Bisakah saya memigrasi email saya ke penyedia lain?

Akun email. Mereka adalah lemari arsip modern kita, tempat kita menyimpan lebih banyak kehidupan kita daripada yang kita akui.

Selama bertahun-tahun, email saya sendiri telah menjadi arsip pekerjaan, tempat penyimpanan dokumen penting, dan basis data perusahaan tepercaya yang pernah saya gunakan sebelumnya — dan saya yakin itu hanya puncak gunung es. 

Jadi, ketika Microsoft memperkenalkan biaya baru untuk layanan email yang saya anggap remeh, saya tidak punya pilihan selain membayarnya. 

Tapi kemudian saya berpikir — bagaimana jika mungkin memindahkan tambal sulam komunikasi hidup saya ke tempat lain? Tempat yang tidak hanya mencoba memaksa saya ke biaya baru. Mungkin bahkan tempat yang menawarkan sesuatu yang sedikit berbeda. Bagaimanapun, sudah lama sejak saya benar-benar melihat apa yang bisa dilakukan email untuk saya.

Apakah mungkin untuk memindahkan email?

Ini adalah pertanyaan pertama saya. Seperti yang bisa Anda bayangkan, jaringan file dan lampiran saya memakan beberapa gigabyte. Sepertinya setiap kali saya mencoba memindahkan sejumlah besar data di masa lalu, saya mengalami masalah yang seharusnya sudah terpecahkan saat Bill Gates mendapatkan kacamata yang sedikit lebih bergaya. 

Untuk kelegaan saya, ada cara untuk menghilangkan kekacauan dari migrasi email dan mengurangi risiko kehilangan data.

Mencari penyihir

Seperti halnya apa pun, jika didekati dengan cara yang salah, migrasi bisa menjadi bisnis yang rumit. Jadi, ketika saya mencari penyedia baru, saya fokus pada yang memiliki 'wizard' yang memudahkan. Alat migrasi ini biasanya memungkinkan Anda memilih apa yang ingin Anda pindahkan (hanya email, email dengan lampiran, struktur file, dan sebagainya) dalam proses langkah demi langkah. 

Hanya beberapa tahun yang lalu, alat-alat ini tidak umum. Untungnya, sekarang ada banyak pilihan. Tapi kita akan membahas ini dan cara lain untuk bermigrasi nanti.

Alasan Anda mungkin perlu untuk bermigrasi

Mungkin Anda memiliki email kerja atau kuliah yang akan segera Anda kehilangan aksesnya dan ingin menyimpan file atau catatan komunikasi Anda. Namun, ada baiknya memeriksa ulang dengan atasan/administrator Anda bahwa migrasi tidak akan melanggar kebijakan data apa pun sebelum memulai migrasi akun-akun ini.

Atau, dan lebih dramatis lagi, penyedia email Anda mungkin sedang 'dihentikan'. Skiff adalah contoh terbaru dari hal ini. Ketika dibeli oleh Notion, email adalah salah satu dari beberapa produk yang dihapus dari lineup mereka. 

Alasan Anda mungkin ingin untuk bermigrasi

Selain biaya baru, peristiwa kehidupan, dan penutupan mendadak, ada alasan lain untuk mempertimbangkan perubahan. Beberapa dari alasan ini muncul dalam beberapa tahun terakhir, karena pentingnya keamanan data telah menjadi perhatian utama kita. 

Regulasi

Hukum seperti GDPR dan CCPA telah menjadikannya pelanggaran hukum jika tidak menjaga data sensitif dengan benar, yang merupakan perhatian besar bagi mereka yang berbisnis. Jika sebuah bisnis menggunakan layanan yang mengkompromikan data pelanggannya, itu bisa menjadi masalah. Beberapa penyedia email — biasanya disebut sebagai penyedia 'email bisnis' — memiliki tanggung jawab yang jauh lebih besar terhadap keamanan karena alasan ini. 

Keandalan

Downtime yang berlebihan mungkin menyebabkan penundaan dalam mengirim atau menerima email. Keandalan bukanlah sesuatu yang kita pikirkan penting sampai menjadi masalah. Orang lain telah menjadi korban filter spam yang terlalu bersemangat yang campur tangan ketika seharusnya tidak. 

Saya mengalami ini secara pribadi dengan akun Microsoft saya. Perusahaan yang sering saya berinteraksi tiba-tiba dikirim langsung ke folder sampah tanpa peringatan. Selain membuat frustrasi, ini juga mahal, terutama ketika terjadi dengan faktur yang sensitif terhadap waktu. 

Sekali lagi, yang disebut 'email bisnis' ('yang disebut', karena fitur-fiturnya yang ditingkatkan sebenarnya berguna bagi siapa saja) datang untuk menyelamatkan. Biasanya, penekanan yang lebih besar diberikan pada penyempurnaan fitur seperti filter spam. 

Biaya dan keamanan

Mungkin alasan utama Anda ingin mengganti penyedia adalah untuk mengurangi biaya dan/atau meningkatkan keamanan. 

Ketika saya memutuskan untuk meninggalkan Hotmail, ini adalah kekhawatiran utama saya. Bagaimanapun, Microsoft terlibat dalam pelanggaran data pada tahun 2023, dan saya tahu pasti ada tempat yang lebih murah daripada £19.99/tahun ($24.99/tahun) yang saya bayarkan kepada mereka hanya untuk menjaga akun saya. (Dan itu tanpa memperhitungkan betapa kesalnya saya harus membayar untuk sesuatu yang sebelumnya saya dapatkan secara gratis).

Demikian pula, Google juga mengalami bagian yang adil dari pelanggaran keamanan email. Selain itu, pada tahun 2022, Google menghentikan beberapa fitur untuk Gmail bagi pengguna yang tidak meningkatkan ke opsi Workspace premium, menyebabkan protes di saluran seperti Reddit. Ini berarti penyedia 'besar' tidak lagi menjadi penyedia 'terpercaya'. Hal ini membuat banyak orang, terutama bisnis kecil, mencari alternatif. 

Apakah ada kekurangan dalam migrasi email?

Kami telah membahas manfaat migrasi email, tetapi apakah ada kekurangannya? Jawaban singkatnya adalah tidak — dengan beberapa syarat. Mari kita anggap bahwa, seperti saya, Anda memiliki alasan yang baik untuk pergi, dan Anda tidak bermigrasi dari sistem internal lama yang dibuat khusus. Anda juga telah meluangkan waktu untuk meneliti penyedia terbaik untuk Anda — dan itu adalah penyedia dengan wizard migrasi yang mudah. 

Hal terpenting yang perlu Anda lakukan adalah memastikan akun baru Anda memiliki ruang yang cukup. Kehabisan ruang di tengah migrasi dapat menyebabkan beberapa file tidak ditransfer atau, dalam skenario terburuk, prosesnya gagal. 

Hal kecil lain yang perlu dipertimbangkan adalah fakta bahwa Anda mungkin mengalami gangguan pada layanan email biasa Anda saat migrasi berlangsung, jadi disarankan untuk menjalankan prosesnya semalam, atau ketika Anda tahu bisnis akan sepi. Mungkin hari libur umum.

Bagaimana jika penyedia email yang saya inginkan tidak memiliki alat migrasi?

Ada beberapa opsi yang bisa Anda coba dalam hal ini. 

Gabungkan akun terlebih dahulu 

Ada perangkat lunak di luar sana (seperti Thunderbird) yang memungkinkan Anda menambahkan dan mengakses semua akun, pesan, kalender, dan kontak Anda di satu tempat. Dengan menambahkan kedua akun (lama dan baru) ke perangkat lunak surat yang sama menggunakan IMAP, Anda dapat menyeret dan melepaskan email dari satu akun ke akun lainnya. Jika Anda melakukan ini di platform berbasis cloud, itu akan disinkronkan di mana-mana.

Alat pihak ketiga

Ada beberapa alat migrasi pihak ketiga, seperti MailJerry, yang dapat membantu Anda dengan migrasi. Namun, ini bisa cukup mahal. Misalnya, memigrasi kotak surat yang berukuran lebih dari 250 MB dikenakan biaya $12.99/bulan dari MailJerry. Dan Anda harus repot menemukan, mengunduh, dan mengoperasikan alat pihak ketiga.

Sewa seorang ahli

Jika metode di atas tidak berhasil, Anda bisa mempertimbangkan untuk menyewa ahli teknis untuk migrasi manual. Proses seperti ini memerlukan penyesuaian pengaturan domain, catatan DNS, dan konfigurasi catatan MX. Ini bisa dengan mudah menjadi penuh jargon dan menakutkan bagi pemula. 

Menyewa seseorang untuk melakukan ini akan menghilangkan stres dari melakukannya sendiri, tetapi itu berarti memberikan akses ke data berharga Anda kepada pihak ketiga, meskipun seorang profesional. Ini juga bisa berharga hingga $150 per kotak surat. 

Tentu saja, semua ini bisa dihindari jika Anda memilih penyedia email baru yang menawarkan alat migrasi bawaan, jadi ada baiknya mempertimbangkan fitur ini dalam pencarian Anda. 

Alat migrasi bawaan 

Sekitar lima tahun yang lalu, sangat sedikit platform dengan alat migrasi bawaan. Sekarang fitur ini disertakan sebagai standar dengan banyak penyedia. Tetapi untuk menjaga kesederhanaan, mari kita lihat lebih dekat Spacemail email bisnis dari Spaceship dan alat migrasinya sebagai contoh bagaimana mereka bekerja. 

Dari panel akun Spacemail Anda, Anda cukup pergi ke 'Pengaturan', lalu klik 'Migrasi email'.

Isi formulir. 'Akun email sumber' Anda adalah akun yang Anda impor datanya. Dalam hal ini, akun tujuan secara otomatis akan menjadi akun Spacemail baru Anda. Anda perlu mencari tahu nama server IMAP dari akun email sumber Anda, dan nomor port. Biasanya, informasi ini dapat ditemukan di 'Preferensi' atau 'Pengaturan Akun'. Seharusnya mudah untuk menemukan lokasi yang tepat langsung dari penyedia layanan Anda. Setelah Anda memasukkan semuanya, klik tombol ungu 'Migrasi email'.

Proses migrasi akan dimulai. Sekarang setelah Anda memulai prosesnya, Anda bisa bersantai sementara migrasi ditangani dengan aman dan efisien. 

Tips akhir untuk migrasi yang sukses

Untuk memastikan migrasi Anda berhasil dan bebas masalah, pilih penyedia Anda dengan hati-hati. Anda memerlukan platform yang intuitif dan andal saat memindahkan email Anda. 

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, pastikan Anda memiliki cukup ruang di akun tujuan untuk menghindari kesalahan atau kegagalan. Disarankan untuk menghapus email dan lampiran yang tidak diinginkan sebelum migrasi untuk menghemat biaya penyimpanan yang tidak Anda butuhkan. Anda juga bisa memanfaatkan kesempatan ini untuk menerapkan struktur file yang jelas sehingga Anda tahu di mana semuanya berada. Alat migrasi Spacemail mempertahankan struktur email Anda termasuk folder dan sub-folder, jadi ini adalah pilihan yang bagus bagi mereka yang sudah memiliki sistem yang rapi.