La plupart d'entre nous ont probablement déjà été victimes d'une forme de cybercriminalité par email. En fait, si la majorité d'entre nous ouvrait nos boîtes de réception personnelles littéralement maintenant, nous serions susceptibles de trouver une sorte d'escroquerie par hameçonnage nous invitant à entrer des données sous de faux prétextes. On a l'impression qu'il y a une nouvelle arnaque à éviter presque tous les jours.
Mais les risques augmentent lorsque vous êtes une entreprise. Il y a beaucoup plus de choses à suivre, et une grande partie de vos informations est publiquement disponible (que ce soit par l'enregistrement de l'entreprise ou simplement sur votre propre site web). Ces informations peuvent faciliter la tâche de certains types d'escrocs pour vous convaincre qu'ils ont un but légitime, ou simplement imiter votre entreprise. Les problèmes vont au-delà du phishing également.
Il est bon de se rappeler, par exemple, que vous enverrez souvent des informations sensibles à vos clients concernant leurs comptes ou leurs commandes. Toute intrusion ou violation risque d'exposer leurs données ainsi que les vôtres. Cela rend la sécurité beaucoup plus intégrante dans le choix des fournisseurs de messagerie par les entreprises.
En fait, profiter des entreprises (sans surprise) précède Internet. La plupart des entreprises, même maintenant, reçoivent des lettres physiques de soi-disant conseillers fiscaux (et similaires) prétendant représenter le gouvernement, ou faisant référence à des amendes gouvernementales comme si elles allaient être émises si vous n'utilisez pas leur service. L'email rend simplement infiniment plus facile de vous bombarder avec des attaques similaires.
Cybercrime et petites entreprises
En effet, plus de 77 % des petites entreprises ont reçu des cyberattaques par email, et cela semble logique quand on pense à quel point vous pourriez être une cible juteuse. Du point de vue des attaquants, vos mesures de sécurité sont probablement moins robustes que celles des grandes entreprises — en raison de contraintes financières et de personnel, mais vous pourriez tout de même avoir des ressources ou des données précieuses à voler.
Mais cela ne s'arrête pas là. Les cybercriminels tentent même de se faire passer pour des petites entreprises en utilisant leurs noms dans des adresses email frauduleuses. Ces messages peuvent même contenir les noms et les rôles de vrais employés, contacts ou fournisseurs pour ajouter de la légitimité. Des services comme LinkedIn n'ont pas aidé à cela. Bien qu'ils soient des ressources inestimables pour les employeurs et les employés, ils sont essentiellement des bases de données contenant ce qui serait autrement des informations difficiles à trouver.
Comme pour tout, plus il y a de données en ligne, plus elles peuvent être utilisées comme armes. Il est bon de garder au minimum tout ce que vous publiez sur vous ou sur toute partie de votre entreprise.
Mais les fournisseurs de messagerie sécurisée peuvent aider…
Les meilleurs fournisseurs de messagerie défendent la sécurité pour protéger les informations sensibles échangées par email. Pour les raisons déjà mentionnées, c'est un réel avantage pour les clients professionnels comme vous, et en effet, une enquête récente que nous avons réalisée auprès des clients l'a confirmé. Plus de 83 % des personnes ont déclaré que la sécurité était la principale raison de leur choix de fournisseur de messagerie.
L'une des mesures clés à toujours prendre en compte est le chiffrement. Dans la même enquête, 88,7 % des répondants ont déclaré que le chiffrement était la fonctionnalité la plus importante de toutes. Cela peut prendre de nombreuses formes. Le chiffrement des données là où elles sont stockées est souvent négligé, mais il est important. Si les données sont stockées chiffrées, toute personne qui pirate le serveur de messagerie ne trouvera que du jargon incompréhensible. En tant que petite entreprise, vous devriez également rechercher des fournisseurs proposant des messages autodestructeurs ou protégés par mot de passe pour aider à la confidentialité.
La combinaison des fonctionnalités de sécurité typiques des emails professionnels les aide généralement à se conformer aux réglementations sur la protection des données telles que le RGPD et la HIPAA.
Personnalisation accrue des fonctionnalités de sécurité
Recherchez des fonctionnalités permettant un niveau de personnalisation plus élevé lors du choix de votre messagerie professionnelle. Par exemple, des outils améliorés pour vous aider à catégoriser les emails par sujet ou type. Ceux-ci peuvent vraiment aider lorsqu'il s'agit de trier de grands volumes de messages.
De même, la création de boîtes aux lettres génériques comme info@ ou admin@ qui redirigent vers des équipes ou des personnes spécifiques est une autre fonctionnalité utile. Celles-ci sont appelées alias, et la plupart des bons fournisseurs de messagerie professionnelle vous en proposeront plusieurs. Ils vous permettent de transférer des messages de boîtes aux lettres génériques comme celles mentionnées ci-dessus vers plusieurs boîtes aux lettres, ce qui a l'avantage supplémentaire de permettre à plusieurs personnes de les surveiller, ainsi que de protéger leur identité.
Sécurité et anti-spam
Le spam pose un risque accru pour les petites entreprises par rapport aux individus. Mais qu'est-ce que la protection anti-spam exactement ?
En termes simples, elle vous permet de bloquer les messages des expéditeurs que vous identifiez comme non fiables. Mais les bons offrent encore plus que cela. Les meilleurs filtres anti-spam utilisent des outils comme l'apprentissage automatique pour anticiper ce qui est susceptible d'être du spam en fonction de vos classifications précédentes, mettant automatiquement les arnaques de phishing dangereuses hors de portée de vous et de vos employés.
Le filtrage adaptable est également essentiel pour garder le contrôle de vos emails professionnels. Besoin de changer une règle, ou trouvé quelque chose dans le spam qui ne devrait pas y être ? Vous devriez pouvoir ajuster les paramètres facilement. Les dérogations manuelles sont une fonctionnalité essentielle à rechercher dans les filtres anti-spam.
Obtenir une protection DMARC, SPF et DKIM
Mais qu'en est-il de ces personnes embêtantes qui usurpent l'identité de votre entreprise ? Y a-t-il un moyen de les arrêter ?
Le problème est que c'est plus complexe que de simplement penser que vous êtes en sécurité parce que votre compte est sécurisé. Ces usurpateurs n'ont souvent pas besoin de pénétrer dans votre compte pour usurper une adresse email qui ressemble à la vôtre. C'est là que ces fonctionnalités de messagerie sécurisée intelligentes entrent en jeu :
- SPF : Le Sender Policy Framework est un protocole qui permet aux propriétaires de domaine de spécifier quels serveurs de messagerie sont autorisés à envoyer des emails au nom de leur domaine. Il fonctionne en publiant un enregistrement spécifique dans le DNS (Domain Name System) qui répertorie les serveurs de messagerie autorisés. Lorsqu'un email est reçu, le serveur de messagerie du destinataire peut vérifier l'enregistrement SPF du domaine de l'expéditeur pour vérifier si le serveur de messagerie expéditeur est autorisé à envoyer des emails au nom de ce domaine. Si la vérification SPF échoue, indiquant que l'email est envoyé depuis un serveur non autorisé, il peut être signalé ou rejeté.
- DKIM : DomainKeys Identified Mail ajoute une signature numérique à un message électronique. Cette signature est générée à l'aide d'une clé privée associée au domaine de l'expéditeur et est ajoutée (invisiblement) à l'en-tête de l'email. Le serveur de messagerie du destinataire utilise ensuite la clé publique, publiée dans le DNS par le domaine de l'expéditeur (de manière similaire à SPF), pour vérifier la signature. Si la signature est valide, cela prouve que l'email est légitime, mais confirme également qu'il n'a pas été altéré en transit. Si la vérification de la signature échoue, cela indique une altération potentielle ou une source illégitime.
- DMARC : Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (c'est un peu long mais restez avec nous) s'appuie sur SPF et DKIM en permettant aux propriétaires de domaine de choisir comment le serveur de messagerie du destinataire doit traiter un email qui échoue à une vérification d'authentification. Ils peuvent choisir si l'email est mis en quarantaine ou rejeté. De plus, DMARC permet aux propriétaires de domaine de recevoir des rapports des récepteurs d'emails sur les emails qui réussissent ou échouent à l'authentification, vous aidant à surveiller ce qui se passe en termes d'usurpateurs.
SPF, DKIM et DMARC travaillent ensemble pour vérifier la légitimité de l'identité de l'expéditeur et prévenir l'usurpation d'email et l'usurpation de domaine :
- SPF valide le serveur d'envoi.
- DKIM assure l'intégrité du contenu de l'email et du domaine de l'expéditeur.
- DMARC fournit des politiques et des rapports, vous permettant, en tant que propriétaire d'entreprise, de spécifier quelles actions doivent être prises pour les emails qui échouent à l'authentification et de recevoir des rapports sur les résultats d'authentification lorsque quelqu'un essaie d'envoyer un email en se faisant passer pour vous.
Mais pourquoi ne pas choisir un grand nom ?
Récemment, il y a eu un changement, avec de plus en plus d'individus et d'entreprises se détournant de leur dépendance aux géants de la technologie — comme Google, Apple et Microsoft.
Il y a des préoccupations croissantes quant à la manière dont ces entreprises gèrent les données. Google a connu une violation de serveur en 2018, et Microsoft en 2021 où des données ont été accédées illégalement. Mais plus généralement, ce sont les révélations faites par Edward Snowden en 2013, montrant que la NSA pourrait potentiellement avoir un accès direct aux serveurs des grandes entreprises technologiques (sous couvert de programmes comme PRISM), qui ont vraiment fait se demander aux gens si leurs données étaient compromises avec ces entreprises avant même que les violations ne soient prises en compte.
En conséquence, les individus et les entreprises sont devenus plus prudents et ont commencé à explorer les alternatives offertes par des fournisseurs de services de messagerie plus petits et plus axés sur la confidentialité.
Mais c'est plus que cela. Les petits fournisseurs de messagerie sécurisée offrent des choses que les grands ne font pas en plus des avantages de sécurité que nous avons mentionnés. De nombreuses entreprises apprécient vraiment le niveau de flexibilité et de personnalisation qu'ils offrent, ainsi que des tarifs et plans plus compétitifs qui évoluent avec votre entreprise.
Certaines petites entreprises préfèrent simplement ne pas renforcer la mainmise monopolistique des géants sur nos vies en faisant leur petite part pour soutenir les petites entreprises.
L'avenir de l'email professionnel
Lorsqu'il s'agit de choisir le bon email professionnel, vous devez pouvoir obtenir des niveaux de sécurité élevés, mais aussi un système qui rend l'email professionnel sans effort. Ainsi, les communications professionnelles circulent plus librement, mais la sécurité n'est jamais compromise.
En fait, vous devriez pouvoir obtenir un service de messagerie professionnelle sécurisé et simple qui fait partie d'une plateforme web plus large. Une plateforme où vous pouvez intégrer automatiquement votre nom de domaine dans votre adresse email, et intégrer d'autres produits web dans votre solution idéale — en sachant que chaque partie de la plateforme est sécurisée.
C'est pourquoi nous avons créé Spacemail business email. C'est une technologie conçue pour les « êtres humains réels », et mise à jour activement pour contrer les dernières menaces de sécurité. De plus, elle s'intègre dans la plateforme plus large Spaceship, pour vous aider à faire de meilleures affaires en ligne partout avec la sécurité et la simplicité comme normes — toujours.
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