Pourquoi l'email professionnel signifie affaires

L'utilisation de l'email est une constante depuis le début d'Internet. L'importance de l'email en tant qu'outil de communication n'a cessé de croître au fil des ans. Après tout, connaissez-vous quelqu'un qui n'a pas d'adresse email ? Et une entreprise sans email est encore moins probable de nos jours.

La plupart d'entre nous ont probablement utilisé Hotmail, Gmail ou Yahoo! pendant la majeure partie de notre vie, et ils sont devenus une partie intégrante de notre perception de l'email, au point que nous nous sentons connectés à eux. Peut-être même fidèles.

Cela peut signifier que lorsque vous choisissez un fournisseur d'email pour votre entreprise, vous pensez naturellement à eux en premier. Mais aussi bons qu'ils puissent être pour les emails personnels, lorsqu'il s'agit d'email pour votre entreprise, vous pouvez constater qu'ils ne sont pas si bien préparés pour répondre à vos besoins. C'est pourquoi obtenir un email professionnel approprié est essentiel.

Alors, qu'est-ce qu'un email professionnel ?

Un email professionnel est une adresse email qui comporte votre marque ou le nom de votre entreprise. Ainsi, au lieu d'avoir une adresse se terminant par @gmail.com ou @yahoo.com, elle ressemblera à yourname@yoursite.com. 

Pourquoi aurais-je besoin d'un email professionnel ?

Si vous êtes aux premières étapes du lancement d'une entreprise, la configuration d'un email professionnel pourrait ne pas être en tête de votre liste de priorités. Mais négliger cela serait une erreur. 
L'importance de l'email dans la communication d'entreprise ne peut être sous-estimée si les statistiques sont à croire : 62,86 % des professionnels préfèrent communiquer par email et environ 125 milliards d'emails professionnels sont envoyés et reçus chaque jour dans le monde. Que vous envoyiez des messages à d'autres professionnels, que vous parliez directement avec des clients ou que vous vous engagiez dans le marketing par email, l'email sera forcément une partie intégrante de votre entreprise.

Il y a aussi la question des attentes. Réfléchissez-y : seriez-vous plus enclin à faire confiance à un email de businessname@gmail.com ou de name@businessname.com ? Un email professionnel communique instantanément du professionnalisme et de la crédibilité. Les propriétaires de petites entreprises sur Reddit sont également d'accord. 

En réponse à une question sur l'importance de l'email professionnel et comment convaincre un client réticent de faire le changement, mew5175_TheSecond a dit :

"Même pour les entreprises avec de bons avis, en tant que client, j'hésite à faire affaire avec quelqu'un qui a business@gmail.com comme adresse email.

Ça vaut vraiment la peine de payer pour obtenir @business.com"

L'utilisateur dee_lio pensait que la réticence du client communiquait plusieurs choses, notamment :

• "Cette personne fait cela comme une activité secondaire et ne le prend pas au sérieux"
• "Ils sont tellement sensibles aux coûts qu'ils économisent sur l'email de base. Ils coupent trop de coins ou ils sont en train de faire faillite."
• "C'est une arnaque."
• "Cette personne n'a aucune idée de comment se présenter professionnellement."

Les adresses email professionnelles sur mesure facilitent également le branding, qui est un élément clé de la réussite de la construction de votre présence en ligne.

Les avantages de l'email professionnel par rapport à l'email générique

En plus de transmettre la crédibilité et le professionnalisme de la marque, le principal avantage de l'email professionnel est qu'il est généralement intégré à une plateforme spécialement conçue pour répondre aux besoins des entreprises en matière d'email. Cela signifie que vous trouverez une multitude de fonctionnalités et d'avantages par rapport aux fournisseurs d'email génériques.

Que vous dirigiez une grande entreprise avec de nombreux employés ou que vous commenciez en solo ou avec une petite équipe, vos besoins et vos envies ne sont pas si différents. Et les clients de messagerie professionnels répondent généralement aux besoins des utilisateurs avec des fonctionnalités telles que :

Gestion supérieure

Avec des adresses email génériques, il y a une limite à la façon dont vous pouvez optimiser diverses fonctions pour répondre à vos besoins. Avec l'email professionnel, vous aurez généralement une gamme d'options logicielles pour vous aider à gérer le courrier plus efficacement, de l'incorporation de la fonctionnalité de calendrier aux options de filtrage avancées.

Évolutivité facile

Les fournisseurs d'email professionnels permettent généralement une expansion facile, vous pouvez donc créer de nouvelles adresses email à mesure que votre entreprise se développe, ou créer des adresses alias comme info@, admin@, et plus encore pour faciliter la gestion des emails. 

Sécurité avancée 

L'importance de la sécurité des emails ne peut être sous-estimée lorsque les violations de données sont si courantes. L'un des principaux avantages de l'email professionnel est la sécurité. Vous ne traitez pas seulement vos propres données, mais aussi celles de vos clients. Avec des lois comme le RGPD mettant davantage l'accent sur la sécurité, il est crucial d'obtenir la tranquillité d'esprit de votre fournisseur d'email. 

Leur stockage est-il crypté ? Surveillent-ils activement les nouvelles menaces pour s'assurer que les mesures correctes sont en place ? Vous devriez rechercher ces éléments lorsque vous achetez votre email professionnel. Protéger vos clients, c'est vous protéger vous-même.

L'importance de l'email dans les affaires ne disparaît pas

L'utilisation des emails professionnels est peu susceptible de changer, surtout à court terme. Nous avons vu les chatbots et le support en direct exploser, mais cela ne remplace presque jamais complètement les emails, et pour une bonne raison. 

L'email permet une forme de communication spécifique — une qui a plus de poids qu'un chat. Les gens stockent les emails, les gardent comme des archives et s'y réfèrent lorsqu'ils en ont besoin. Ce ne sont pas les téléphones modernes ; ce sont les classeurs modernes. Et c'est quelque chose dont une entreprise aura toujours besoin.

Si ce qui précède est vrai, alors la façon dont vous gérez ces données devient immédiatement vitale pour tout le monde. Pour vous assurer que vous gérez les communications par email de manière responsable et sécurisée, un email professionnel sur mesure pourrait être la seule solution complète.   

Comment choisir votre email professionnel

Tout d'abord, recherchez les fonctionnalités que nous avons mentionnées ci-dessus. Mais celles-ci sont générales — vous voulez adapter votre fournisseur d'email à votre entreprise. Vous devrez examiner attentivement chaque avantage et inconvénient des fournisseurs d'email et voir s'ils correspondent à vos besoins spécifiques.

Tout d'abord, considérez la taille de votre organisation. Avez-vous besoin de plusieurs adresses email alors que vous ne recevez qu'une poignée d'emails par semaine ? 

Qu'en est-il du stockage des emails ? Avez-vous besoin de payer beaucoup, ou pouvez-vous augmenter plus tard ? De nombreux fournisseurs se vantent d'offrir 1 To de stockage dès le départ, mais avec une utilisation moyenne des emails, il est peu probable que ce soit nécessaire. Il est estimé que les individus envoient et reçoivent 126 emails professionnels par jour. Même si vous ne supprimez jamais les emails, il faudrait des décennies pour remplir cet espace. Alors pourquoi payer plus pour autant d'espace dont vous n'avez pas besoin ?

Un autre élément à rechercher est les signes que le fournisseur effectue des mises à jour régulières pour faire face aux dernières menaces. Bien que cela ne soit pas toujours entièrement transparent, recherchez des chats en direct, des blogs détaillant les mises à jour et de bonnes critiques en ligne. Si d'autres entreprises sont satisfaites d'une plateforme, vous ne pouvez probablement pas vous tromper.

En fin de compte, la plateforme d'email parfaite est celle qui peut évoluer avec vous, en commençant par un coût faible, ne facturant plus que lorsque vous avez réellement besoin du service amélioré. 

Comment créer facilement un email professionnel en 2024

Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin d'un fournisseur d'email professionnel, il est temps de créer votre email professionnel. Spacemail email professionnel est un choix solide pour les entreprises de toutes tailles, répondant à tous les besoins décrits dans cet article de blog.

Créé avec la sécurité au cœur, Spacemail offre un stockage de données sécurisé, un envoi crypté, des emails protégés par mot de passe, ainsi que Jellyfish — des contrôles anti-spam intelligents qui s'adaptent à vos besoins et désirs particuliers.

Spacemail est également intégré à la plateforme Spaceship, permettant une intégration facile avec tous les produits web dont vous avez besoin pour être en ligne, que vous soyez un novice en technologie ou un utilisateur plus expérimenté. Conçu avec simplicité à l'esprit, Spacemail est intuitif et facile à configurer, accessible partout et à tout moment. Avec une telle facilité d'utilisation, vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise plutôt que sur des configurations compliquées.

Professionnalisez vos communications

L'email est essentiel pour communiquer en ligne, et il ne montre aucun signe de ralentissement, en particulier dans le monde des affaires. Si vous voulez une plateforme de messagerie qui transmet du professionnalisme, valorise la sécurité et offre une gestion et une évolutivité sans effort, obtenez une messagerie professionnelle qui signifie affaires avec Spacemail aujourd'hui.