Puis-je migrer mes emails vers un autre fournisseur ?

Comptes de messagerie. Ce sont nos classeurs modernes, où nous stockons plus de nos vies que nous ne voulons l'admettre.

Au fil des ans, ma propre messagerie est devenue une archive de travail, un magasin de documents vitaux et une base de données d'entreprises de confiance que j'ai utilisées auparavant — et je suis sûr que ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. 

Donc, lorsque Microsoft a introduit de nouveaux frais pour un service de messagerie que j'avais pris pour acquis sans le savoir, je n'avais d'autre choix que de payer. 

Mais ensuite, j'ai commencé à penser — et s'il était possible de déplacer ce patchwork de communications de ma vie ailleurs ? Quelque part qui ne se contentait pas de me forcer à payer de nouveaux frais. Peut-être même quelque part qui offrait quelque chose de légèrement différent. Après tout, cela faisait un moment que je n'avais pas vraiment regardé ce que l'email pouvait faire pour moi.

Est-il même possible de déplacer des e-mails ?

C'était ma première question. Comme vous pouvez l'imaginer, ma toile de fichiers et de pièces jointes occupe quelques gigaoctets. Il semble que chaque fois que j'ai essayé de déplacer de grandes quantités de données dans le passé, j'ai rencontré des problèmes qui auraient dû être résolus à l'époque où Bill Gates a obtenu ses lunettes légèrement plus élégantes. 

À mon grand soulagement, il existe des moyens de réduire le chaos de la migration des e-mails et de réduire le risque de perte de données.

À la recherche d'un magicien

Comme pour tout, si l'approche est incorrecte, la migration peut être une affaire délicate. Donc, quand je cherchais un nouveau fournisseur, je me suis concentré sur ceux qui avaient un 'assistant' qui facilitait la tâche. Ces outils de migration vous permettent généralement de choisir ce que vous voulez déplacer (seulement les emails, les emails avec pièces jointes, les structures de fichiers, etc.) dans un processus étape par étape. 

Il y a seulement quelques années, ces outils n'étaient pas courants. Heureusement, il y en a maintenant beaucoup parmi lesquels choisir. Mais nous y reviendrons et aborderons d'autres façons de migrer un peu plus tard.

Raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de migrer

Peut-être avez-vous un email professionnel ou universitaire auquel vous êtes sur le point de perdre l'accès et vous souhaitez conserver vos fichiers ou vos enregistrements de communication. Cependant, il vaut la peine de vérifier avec votre employeur/administrateur que la migration ne violera pas les politiques de données avant de commencer les migrations de ces comptes.

Alternativement, et de manière plus dramatique, votre fournisseur de messagerie pourrait être 'arrêté'. Skiff en est un exemple récent. Lorsqu'il a été racheté par Notion, l'email était l'un des plusieurs produits retirés de leur gamme. 

Raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir migrer

Au-delà des nouveaux frais, des événements de la vie et des fermetures soudaines, il existe d'autres raisons de considérer un changement. Certaines de ces raisons ont émergé ces dernières années, car l'importance de la sécurité des données a été mise au premier plan de nos esprits. 

Réglementations

Des lois comme GDPR et CCPA ont fait de la protection incorrecte des données sensibles un crime, ce qui est une grande préoccupation pour les entreprises. Si une entreprise utilise un service qui compromet les données de ses clients, cela pourrait poser un problème. Certains fournisseurs de messagerie — généralement appelés fournisseurs de 'messagerie professionnelle' — mettent beaucoup plus l'accent sur la sécurité pour cette raison. 

Fiabilité

Des temps d'arrêt excessifs peuvent causer des retards dans l'envoi ou la réception des emails. La fiabilité n'est pas quelque chose à laquelle nous pensons être importante jusqu'à ce que cela devienne un problème. D'autres ont été victimes de filtres anti-spam trop zélés qui interviennent quand ils ne devraient pas. 

J'ai personnellement vécu cela avec mon compte Microsoft. Les entreprises avec lesquelles j'avais des interactions fréquentes étaient soudainement envoyées directement dans le dossier des indésirables sans même un avertissement. En plus d'être exaspérant, cela était coûteux, surtout lorsque cela se produisait avec des factures urgentes. 

Encore une fois, la soi-disant 'messagerie professionnelle' ('soi-disant', car ses fonctionnalités améliorées sont en fait utiles à tout le monde) vient à la rescousse. En général, un plus grand accent est mis sur le perfectionnement des fonctionnalités comme les filtres anti-spam. 

Coût et sécurité

Probablement la principale raison pour laquelle vous voudrez changer de fournisseur est de réduire les coûts et/ou d'augmenter la sécurité. 

Lorsque j'ai décidé de m'éloigner de Hotmail, voici mes principales préoccupations. Après tout, Microsoft a été impliqué dans une violation de données en 2023, et je savais qu'il devait y avoir un endroit moins cher que les £19.99/an (24.99 $/an) que je leur payais juste pour garder mon compte. (Et cela sans compter à quel point j'étais agacé de devoir payer pour quelque chose que j'avais auparavant gratuitement).

De même, Google a également subi sa part de violations de la sécurité des emails. En plus de cela, en 2022, il a supprimé certaines fonctionnalités de Gmail pour les utilisateurs qui n'ont pas opté pour l'option premium Workspace, provoquant un tollé sur des canaux comme Reddit. Cela signifie que les grands fournisseurs ne sont plus nécessairement les fournisseurs de confiance. Cela a laissé beaucoup de gens, en particulier les petites entreprises, chercher des alternatives.

Y a-t-il des inconvénients à la migration des emails ?

Nous avons couvert les avantages de la migration des emails, mais y a-t-il des inconvénients ? La réponse courte est non — avec quelques réserves. Supposons que, comme moi, vous avez une bonne raison de partir, et que vous ne migrez pas depuis un ancien système interne personnalisé. Vous avez également passé du temps à rechercher le meilleur fournisseur pour vous — et c'est un fournisseur avec un assistant de migration facile.

La chose la plus importante que vous devrez faire est de vous assurer absolument que votre nouveau compte dispose de suffisamment d'espace. Manquer d'espace en cours de migration peut entraîner le non-transfert de certains fichiers ou, dans les pires scénarios, l'échec du processus.

Une autre petite chose à considérer est le fait que vous pourriez rencontrer des perturbations de votre service de messagerie habituel pendant la migration, il est donc conseillé de lancer le processus pendant la nuit, ou lorsque vous savez que l'activité sera calme. Peut-être un jour férié.

Que faire si le fournisseur d'email que je veux n'a pas d'outil de migration ?

Il y a quelques options que vous pourriez essayer dans ce cas.

Fusionner les comptes d'abord

Il existe des logiciels (comme Thunderbird) qui vous permettent d'ajouter et d'accéder à tous vos comptes, messages, calendriers et contacts en un seul endroit. En ajoutant les deux comptes (ancien et nouveau) au même logiciel de messagerie en utilisant IMAP, vous pouvez faire glisser et déposer des emails d'un compte à l'autre. Si vous faites cela sur une plateforme cloud, cela se synchronisera partout.

Outils tiers

Il existe des outils de migration tiers, comme MailJerry, qui peuvent vous aider avec la migration. Cependant, ceux-ci peuvent être assez coûteux. Par exemple, la migration de boîtes aux lettres de plus de 250 Mo coûte 12,99 $/mois chez MailJerry. Et vous avez la contrainte de trouver, télécharger et utiliser un outil tiers.

Engager un expert

Si les méthodes ci-dessus ne fonctionnent pas, vous pourriez envisager d'engager un expert technique pour une migration manuelle. Un processus comme celui-ci nécessite d'ajuster les paramètres de domaine, les enregistrements DNS et la configuration des enregistrements MX. Cela peut facilement devenir lourd en jargon et intimidant pour un novice. 

Bien qu'engager quelqu'un pour le faire vous éviterait le stress de le faire vous-même, cela signifie donner accès à vos précieuses données à un tiers, bien que professionnel. Cela pourrait également coûter jusqu'à 150 $ par boîte aux lettres. 

Bien sûr, tout cela peut être contourné si vous choisissez un nouveau fournisseur de messagerie qui offre un outil de migration intégré, il vaut donc la peine de prendre en compte cette fonctionnalité dans votre recherche. 

Outils de migration intégrés 

Il y a environ cinq ans, il y avait très peu de plateformes avec des outils de migration intégrés. Maintenant, la fonctionnalité est incluse en standard chez de nombreux fournisseurs. Mais pour simplifier les choses, examinons de plus près le Spacemail business email de Spaceship et son outil de migration comme exemple de leur fonctionnement. 

Depuis votre Spacemail account panel, il vous suffit d'aller dans 'Paramètres', puis de cliquer sur 'Migration des e-mails'.

Remplissez le formulaire. Votre 'compte de messagerie source' est celui à partir duquel vous importez les données. Dans ce cas, le compte de destination sera automatiquement votre nouveau compte Spacemail. Vous devrez trouver le nom du serveur IMAP de votre compte de messagerie source et le numéro de port. En général, ces informations se trouvent dans 'Préférences' ou 'Paramètres du compte'. Il devrait être facile de trouver l'emplacement exact directement auprès de votre fournisseur de services. Après avoir tout saisi, cliquez sur le bouton violet 'Migrer les e-mails'.

Le processus de migration commencera. Maintenant que vous avez lancé le processus, vous pouvez vous détendre pendant que la migration est gérée de manière sécurisée et efficace. 

Conseils finaux pour une migration réussie

Pour garantir que votre migration soit réussie et sans tracas, choisissez soigneusement votre fournisseur. Vous avez besoin d'une plateforme intuitive et fiable lorsqu'il s'agit de déplacer vos e-mails. 

Comme je l'ai mentionné plus tôt, assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace dans le compte de destination pour éviter toute erreur ou échec. Il est conseillé de supprimer les e-mails et pièces jointes indésirables avant la migration pour éviter de payer pour un stockage dont vous n'avez pas besoin. Vous pourriez également profiter de cette occasion pour mettre en place une structure de fichiers claire afin de savoir où se trouve tout. L'outil de migration de Spacemail préserve la structure de vos e-mails, y compris les dossiers et sous-dossiers, ce qui en fait un excellent choix pour ceux qui ont déjà un système bien organisé.