Vous êtes probablement ici parce que vous voulez savoir comment configurer un e-mail pour votre entreprise, mais vous ne voulez pas que ce soit difficile. Peut-être que vous vous êtes déjà renseigné, mais vous avez été découragé par la difficulté apparente dans certains articles.
Eh bien, ne vous inquiétez pas. Vous êtes au bon endroit. Nous allons décomposer tous les éléments de l'e-mail professionnel (également connu sous le nom d'e-mail d'entreprise ou d'e-mail de travail) afin que vous puissiez configurer, créer et utiliser un en un rien de temps. Mieux encore, vous comprendrez chaque aspect de ce que vous faites et pourquoi.
Qu'est-ce que l'e-mail professionnel ?
Le courrier électronique professionnel fait généralement référence à des services spécifiques conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises que les particuliers n'ont pas tendance à avoir.
- Meilleures fonctionnalités de sécurité — Les fournisseurs de messagerie professionnelle ont tendance à offrir des fonctionnalités telles que l'authentification à deux facteurs (2FA) en standard, à stocker vos données de manière chiffrée, et à proposer également des fonctionnalités supplémentaires comme des filtres anti-spam améliorés. Ils ont également tendance à ne pas afficher de publicités, et donc à ne pas bénéficier de l'extraction de vos données pour vous cibler avec des publicités personnalisées — ce que certains fournisseurs gratuits sont connus pour faire. En bref, un fournisseur de messagerie professionnelle réputé devrait vous apporter la tranquillité d'esprit que vous faites tout ce que vous pouvez pour protéger les données privées de vos clients et les vôtres.
- Outils professionnels — Les services de messagerie professionnelle ont également tendance à avoir des outils supplémentaires, comme la fonctionnalité d'alias et les calendriers partagés qui sont plus adaptés à la vie professionnelle. Ils permettent également un filtrage plus avancé des courriels, ce qui peut être utile lorsque vous gérez une adresse électronique d'entreprise avec des volumes de courriels élevés.
- Mettre le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail — Arguablement la caractéristique la plus importante des solutions de messagerie professionnelle est de vous permettre de créer facilement des adresses e-mail qui incluent votre nom de domaine (yourname@yourbusiness.com). Le premier test que la plupart des gens effectuent s'ils ne sont pas sûrs qu'un message est réel est de vérifier l'adresse e-mail de l'expéditeur.
Vous pouvez examiner de plus près pourquoi l'e-mail professionnel est important, mais en gros, ce sont les fonctionnalités qui le distinguent des fournisseurs de messagerie gratuits.
De quoi se compose un e-mail professionnel
Pour la plupart, un e-mail professionnel inclura une forme de votre nom suivie de l'URL de votre entreprise — il ressemblera donc à yourname@yoursite.com. Nous avons récemment discuté de comment vous pourriez choisir votre domaine plus en détail.
Ensuite, il y a aussi la fonctionnalité pour créer et gérer des alias (des choses comme info@ ou support@).
En termes de logiciel, l'e-mail professionnel consistera souvent en un portail web où vous vous connectez et accédez à vos e-mails. Parfois, vous pouvez obtenir une application dédiée, mais plus couramment, vous constaterez que vous pouvez facilement ajouter votre e-mail professionnel à l'application existante que vous utilisez sur les appareils mobiles pour un accès facile.
De quoi avez-vous besoin pour créer une adresse e-mail professionnelle ?
Si vous avez suivi jusqu'à présent, vous avez probablement compris que pour avoir votre propre domaine contenu dans votre adresse e-mail, vous devez posséder un domaine. Des choses comme @outlook.com sont connues sous le nom de domaines publics, donc pour remplacer cette partie, vous devez le posséder. Parce que c'est une exigence obligatoire, la plupart des services de messagerie destinés aux entreprises vous permettent d'enregistrer un domaine dans le cadre du processus.
Mais comme vous lisez ceci, je parie que vous avez déjà un domaine. Si vous possédez déjà le domaine que vous souhaitez utiliser, le processus diffère légèrement, et c'est l'un des autres facteurs qui peuvent créer de la confusion autour de la configuration de l'e-mail professionnel. Mais nous allons séparer ces deux flux/processus d'achat afin que vous ne puissiez pas vous tromper.
Comment obtenir un e-mail professionnel en 4 étapes faciles
Le processus peut varier en fonction de la plateforme que vous choisissez. Nous discuterons des bases, en faisant référence à Spacemail, notre plateforme spécialisée pour les entreprises, comme exemple.
Acheter un plan
La plupart des fournisseurs offrent une gamme de plans de messagerie qui reflètent les tailles différentes des entreprises. Il n'y a pas de truc à cela - choisissez celui qui reflète le mieux ce dont vous avez besoin. Gardez à l'esprit que de nombreux services de messagerie professionnels vous permettent de mettre à niveau des éléments de votre plan plus tard - ou même d'ajouter des boîtes aux lettres et des utilisateurs, donc il n'est pas nécessaire de prévoir à long terme pour l'instant. Allez avec ce dont vous avez besoin.
Ne vous inquiétez pas de savoir si votre domaine s'intègre à tout cela pour l'instant. En général, tout domaine est compatible avec tout fournisseur, et tout cela se passe à l'étape suivante. Cependant, avoir votre domaine avec le même fournisseur offre certains avantages (que nous aborderons dans un instant).
Complétez votre achat. Ensuite, si vous n'avez pas encore de domaine, faites une pause à ce stade pour en acheter un. Si vous choisissez le même fournisseur que celui que vous utilisez pour la plateforme de messagerie, cela tend à être plus fluide en raison de la manière dont les éléments de la même plateforme sont généralement conçus pour « parler » les uns aux autres, rendant le processus plus automatisé. Ne vous précipitez pas dans le choix de votre domaine. En choisir un est presque un art en soi, et nous vous suggérons de lire cet article pour vous aider à faire le bon choix.
Configuration (ou Déballage™)
Si votre domaine et votre fournisseur de messagerie sont les mêmes
Ensuite, comme tout produit qui doit être adapté à vos besoins, il y a un court processus de configuration. Avec Spaceship, cela s'appelle Unboxing™, et dès que votre achat est terminé, vous verrez le processus d'Unboxing suggéré comme votre prochaine étape.
Une fois sélectionné, la première étape est — vous l'avez deviné — de lier un domaine. Si vous possédez un domaine avec Spaceship et choisissez Spacemail, votre domaine apparaîtra automatiquement dans le menu déroulant et vous n'aurez qu'à le sélectionner.
Ensuite, en un clic, les deux sont connectés. Vous pouvez passer directement à ‘Créer une boîte aux lettres’.
Connecter votre nouvelle messagerie à un domaine avec un autre fournisseur
Ce n'est pas grave si votre domaine est avec un autre fournisseur. Cela signifie simplement quelques processus supplémentaires, et ceux-ci se déroulent avec vos produits existants plutôt qu'avec la plateforme de domaine elle-même. Cela peut être ce qui cause un élément de confusion pour certains.
Vous allez ajouter de nouveaux enregistrements MX/DKIM/SPF à vos enregistrements DNS (Domain Name Server). Pour clarifier, ces enregistrements sont dictés par le fournisseur de messagerie, mais ajoutés du côté des domaines. (Si vous utilisez Spacemail, vous verrez une fenêtre contextuelle vers un guide qui vous explique comment configurer vos enregistrements DNS). Une fois ajoutés, ces enregistrements pointent essentiellement votre domaine vers les serveurs de votre fournisseur de messagerie pour tout ce qui concerne les e-mails.
Accéder aux enregistrements DNS de votre domaine se fera soit avec votre fournisseur de domaine, soit avec votre fournisseur d'hébergement. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez le confirmer en utilisant un outil de vérification DNS, comme MXToolbox.
Une fois que vous savez où chercher, trouver les enregistrements DNS ne sera pas trop difficile — après tout, ils sont une partie vraiment importante de la configuration de votre domaine. Dans la plupart des cas, ils seront avec votre fournisseur de domaine. L'emplacement des paramètres variera en fonction de votre fournisseur, mais généralement, vous devrez localiser la zone de domaine dans votre compte, sélectionner le domaine pour lequel vous souhaitez créer l'adresse e-mail, puis cliquer pour accéder à ses paramètres. Cela peut être un bouton comme ‘Gérer’ ou ‘Paramètres’ ou ‘Configurer’. Ensuite, naviguez vers ‘Enregistrements DNS’. Cela peut également être appelé quelque chose comme ‘DNS avancé’.
Vous devriez voir plusieurs enregistrements déjà présents. Soyez prudent avec ceux-ci — ne les modifiez pas et ne les supprimez pas. Cela pourrait causer des problèmes de fonctionnalité pour votre site web, ou pour tout autre service auquel ils pourraient être connectés. À moins que vous n'ayez utilisé une plateforme de messagerie avec votre domaine auparavant (voir ci-dessous), vous ne voudrez ajouter que de nouveaux enregistrements.
Enregistrements typiques que vous devrez ajouter
Ceux-ci dépendront également du service que vous utilisez, mais nous utiliserons Spacemail comme exemple ici aussi. Le système d'entrée des enregistrements tend à être structuré de manière à rendre l'ajout de nouveaux enregistrements intuitif.
Enregistrements MX (Mail Exchange)
Les enregistrements MX spécifient où les messages électroniques doivent être livrés. Ils pointent vers les serveurs de messagerie responsables de la gestion des courriels entrants. Ceux-ci garantiront que vos courriels sont livrés correctement. Voici les enregistrements MX que vous ajouteriez pour Spacemail.
Enregistrements SPF (Sender Policy Framework)
Les enregistrements SPF empêchent l'usurpation d'adresse électronique (quelqu'un se faisant passer pour vous par courriel) en spécifiant quels serveurs sont autorisés à envoyer des courriels au nom de votre domaine. Cela permet d'identifier facilement les courriels légitimes. L'enregistrement SPF que vous ajouteriez habituellement pour Spacemail est celui-ci :
Enregistrements DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM ajoute une signature numérique aux courriels sortants, les rendant plus faciles à tracer et empêchant l'usurpation. Les enregistrements DKIM sont définis automatiquement pour chaque domaine connecté à Spacemail, et vous pouvez les trouver dans DNS avancé.
Enregistrements DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
DMARC est un cadre de politique qui améliore l'authentification des courriels en alignant SPF (Sender Policy Framework) et DKIM (DomainKeys Identified Mail). Il aide en outre à prévenir l'usurpation d'adresse électronique, le phishing et l'abus de domaine en s'assurant que les courriels entrants sont légitimes et autorisés.
Spacemail ne configure pas automatiquement les enregistrements DMARC car ils varient considérablement en fonction de vos préférences personnelles. Si vous le souhaitez ou si cela est nécessaire, nous vous recommandons d'utiliser ce générateur DMARC de MXToolbox.
Devrai-je supprimer des enregistrements ?
Si vous avez déjà utilisé un fournisseur de messagerie avec votre domaine auparavant, vous devrez peut-être supprimer certains enregistrements existants. Il devrait être facile de les identifier car ils seront également étiquetés MX/DKIM/SPF/DMARC dans leur classification.
Une fois ce travail de fond terminé, le processus sera très similaire à celui que vous suivriez si vous enregistriez votre domaine avec le même fournisseur. Par exemple, avec Spacemail, vous ajoutez simplement votre domaine manuellement à l'étape un du processus de déballage (plutôt que de le sélectionner dans le menu déroulant, comme vous le feriez si vous vous enregistriez avec Spaceship). Encore une fois, cela variera d'un fournisseur à l'autre, mais sur Spacemail, c'est la première étape du processus de déballage.
Créer une boîte aux lettres
Une fois que vous avez terminé de créer ces enregistrements, ou simplement lié votre domaine, le reste est un jeu d'enfant. Choisissez le nom que vous souhaitez pour votre boîte aux lettres (probablement le vôtre pour commencer). N'oubliez pas de consulter nos conseils pour les conventions de nommage, mais rappelez-vous — comme vous utilisez votre propre domaine, cela peut techniquement être tout ce que vous voulez ! Rien n'est pris. Vous voudrez peut-être vous démarquer en utilisant une seule lettre : j@yoursite.com — c'est plutôt cool, non ? Alternativement, vous pourriez créer une adresse e-mail professionnelle qui inclut votre nom complet, votre titre de poste ou votre rôle.
Ajouter des catchalls et des alias
Un catch-all est exactement ce que cela signifie — si quelqu'un tape anything@yoursite.com, il sera redirigé vers le catch-all. Vous voudrez peut-être que ce soit une boîte de réception secondaire pour éviter un afflux de courriers indésirables. Les catch-alls sont particulièrement utiles pour récupérer les fautes d'orthographe des noms, ou d'autres variations comme info@yoursite.com que les gens pourraient essayer s'ils ne savent pas à qui écrire.
Avec Spacemail, configurer un catch-all est particulièrement facile. Sur votre panneau de lancement, vous verrez l'option sur Spacemail Manager - la rampe de lancement pour Spacemail. Ici, vous pouvez définir votre boîte aux lettres catch-all. Cela peut être votre boîte aux lettres principale - il n'est pas nécessaire de mettre à niveau.
En attendant, les alias vous permettent de créer des adresses e-mail d'entreprise qui redirigent vers plusieurs destinataires (par exemple : pour les départements), et permettent également l'anonymat. Vous les aurez vus utilisés dans presque toutes les entreprises. Avec Spacemail, ajouter une boîte aux lettres supplémentaire à n'importe quel plan est une excellente mise à niveau à faible coût, et cinq sont incluses en standard avec notre plan avancé. En savoir plus sur les alias peuvent être utilisés.
Ajouter les touches finales à votre compte e-mail
Ceux-ci varieront d'un fournisseur à l'autre, mais après la configuration du compte e-mail terminée, et votre nouvelle boîte de réception brillante en fonctionnement, vous voudrez personnaliser quelques dernières choses.
Définir votre nom d'affichage & ajouter une signature
Nous parlons ici de bases réelles. Il vaut la peine de les vérifier pour s'assurer. Vous voulez que vos e-mails s'affichent correctement dès le premier. Donc, s'assurer que votre nom est correct, ajouter une signature à chaque e-mail, et parcourir généralement les Paramètres vous aidera à chaque fois. Nous garantissons que vous trouverez quelque chose à ajuster. De plus, vous voudrez peut-être définir la plateforme dans votre langue préférée pour la rendre encore plus accessible pour vous.
Ajouter votre nouvelle adresse à un client de messagerie tiers
De nombreux fournisseurs de messagerie professionnelle vous permettent de le faire. Pouvoir intégrer votre nouvelle adresse e-mail dans une application que vous utilisez déjà est un moyen très simple de suivre les choses. Et vous pouvez toujours revenir à l'application web à tout moment pour profiter de toutes les fonctionnalités et avantages.
Pour ce faire, il suffit d'activer l'accès IMAP/SMTP/POP3 dans les Paramètres de Spacemail et de suivre les instructions de configuration dans le client de messagerie de votre choix. En général, ces instructions se trouvent dans le menu des paramètres de votre application existante et sont étiquetées quelque chose comme «Ajouter un compte».
Migration des e-mails
Certains fournisseurs de messagerie professionnelle facilitent l'importation des e-mails. Cela peut être utile si vous avez géré vos communications professionnelles ailleurs et que vous souhaitez conserver un enregistrement de tout.
Même si votre fournisseur choisi n'offre pas d'outil de migration personnalisé, vous pouvez généralement effectuer une sorte de solution manuelle en téléchargeant vos e-mails, puis en les téléchargeant à nouveau sur votre serveur de messagerie. Cependant, cela aura toujours des inconvénients (comme la place pour l'erreur humaine), sans parler du fait que cela prend du temps.
Un fournisseur avec un outil de migration facile est définitivement un plus si c'est quelque chose que vous voulez faire. Par exemple, avec Spacemail, notre outil de migration personnalisé offre une expérience de migration plus sûre et plus sécurisée. On vous demandera si vous souhaitez migrer les e-mails existants dans le cadre du processus de déballage, mais vous pouvez le faire à tout moment en allant dans «Paramètres» et en trouvant la boîte «Migration des e-mails».
Définir les règles de filtrage du spam
Enfin, vous voudrez peut-être définir des règles de filtrage qui protègent votre adresse e-mail dès le départ. Vous voudrez peut-être bloquer immédiatement les spammeurs connus qui ont un historique avec votre entreprise, mais l'un des avantages de l'e-mail professionnel est un système de filtrage du spam plus robuste.
Sur Spacemail, vous pouvez ajuster vos paramètres de filtrage en allant dans «Paramètres» et en trouvant la boîte «Gestion du spam» dans le coin inférieur droit.
Profitez des avantages
Vous êtes maintenant prêt et prêt à envoyer ces premiers e-mails de test à vos amis (eh bien, vous devez vérifier que tout est en ordre !). Restez à jour avec toutes les nouvelles versions de Spacemail, ou commentez avec vos pensées et idées ci-dessous. Découvrez les plans de Spacemail par vous-même — nous garantissons qu'un d'eux conviendra parfaitement à votre entreprise.
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