourd'hui
Mais nous sommes en 2024, et les temps ont changé. Surtout en ce qui concerne les emails professionnels, qui sont principalement ce sur quoi nous allons nous concentrer ici.
Récemment, plusieurs grandes histoires de vol de données ou de collecte de données par les grandes entreprises, y compris Google et Microsoft, ont fait surface. De plus, de nombreux fournisseurs de messagerie gratuits analysent (scannent) les données des emails et les vendent aux annonceurs. Jusqu'en 2017, Google lui-même admettait faire cela.
Les autres fournisseurs de messagerie gratuits ne sont pas non plus à l'abri de problèmes similaires… Parce que la valeur des données peut poser des problèmes au-delà de la sécurité — elle peut ajouter de la valeur financière. Cette année, nous avons vu Skiff, un fournisseur de messagerie indépendant offrant un plan de messagerie gratuit, se faire racheter par Notion. En conséquence, toute leur suite de produits, y compris leur plateforme de messagerie, est en train d'être abandonnée. Cela est probablement dû au fait qu'ils se sont retrouvés dans une position où leurs données (les millions de membres) étaient plus précieuses que les revenus générés par la suite de produits, et donc les nouveaux propriétaires n'ont vu aucun intérêt à continuer le service.
Mais il existe un autre type de fournisseur de messagerie. Ceux qui mettent la sécurité et la confidentialité en premier, et qui sont plus centrés sur les entreprises. Ces fournisseurs sont souvent appelés fournisseurs de 'messagerie professionnelle' et ont généralement un petit coût mensuel. Mais comment les options d'hébergement de messagerie gratuites et payantes se comparent-elles ?
Pourquoi payer pour quelque chose que vous pouvez obtenir gratuitement ?
Pourquoi ne pas utiliser un email gratuit ? Il est facile d'imaginer que l'obtention de votre plan de messagerie gratuitement auprès de l'une des grandes entreprises signifie que vous gagnez. Après tout, en période de récession, qu'est-ce qui compte plus que le coût ? Alors pourquoi auriez-vous besoin de services de messagerie payants ?
Eh bien, tout d'abord, comme le dit le mantra, si le produit est gratuit, vous êtes le produit. Et, dans un monde de lois comme le RGPD, les entreprises ne peuvent surtout pas se permettre de risquer les données privées de leurs clients. Être pris dans une violation de données pourrait avoir des implications financières et réputationnelles bien pires.
Récemment, mon propre Hotmail bien-aimé (maintenant rebaptisé Outlook, bien sûr) a introduit des frais sur mon compte pour la première fois, décidant rétroactivement de réduire mon espace disque de manière assez substantielle à moins que je ne paie. RIP ‘freemail’.
C'était une décision impopulaire (du moins dans mon bureau d'une personne). Ayant rempli l'espace gratuit au fil des ans avec de nombreux e-mails (je suis incroyablement populaire auprès des spammeurs), et bien sûr, des gigaoctets de pièces jointes qui servent de mauvaise forme de sauvegarde (dites-moi que vous n'ignorez pas la même triste réalité dans votre boîte de réception…)
Ça semblait sournois, et à l'époque, je ne réalisais pas qu'il y avait une solution facile. Mais il y en a une — plus à ce sujet plus tard.
De même, pour obtenir les fonctionnalités les plus avancées de Gmail, vous devez également passer à la version supérieure. Marquées Google Workspace, ces offres tentent d'imiter ce que font beaucoup d'autres fournisseurs de messagerie payants en vous permettant d'utiliser votre propre domaine, mais en étant couplées à tout un tas de fonctionnalités dont l'entreprise moyenne n'a probablement pas besoin, son prix considérable de environ 7,20 $ par utilisateur, par mois s'accumule rapidement si vous avez une entreprise de taille considérable.
Donc même les options "gratuites" ne sont plus si gratuites, et nous n'avons même pas encore commencé.
Héberger soi-même la messagerie web de votre entreprise
Oui d'accord, je vous entends au fond. Il est possible d'héberger votre propre messagerie web. En fait, tout ce dont vous avez besoin est un domaine et le bon plan d'hébergement pour le faire. Des applications comme Roundcube sont gratuites et incluses avec la plupart des CMS de type cPanel. Cela signifie que vous pouvez à peu près cliquer et créer des comptes de messagerie.
L'inconvénient (car il y en a toujours un quand quelque chose semble trop beau pour être vrai), est un design relativement pauvre et obsolète, et un manque de fonctionnalités. Certains d'entre eux ressemblent à ce qu'ils étaient en 1998, et n'ont pas très bien vieilli. Et par là, je veux dire, ils ont exactement le même aspect qu'à l'époque.
De plus, pour revenir à la vieille sécurité, ces applications de messagerie gratuites en mode DIY sont peu susceptibles d'avoir la même sécurité que même les plateformes gratuites offrent, sans parler de quelque chose de plus robuste.
Véritable messagerie professionnelle
Et donc, nous arrivons enfin au cœur de ce festin numérique. Les fournisseurs payants. Nous ne parlons pas des options de ‘freemail’ payantes que nous avons déjà mentionnées.
Ceux-ci offrent quelque chose de tout à fait différent. Tout simplement, ils sont conçus pour les entreprises et disposent d'outils et de fonctionnalités uniques qui facilitent grandement la maîtrise des communications professionnelles.
Peut-être plus important encore, ces fournisseurs vous permettent d'inclure votre domaine d'entreprise dans les adresses e-mail, de sorte que vous obtenez des adresses yourname@yourdomain.com à l'apparence professionnelle.
Ces adresses transmettent immédiatement une légitimité à quiconque les reçoit. Elles indiquent clairement que vous êtes de l'entreprise et non un escroc se faisant passer pour elle (qui pourrait enregistrer une adresse comme yourbusiness@gmail.com).
Choses à considérer lors du choix d'un e-mail pour les entreprises
Mais, comme pour tout, il y a des considérations importantes à garder à l'esprit lorsque vous choisissez votre e-mail professionnel.
Les fonctionnalités varient d'une entreprise à l'autre, il est donc bon de savoir ce qu'il faut rechercher. Leurs avantages se répartissent généralement dans les domaines suivants.
Sécurité et Confidentialité
Chiffrement : Assurez-vous que le service que vous choisissez offre un niveau de chiffrement qui vous satisfait, surtout en ce qui concerne le stockage de vos données. Alors que certains services gratuits peuvent exploiter ces mêmes données pour les vendre à des annonceurs, comme nous l'avons mentionné, l'un des principaux arguments de vente des fournisseurs de messagerie premium est qu'ils ne le font pas. Certains services chiffrent activement vos données lorsqu'elles sont stockées sur des serveurs, de sorte que même si leur sécurité était compromise, vos données ne seraient pas révélées.
Authentification à deux facteurs (2FA) : Le support de la 2FA ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant une deuxième forme de vérification au-delà d'un simple mot de passe. En général, il s'agit d'un téléphone ou d'un appareil dédié.
Surveillance active des nouvelles menaces : Peut-être la chose la plus importante de toutes est de choisir une entreprise qui met encore activement à jour ses mesures de sécurité pour faire face aux dernières menaces. Vous pouvez probablement obtenir cette information rapidement en parcourant leur page d'accueil pour les mises à jour récentes, en consultant leur blog d'entreprise ou en vérifiant s'ils ont un bon support en direct.
Centres de données : En stockant les données en utilisant une méthode de stockage distribué, il y a un niveau de redondance pour le stockage de vos emails. Cela signifie que les données sont très peu susceptibles d'être perdues comme cela pourrait être le cas si vous stockiez tous vos messages sur votre ordinateur personnel, et que cela tourne mal.
Personnalisation et Branding
Nom de domaine : Comme nous l'avons mentionné, la possibilité d'utiliser votre nom de domaine pour les adresses email est une fonctionnalité intéressante que presque toutes les plateformes de messagerie professionnelle offrent, mettant votre marque au cœur de ce qu'elles font.
Filtres améliorés : Vous permettant de gérer plus efficacement les emails est un autre argument clé pour les services de messagerie professionnelle. Lorsque vous recevez un grand nombre d'emails, pouvoir les trier et les classer de différentes manières vous permet de maintenir une boîte de réception propre et pragmatique.
Boîtes aux lettres pour plusieurs utilisateurs : Crucial pour de nombreuses entreprises est la possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs pour les membres du personnel. De plus, les alias et les catch-alls (comme info@yoursite.com) peuvent être une fonctionnalité utile pour protéger l'identité des travailleurs, ou pour permettre à plus d'une personne de surveiller la même boîte aux lettres.
Fiabilité
Garantie de disponibilité : Vous voulez avoir l'esprit tranquille en sachant que vous pouvez accéder à vos emails à tout moment, de jour comme de nuit. La fiabilité est un facteur clé lors du choix de votre fournisseur de messagerie professionnelle. Recherchez des garanties d'environ 99,9 % pour être sûr d'obtenir le bon niveau de disponibilité. Parfois, les entreprises offrent des remboursements si elles ne respectent pas leurs garanties. Il vaut la peine de vérifier leur politique à ce sujet pour savoir où vous en êtes.
Évolutivité : Vous n'avez peut-être pas plusieurs utilisateurs maintenant, mais votre entreprise va, espérons-le, croître. Choisir un service qui peut évoluer avec votre entreprise, vous permettant d'ajouter ou de supprimer facilement des comptes, pourrait vous faire gagner beaucoup de temps et d'énergie plus tard.
Support Client
Comme nous l'avons mentionné concernant la nécessité pour l'entreprise de se tenir à jour face aux menaces en ligne, un bon service client est indispensable — surtout si vous êtes nouveau dans le domaine des emails professionnels. Il existe des options avec des chats en direct 24 heures sur 24, garantissant que vous n'attendrez jamais longtemps pour obtenir de l'aide si vous en avez besoin.
Gestion du Spam
Recherchez des filtres anti-spam robustes qui bloquent efficacement les courriers indésirables tout en minimisant les faux positifs (emails légitimes marqués comme spam). Idéalement, vous voulez un filtre anti-spam qui fonctionne bien dès le départ mais qui vous permet également de le contourner si nécessaire. Surtout, vous voulez pouvoir examiner clairement ce qui a été mis en quarantaine, car nous avons tous vécu cette situation où un email n'arrive pas à cause d'un filtre anti-spam trop actif.
Options de Connexion & d'Intégration
Avoir nos emails à portée de main en tout temps n'est pas seulement attendu à l'ère moderne, c'est une nécessité. Un fournisseur accessible à tout moment, où que nous soyons, est indispensable. Les meilleures plateformes d'email professionnel offrent une intégration facile dans les clients de messagerie existants, tels que Outlook ou Gmail.
Introducing Spacemail
Spacemail, by Spaceship, est une nouvelle plateforme de messagerie de pointe conçue de A à Z pour les entreprises. Elle dispose de tous les outils mentionnés dans cet article, de la gestion avancée des spams aux mises à jour fréquentes des menaces de sécurité.
Vous pouvez facilement l'intégrer à votre logiciel existant pour l'utiliser sur n'importe quel appareil, ou y accéder via le portail webmail sécurisé en ligne en utilisant votre navigateur préféré. Avec une équipe de support client disponible 24/7, prête à vous aider à tout moment.
Plus tard cette année, nous lancerons un outil de migration facile pour Spacemail, qui vous permettra de transférer tout contenu email existant que vous pourriez avoir vers votre plan Spacemail. Cela facilitera la transition, en sachant que vous ne perdrez pas l'accès facile aux emails importants que vous avez dans votre compte existant. Essayez Spacemail dès aujourd'hui, à partir de seulement 0,37 $ par mois. Vous pouvez même choisir un essai gratuit de 30 jours. Vous n'avez rien à perdre en essayant notre toute nouvelle plateforme de messagerie de pointe.
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