Comment choisir les bonnes adresses e-mail professionnelles et personnelles

Nos clients nous demandent souvent comment choisir une adresse e-mail. Choisir une adresse e-mail — une qui soit mémorable et professionnelle — est plus complexe qu'il n'y paraît. Et ce ne sont pas seulement les entreprises qui posent la question. Les clients avec des comptes personnels demandent également la meilleure façon de choisir la bonne adresse e-mail.

Alors, plongeons directement et couvrons tous les aspects, en commençant par les petites entreprises qui veulent garantir qu'elles choisissent une adresse e-mail simple et professionnelle.

Mettez le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail

C'est un conseil simple, mais qui change la donne. Si vous choisissez une adresse e-mail professionnelle qui inclut le nom de votre entreprise, cela portera ses fruits. Les raisons pour lesquelles méritent un article à elles seules, mais croyez-nous, c'est le moyen le plus simple de transmettre du professionnalisme. Pensez aux messages de spam les plus convaincants que vous recevez — ceux qui passent votre filtre interne initial et nécessitent une inspection plus approfondie. Si vous êtes comme moi, la première chose que vous ferez avec des messages comme ceux-ci est de vérifier l'adresse d'envoi. Tout ce qui provient de @gmail ou @hotmail déclenche immédiatement des signaux d'alarme lorsqu'il est censé s'agir d'un message d'une entreprise enregistrée.
Mettre le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail, surtout si vous commercez déjà en ligne, est un moyen incroyablement simple et abordable de paraître légitime, et par extension, rend plus difficile pour les autres de se faire passer pour votre entreprise. Cela ressemblerait à yourname@yourbusiness.com. Nous verrons plus tard comment tout configurer — car c'est le même processus pour les clients personnels et professionnels.

Alors imaginons que vous ayez déjà fait cela. Quoi d'autre pourriez-vous vouloir considérer? 

Structure de l'adresse e-mail

Il y a beaucoup de facteurs à considérer lorsqu'il s'agit de styliser votre adresse e-mail. En général, vous pouvez faire ce que vous préférez - après tout, il n'y a pas de structure universellement acceptée. Différentes entreprises utilisent ce qui leur convient le mieux en fonction de leurs besoins. Mais il y a quelques éléments à considérer.

Devriez-vous utiliser votre prénom et votre nom dans votre adresse e-mail ?

Utiliser vos deux noms tend à paraître le plus professionnel et, bien sûr, évite toute ambiguïté dans les grandes entreprises où plusieurs personnes peuvent partager le même prénom. 

Si vous utilisez les deux noms, devez-vous utiliser un point ?

Utiliser un point (point final) est un moyen efficace de séparer les prénoms et les noms de famille. Cela permet d'identifier clairement les prénoms et les noms de famille, mais il est également parfaitement acceptable de les présenter sans point (comme un seul mot). 

Qu'en est-il de la confidentialité ?

Utiliser les deux noms dans votre adresse e-mail professionnelle signifie que toute personne que vous rencontrez et qui connaît votre nom et votre entreprise peut deviner votre adresse e-mail. Cela peut être à la fois une bonne et une mauvaise chose. Vous pourriez vouloir échanger un élément de transparence contre une plus grande confidentialité. Par exemple, utiliser des initiales et des noms de famille (ex : J. Brown@example.com) au lieu de noms complets. 

Qu'en est-il des autres caractères spéciaux ?

Bien que les points soient acceptables, vous devez éviter d'utiliser d'autres caractères spéciaux. Ceux-ci ne sont pas standard et peuvent prêter à confusion (est-ce un tiret en, un tiret em, ou autre chose ?). Utiliser des caractères non standard peut rendre les adresses e-mail difficiles à mémoriser et à prononcer — sans parler des variations régionales des caractères spéciaux, et du fait que certains ne sont pas autorisés dans les adresses e-mail.

Pour les rôles nécessitant une haute sécurité, vous pouvez également utiliser des e-mails basés sur les rôles ou les départements, tels que :

• support@example.com
• admin@example.com
• finance@example.com
• feedback@example.com 

Pour ma propre entreprise, j'utilise simplement jamie@ — pour moi, cela semble moins formel, plus amical, et en tant qu'entreprise individuelle, il me semblait inutilement formel pour mes clients d'avoir mes deux noms. Parfois, j'apprécie également la couche supplémentaire d'anonymat que cela procure. 

Qu'est-ce qu'un alias, et mon entreprise en a-t-elle besoin ?

Une adresse e-mail et un alias ont des fonctions différentes, et comprendre leurs différences peut vous aider à décider si vous avez besoin des deux. 

Une adresse e-mail est toujours liée à une boîte aux lettres spécifique — cela signifie qu'elle a un identifiant, un espace de stockage pour les messages, et la capacité d'envoyer des messages. En général, elles sont utilisées par une seule personne. Un alias est légèrement différent — c'est une adresse e-mail supplémentaire qui redirige les e-mails vers une ou plusieurs boîtes aux lettres existantes. Il n'a pas sa propre boîte de réception ou espace de stockage. Lorsqu'un e-mail est envoyé à un alias, il est automatiquement redirigé vers la boîte aux lettres associée. 

Fonctions des alias

Gérer de grands volumes de courrier

Les alias sont particulièrement utiles pour les entreprises ayant de grands volumes de courrier entrant. Tout d'abord, ils permettent une meilleure organisation des e-mails, par exemple, vous pouvez trier les e-mails en fonction de l'adresse d'où ils proviennent (ex : clients, fournisseurs, etc.). 

Confidentialité

De nombreuses personnes choisissent les types d'adresses que nous avons listés ci-dessus comme alias pour aider à garder les membres du personnel anonymes. En particulier avec les plaintes ou autres communications délicates, le personnel appréciera probablement de ne pas être directement associé (par nom) au courrier qu'il envoie. Cela nous amène au principal avantage des adresses e-mail alias…

Partage de courrier

Peut-être que la fonction la plus utile des adresses alias est de transférer les messages qu'elles reçoivent vers plusieurs boîtes de réception, afin que chaque membre d'un département ou d'une équipe soit inclus. Vous connaissez les alias comme returns@ ou help@ — mais choisissez ceux qui conviennent le mieux à votre entreprise. 

En un coup d'œil

Les dix principaux alias et boîtes aux lettres utilisés

Besoin d'exemples des meilleures adresses e-mail à utiliser pour faciliter la vie de votre entreprise ? Voici les 10 adresses e-mail les plus choisies par nos clients pour leurs boîtes aux lettres et alias.

Comme vous pouvez le voir dans cette liste, les entreprises utilisent principalement ces adresses pour désigner différents départements et rationaliser les communications au sein de leur organisation.

Comment choisir des adresses e-mail personnelles 

Maintenant que vous avez votre e-mail professionnel, pouvez-vous également améliorer votre adresse e-mail personnelle ? Comment pouvez-vous élever votre adresse de type Gmail ou Hotmail pour qu'elle ait l'air professionnelle ? 

Avouons-le, même il y a vingt ans, nous devions ajouter notre année de naissance à notre e-mail pour le restreindre. Avec de plus en plus de personnes ayant plusieurs comptes, l'avenir semble encore plus sombre. jamielong90@ a l'air beaucoup mieux que jamielong2819532@ — sans parler de la difficulté à s'en souvenir. Alors, que pouvons-nous faire ? Y a-t-il d'autres astuces pour obtenir la bonne adresse e-mail ?

Tout d'abord, souvenez-vous des règles ci-dessus

Parce que presque toutes s'appliquent ici aussi. Évitez tout ce qui est comique, les caractères inhabituels qui pourraient causer de la confusion, et ainsi de suite. Si vous choisissez des chiffres, essayez de leur donner une signification pour vous, ou si vous ne pouvez pas le faire, rendez-les mémorables (jamielong666@) — plutôt que d'inclure votre date de naissance complète (jamielong111190@). 

Évitez les complications excessives, surtout avec l'orthographe

Il peut être tentant d'ajouter quelques lettres à votre nom parce que vous pouvez vous en souvenir facilement et qu'il est disponible jamieielongng — mais je vous garantis que cela va causer de la confusion à long terme. Si votre nom est naturellement très difficile à épeler ou est fréquemment confondu avec un autre nom, vous pourriez en fait vouloir le simplifier ou le raccourcir pour vous faciliter la vie lors des moments inévitables où vous devrez l'épeler au téléphone. 

Envisagez d'utiliser des surnoms ou des passe-temps à la place

JohnGuitar@ pourrait avoir une plus grande disponibilité que JohnSmith@, et est probablement plus mémorable également. Rappelez-vous simplement que tout mot que vous choisissez doit avoir une longévité. Si ce n'est pas quelque chose qui vous passionne vraiment, cela pourrait devenir une adresse e-mail que vous regretterez. 

Changer votre adresse e-mail plus tard est une corvée que vous devriez essayer d'éviter autant que possible, surtout si vous prévoyez de l'utiliser comme identifiant pour plusieurs sites web ou comptes. 

Évitez d'inclure trop d'informations personnelles

Personne ne suggère que vous incluriez le nom de jeune fille de votre mère ou votre premier animal de compagnie, mais évitez d'utiliser votre date de naissance complète, des informations d'adresse, ou tout autre élément qui pourrait causer des problèmes de sécurité entre de mauvaises mains. Rappelez-vous, votre adresse est publique. 

Choisissez un domaine public ou un fournisseur de messagerie moins connu

Les domaines publics sont ceux que tout le monde peut utiliser pour enregistrer une adresse e-mail — ce sont vos gmails et hotmails.

Certains des grands noms ont d'autres options de domaine public (moins connues) qui pourraient avoir une meilleure disponibilité que leurs plus populaires. Par exemple, en plus de leur @hotmail phare, Microsoft nous a également permis d'enregistrer @live @outlook et @msn au fil des ans, ainsi que des variations utilisant des domaines de pays (comme .co.uk). De même, Apple a utilisé @mac.com, @icloud.com, entre autres, au fil des ans. 

Rechercher les offres moins populaires des géants pourrait vous permettre de créer une adresse e-mail plus proche de ce que vous voulez. L'avantage est que vous aurez toujours une extension de domaine mémorable et un nom bien plus adapté. 

Soyez vous-même en utilisant un domaine personnel dans votre adresse e-mail

Mais pourquoi s'embêter à chercher dans les miettes laissées par un buffet vieux de vingt ans, alors que vous pouvez créer un tout nouveau festin par vous-même?

Parce que vous n'avez pas besoin d'avoir une entreprise (ou même de gérer un site web) pour enregistrer un domaine et obtenir tous les avantages que nous avons décrits pour les entreprises. Enregistrer votre propre domaine commence à partir d'environ un dollar par an, mais ne va jamais vous ruiner.

Avoir votre propre plan de messagerie signifie que vous pouvez essentiellement choisir ce que vous voulez comme nom parce que vous possédez le domaine (et le domaine est également personnalisé). Vous pourriez avoir jamie@greatdesigns.art ou simplement jamie@jamielong.com si vous manquez d'imagination. Les possibilités semblent soudainement infinies — mais sûrement ce n'est pas facile à configurer. Vous devez probablement être une entreprise ou quelque chose comme ça…

Configurer votre adresse e-mail personnalisée sans site web/hébergement

En fait, non. C'est incroyablement facile à configurer. Cela pourrait vous surprendre d'apprendre que vous n'avez pas besoin d'hébergement ou d'un site web réel pour avoir votre propre adresse e-mail personnalisée ! 

La façon la plus simple de configurer un compte de messagerie comme celui-ci est d'enregistrer un domaine, puis d'ajouter simplement un service de messagerie plug-and-play, comme Spacemail qui fait le travail difficile pour vous. Il crée votre boîte aux lettres, configure les enregistrements de messagerie (particulièrement facile avec les domaines Spaceship), et fournit un espace de stockage sans avoir besoin d'un plan d'hébergement.

Vous pouvez même recevoir des messages sur votre application de messagerie préférée. Soyons honnêtes, nous sommes tous habitués à l'application sur nos téléphones, donc une adresse e-mail qui peut facilement être ajoutée à cela est un énorme avantage. C'est facile à configurer et fonctionne avec tous les fournisseurs qui permettent les intégrations IMAP/SMTP. 

Vous avez les outils, explorez maintenant les possibilités infinies 

Maintenant que vous connaissez la meilleure façon de trouver une adresse e-mail professionnelle, amusez-vous. Vous pouvez commencer par chercher votre domaine idéal et essayer différentes idées.

Que vous soyez une entreprise ou un client personnel, nous vous recommandons de rechercher un domaine et d'opter pour la route entièrement personnalisable pour la longévité.

Spacemail propose un plan Starter pour ceux qui n'ont pas de sites web et des plans Pro et Advanced pour les entreprises cherchant plus d'espace et de fonctionnalités. Avec des options d'alias incluses, une gestion étendue des fichiers et un outil avancé de gestion des spams, Spacemail élève la barre de la messagerie professionnelle.