Pernahkah Anda bertanya-tanya tentang berapa banyak penyedia email yang ada? Ketika Anda benar-benar memikirkannya, Anda dengan cepat menyadari ada ratusan platform di seluruh dunia, dan mereka terbagi menjadi beberapa jenis yang berbeda.
Banyak dari kita mungkin memiliki akun email pribadi pertama kita dengan siapa pun yang menyediakan Internet kita (pikirkan AOL, Freeserve, Tiscali, dan sejenisnya), sebelum beralih ke penyedia seperti Hotmail dan (sekitar 8 tahun kemudian), Gmail.
Itu adalah penyedia selanjutnya yang benar-benar membawa email ke tingkat berikutnya. Dengan membuatnya lebih mudah diakses, memungkinkan kita memiliki beberapa alamat, penyimpanan gratis, dan akses online dari mana saja (berbeda dengan aplikasi Outlook kuno di PC rumah kita), email tiba-tiba menjadi lebih mudah. 'Merek' pilihan Anda mengatakan banyak tentang Anda seperti email yang Anda pilih. Ambil itu dari pengguna Hotmail asli selama lebih dari dua dekade.
Email untuk hari ini
Tapi ini tahun 2024, dan waktu telah berubah. Terutama dalam hal email bisnis, yang terutama akan kita fokuskan di sini.
Baru-baru ini, ada beberapa cerita besar tentang pencurian data, atau pengumpulan data dari perusahaan besar, termasuk Google dan Microsoft. Lebih dari itu, banyak penyedia email gratis memindai (memindai) data email dan menjualnya kepada pengiklan. Hingga 2017, Google sendiri mengakui melakukan ini.
Penyedia email gratis alternatif juga tidak kebal dari masalah serupa… Karena nilai data dapat menimbulkan masalah selain keamanan — itu dapat menambah nilai finansial. Tahun ini, kami melihat Skiff, penyedia email independen yang menawarkan paket email gratis, dibeli oleh Notion. Akibatnya, seluruh rangkaian produk mereka, termasuk platform email mereka, akan dihentikan. Ini mungkin karena mereka berakhir dalam posisi di mana data mereka (jutaan anggota) lebih berharga daripada pendapatan yang dihasilkan oleh rangkaian produk, sehingga pemilik baru melihat sedikit manfaat dalam melanjutkan layanan.
Namun ada jenis penyedia email lain. Yang mengutamakan keamanan dan privasi, dan lebih berpusat pada bisnis. Penyedia ini sering disebut sebagai penyedia 'email profesional' dan biasanya memiliki biaya kecil setiap bulan. Tapi bagaimana perbandingan opsi hosting email gratis vs berbayar?
Mengapa membayar untuk sesuatu yang bisa Anda dapatkan secara gratis?
Mengapa tidak menggunakan email gratis? Mudah untuk membayangkan bahwa mendapatkan rencana email Anda secara gratis dari salah satu perusahaan besar berarti Anda menang. Lagi pula, dalam resesi apa yang lebih penting daripada biaya? Jadi mengapa Anda membutuhkan layanan email berbayar?
Yah, pertama-tama, seperti pepatah mengatakan, jika produknya gratis, Anda adalah produknya. Dan, di dunia dengan undang-undang seperti GDPR, bisnis terutama tidak dapat mengambil risiko data pribadi pelanggan mereka. Terjebak dalam pelanggaran data dapat memiliki implikasi keuangan dan reputasi yang jauh lebih buruk.
Baru-baru ini, Hotmail kesayangan saya sendiri (sekarang bermerek Outlook, tentu saja) memperkenalkan biaya pada akun saya untuk pertama kalinya, secara retroaktif memutuskan untuk mengurangi ruang disk saya secara substansial kecuali saya membayar. RIP 'freemail'.
Itu adalah langkah yang tidak populer (setidaknya di kantor saya yang hanya satu orang). Setelah mengisi ruang gratis selama bertahun-tahun dengan banyak email (saya sangat populer dengan spammer), dan tentu saja, lampiran gigabyte yang berfungsi sebagai bentuk cadangan yang buruk (katakan pada saya bahwa Anda tidak mengabaikan kenyataan yang sama yang menyedihkan di kotak masuk Anda...)
Itu terasa licik, dan pada saat itu, saya tidak menyadari ada solusi yang mudah. Tapi ada — lebih lanjut tentang itu nanti.
Demikian pula, untuk mendapatkan fitur paling canggih dari Gmail, Anda juga harus meningkatkan. Bermerek Google Workspace, rencana ini mencoba meniru apa yang dilakukan banyak penyedia email berbayar lainnya dengan memungkinkan Anda menggunakan domain Anda sendiri, tetapi dengan banyak fitur yang mungkin tidak dibutuhkan oleh bisnis rata-rata, harga yang cukup besar dari sekitar $7,20 per pengguna, per bulan segera bertambah jika Anda memiliki bisnis yang cukup besar.
Jadi bahkan opsi "gratis" tidak begitu gratis lagi, dan kita bahkan belum memulai.
Self-hosting webmail perusahaan Anda
Ya baiklah, saya mendengar Anda di belakang. Memang mungkin untuk meng-host webmail Anda sendiri. Faktanya, yang Anda butuhkan hanyalah domain dan paket hosting yang tepat untuk melakukannya. Aplikasi seperti Roundcube gratis dan disertakan dengan sebagian besar CMS gaya cPanel. Ini berarti Anda dapat dengan mudah mengklik dan membuat akun email.
Kekurangannya (karena selalu ada satu ketika sesuatu terlihat terlalu bagus untuk menjadi kenyataan), adalah desain yang relatif buruk, ketinggalan zaman, dan kurangnya fitur. Beberapa dari mereka terlihat seperti lahir pada tahun 1998, dan tidak menua dengan baik. Dan maksud saya, terlihat persis sama seperti saat itu.
Juga, kembali ke keamanan lama, aplikasi email DIY gratis ini tidak mungkin memiliki keamanan yang sama bahkan dengan platform gratis, apalagi sesuatu yang lebih kuat.
Email profesional yang sebenarnya
Dan jadi, kita akhirnya mencapai inti dari pesta digital ini. Penyedia berbayar. Kita tidak berbicara tentang opsi 'freemail' berbayar yang sudah kita sebutkan.
Ini menawarkan sesuatu yang sangat berbeda. Sederhananya, mereka dirancang untuk bisnis dan memiliki alat dan fitur unik yang membuat menguasai komunikasi bisnis jauh lebih mudah.
Mungkin yang paling penting, penyedia ini memungkinkan Anda untuk menyertakan domain bisnis Anda dalam alamat email, sehingga Anda mendapatkan alamat yourname@yourdomain.com yang terlihat profesional.
Alamat-alamat ini segera menyampaikan legitimasi kepada siapa pun yang menerimanya. Mereka membuatnya jelas bahwa Anda berasal dari bisnis dan bukan penipu yang menyamar (yang mungkin mendaftarkan alamat seperti yourbusiness@gmail.com).
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih email untuk bisnis
Tetapi, seperti halnya apa pun, ada pertimbangan penting yang harus diingat saat Anda memilih email bisnis Anda.
Fitur bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, jadi ada baiknya mengetahui apa yang harus dicari. Manfaat mereka umumnya terbagi dalam area berikut.
Keamanan dan Privasi
Enkripsi: Pastikan layanan yang Anda pilih menawarkan tingkat enkripsi yang Anda puas, terutama dalam hal menyimpan data Anda. Sementara beberapa layanan gratis mungkin menambang data ini untuk dijual kepada pengiklan, seperti yang kami sebutkan, salah satu poin penjualan utama penyedia email premium adalah bahwa mereka tidak melakukan ini. Beberapa layanan secara aktif mengenkripsi data Anda saat disimpan di server sehingga bahkan jika keamanan mereka dikompromikan, data Anda tidak akan terungkap.
Otentikasi Dua Faktor (2FA): Dukungan untuk 2FA menambahkan lapisan keamanan tambahan dengan memerlukan bentuk verifikasi kedua selain hanya kata sandi. Biasanya, ini akan berupa ponsel atau perangkat khusus.
Memantau ancaman baru secara aktif: Mungkin hal yang paling penting dari semuanya adalah memilih perusahaan yang masih secara aktif memperbarui langkah-langkah keamanan mereka untuk menangani ancaman terbaru. Anda mungkin dapat mengetahui informasi ini dengan cepat dengan memindai halaman beranda mereka untuk pembaruan terbaru, memeriksa blog perusahaan mereka, atau melihat apakah mereka memiliki dukungan langsung yang baik.
Pusat Data: Dengan menyimpan data menggunakan metode penyimpanan terdistribusi, ada tingkat redundansi untuk penyimpanan email Anda. Ini berarti data sangat tidak mungkin hilang seperti jika Anda menyimpan semua pesan Anda di komputer pribadi Anda, dan ini salah.
Kustomisasi dan Branding
Nama Domain: Seperti yang kami sebutkan, kemampuan untuk menggunakan nama domain Anda untuk alamat email adalah fitur hebat yang hampir semua platform email profesional tawarkan, menempatkan merek Anda di pusat apa yang mereka lakukan.
Filter yang Ditingkatkan: Memungkinkan Anda untuk mengelola email dengan lebih efektif adalah poin penjualan utama lainnya untuk layanan email profesional. Ketika Anda menerima sejumlah besar email, kemampuan untuk menyortir dan mengklasifikasikannya dengan cara yang berbeda memungkinkan Anda untuk mempertahankan kotak surat yang bersih dan pragmatis.
Kotak surat pengguna ganda: Penting bagi banyak bisnis adalah kemampuan untuk menambahkan beberapa pengguna untuk anggota staf. Selain itu, alias dan catch-all (seperti info@yoursite.com) bisa menjadi fitur yang berguna dalam melindungi identitas pekerja, atau untuk memungkinkan lebih dari satu orang memantau kotak surat yang sama.
Keandalan
Jaminan Uptime: Anda ingin ketenangan pikiran bahwa Anda dapat mengakses email Anda kapan saja, siang atau malam. Keandalan adalah faktor kunci ketika memilih penyedia email profesional Anda. Carilah jaminan sekitar 99,9% untuk memastikan Anda mendapatkan tingkat uptime yang tepat. Terkadang, perusahaan akan menawarkan penggantian jika mereka gagal memenuhi jaminan mereka. Ada baiknya memeriksa kebijakan mereka tentang ini sehingga Anda tahu di mana posisi Anda.
Skalabilitas: Anda mungkin tidak memiliki banyak pengguna sekarang, tetapi bisnis Anda semoga akan tumbuh. Memilih layanan yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda, memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambah atau menghapus akun, mungkin akan menghemat banyak waktu dan energi di kemudian hari.
Dukungan Pelanggan
Seperti yang kami sebutkan tentang memastikan perusahaan tetap up-to-date dengan ancaman online, departemen layanan pelanggan yang baik adalah suatu keharusan — terutama jika Anda baru dalam email profesional. Ada opsi di luar sana dengan obrolan langsung 24 jam, memastikan Anda tidak akan menunggu lama untuk mendapatkan bantuan jika Anda membutuhkannya.
Manajemen Spam
Cari filter spam yang kuat yang secara efektif memblokir email sampah sambil meminimalkan positif palsu (email sah yang ditandai sebagai spam). Idealnya, Anda menginginkan filter spam yang berfungsi dengan baik langsung dari kotaknya tetapi juga memungkinkan Anda untuk menimpanya saat diperlukan. Yang terpenting, Anda ingin dapat dengan jelas meninjau apa yang telah dikarantina, karena kita semua pernah mengalami saat email tidak tiba karena filter spam yang terlalu aktif.
Opsi Koneksi & Integrasi
Memiliki email kami di ujung jari kami setiap saat tidak hanya diharapkan di zaman modern, itu adalah suatu keharusan. Penyedia yang dapat diakses setiap saat, di mana pun kita berada adalah suatu keharusan. Platform email profesional terbaik menawarkan integrasi yang mudah ke dalam klien email yang ada, seperti Outlook atau Gmail.
Memperkenalkan Spacemail
Spacemail, oleh Spaceship, adalah platform email canggih baru yang dibangun dari awal untuk bisnis. Ini memiliki semua alat yang telah kami sebutkan dalam artikel ini, dari manajemen anti-spam canggih hingga pembaruan ancaman keamanan yang sering.
Anda dapat dengan mudah mengintegrasikannya ke dalam perangkat lunak yang ada untuk digunakan di perangkat apa pun, atau mengaksesnya melalui portal webmail online yang aman menggunakan browser favorit Anda. Dengan tim dukungan pelanggan 24/7 dari para ahli, siap membantu kapan pun Anda membutuhkannya.
Akhir tahun ini, kami akan meluncurkan alat migrasi mudah untuk Spacemail, yang akan memungkinkan Anda memindahkan konten email yang ada ke paket Spacemail Anda. Ini akan memudahkan untuk beralih, dengan keyakinan bahwa Anda tidak akan kehilangan akses mudah ke email penting yang Anda miliki di akun Anda yang ada. Coba Spacemail hari ini, mulai dari hanya $0,37 per bulan. Anda bahkan dapat memilih uji coba gratis selama 30 hari. Anda tidak akan rugi dengan mencoba platform email canggih kami yang baru.
Bagikan pemikiran Anda