Cara memilih alamat email bisnis dan pribadi yang tepat

Kami sering ditanya oleh pelanggan bagaimana cara memilih alamat email. Memilih alamat email — yang mudah diingat dan terdengar profesional — lebih rumit daripada yang terlihat. Dan bukan hanya bisnis yang bertanya, pelanggan dengan akun pribadi juga bertanya cara terbaik untuk memilih alamat email yang tepat.

Jadi, mari kita langsung membahas semua hal, dimulai dengan bisnis kecil yang ingin memastikan mereka memilih alamat email yang sederhana dan profesional.

Masukkan nama bisnis Anda dalam alamat email Anda

Ini adalah saran sederhana, tetapi yang paling mengubah permainan. Jika Anda memilih alamat email bisnis yang mencakup nama bisnis Anda, itu akan memberikan keuntungan besar. Alasan mengapa layak artikel tersendiri, tetapi percayalah, ini adalah cara termudah untuk menyampaikan profesionalisme. Pikirkan pesan spam yang paling meyakinkan yang Anda terima — yang berhasil melewati filter internal awal Anda, dan memerlukan pemeriksaan lebih lanjut. Jika Anda seperti saya, hal pertama yang akan Anda lakukan dengan pesan seperti ini adalah memeriksa alamat pengirim. Apa pun dari @gmail atau @hotmail segera menimbulkan alarm ketika itu dimaksudkan sebagai pesan dari perusahaan terdaftar.
Menempatkan nama bisnis Anda di alamat email Anda, terutama jika Anda sudah berdagang online, adalah cara yang sangat sederhana dan terjangkau untuk terlihat sah, dan dengan demikian, membuatnya lebih sulit bagi orang lain untuk berpura-pura sebagai bisnis Anda. Ini akan terlihat seperti yourname@yourbusiness.com. Kami akan membahas cara mengatur semuanya nanti — karena ini adalah proses yang sama untuk pelanggan pribadi dan profesional.

Jadi mari kita bayangkan Anda sudah melakukannya. Apa lagi yang mungkin ingin Anda pertimbangkan? 

Struktur alamat email

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika menentukan cara menata alamat email Anda. Secara umum, Anda dapat melakukan apa yang Anda sukai - bagaimanapun, tidak ada struktur yang disepakati secara universal. Perusahaan yang berbeda menggunakan apa yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Namun, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Haruskah Anda menggunakan nama depan dan belakang Anda dalam alamat email Anda?

Menggunakan kedua nama Anda cenderung terlihat paling profesional, dan, tentu saja, mencegah ambiguitas di perusahaan besar di mana beberapa orang mungkin memiliki nama depan yang sama. 

Jika Anda menggunakan kedua nama, haruskah Anda menggunakan titik?

Menggunakan titik (titik penuh) adalah cara efektif untuk memisahkan nama depan dan belakang. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi nama depan dan belakang dengan jelas, tetapi juga tidak masalah untuk menyajikannya tanpa titik (sebagai satu kata).

Bagaimana dengan privasi?

Menggunakan kedua nama dalam alamat email bisnis Anda berarti siapa pun yang Anda temui yang memiliki nama dan perusahaan Anda dapat mengetahui alamat email Anda. Ini bisa menjadi hal yang baik dan buruk. Anda mungkin ingin menukar elemen transparansi untuk privasi yang lebih besar. Misalnya, menggunakan inisial dan nama belakang (misalnya: J. Brown@example.com) daripada nama lengkap.

Bagaimana dengan karakter khusus lainnya?

Meski titik tidak masalah, Anda ingin menghindari penggunaan karakter khusus lainnya. Ini adalah non-standar, dan bisa menyebabkan kebingungan (apakah itu en dash, em dash, atau sesuatu yang lain sepenuhnya?). Menggunakan karakter non-standar dapat membuat alamat email sulit diingat dari ingatan, dan untuk diucapkan secara verbal — dan itu tanpa menyebutkan variasi regional dalam karakter khusus, dan fakta bahwa beberapa tidak diizinkan dalam alamat email.

Untuk peran yang memerlukan keamanan tinggi, Anda juga dapat menggunakan email berbasis peran atau departemen, seperti:

• support@example.com
• admin@example.com
• finance@example.com
• feedback@example.com 

Untuk bisnis saya sendiri, saya hanya menggunakan jamie@ — bagi saya, ini terasa kurang formal, lebih ramah, dan sebagai perusahaan satu orang, terasa terlalu formal bagi pelanggan saya untuk memiliki kedua nama saya. Terkadang, saya juga menikmati lapisan anonimitas tambahan yang diberikannya.

Apa itu alias, dan apakah bisnis saya membutuhkannya?

Alamat email dan alias memiliki tujuan yang berbeda, dan memahami perbedaannya dapat membantu Anda memutuskan apakah Anda memerlukan keduanya.

Alamat email selalu terkait dengan kotak surat tertentu — ini berarti memiliki login, penyimpanan untuk pesan, dan kemampuan untuk mengirim pesan. Biasanya, ini digunakan oleh satu orang. Alias sedikit berbeda — ini adalah alamat email tambahan yang meneruskan email ke satu atau lebih kotak surat yang ada. Alias tidak memiliki kotak masuk atau ruang penyimpanan sendiri. Ketika email dikirim ke alias, itu secara otomatis dialihkan ke kotak surat yang terkait.

Fungsi alias

Mengatasi volume email yang besar

Alias sangat berguna untuk bisnis dengan volume email masuk yang besar. Pertama, mereka dapat memungkinkan organisasi email yang lebih baik, misalnya, Anda dapat menyortir email berdasarkan alamat yang mereka datang (misalnya: klien, pemasok, dll). 

Privasi

Banyak orang memilih jenis alamat yang kami cantumkan di atas sebagai alias untuk membantu menjaga anonimitas anggota staf. Terutama dengan keluhan atau komunikasi sulit lainnya, staf cenderung menghargai tidak langsung dikaitkan (dengan nama) dengan email yang mereka kirim. Ini mengarah dengan baik ke manfaat utama dari alamat email alias…

Berbagi email

Mungkin fungsi paling berguna dari alamat alias adalah meneruskan pesan yang diterima oleh mereka ke beberapa kotak masuk, sehingga setiap anggota departemen atau tim semuanya terhubung. Anda akan akrab dengan alias seperti returns@ atau help@ — tetapi pilih yang paling sesuai dengan bisnis Anda. 

Sekilas

Sepuluh alias dan kotak surat teratas yang digunakan

Butuh beberapa contoh alamat email terbaik untuk digunakan agar hidup lebih mudah bagi bisnis Anda? Berikut adalah 10 alamat email teratas yang dipilih oleh pelanggan kami untuk kotak surat dan alias mereka.

Seperti yang Anda lihat dari daftar ini, perusahaan sebagian besar menggunakan alamat ini untuk menunjukkan berbagai departemen dan merampingkan komunikasi dalam organisasi mereka.

Cara memilih alamat email pribadi 

Sekarang Anda memiliki email bisnis Anda, dapatkah Anda meningkatkan alamat email pribadi Anda juga? Bagaimana Anda dapat meningkatkan alamat gaya Gmail atau Hotmail biasa Anda agar terlihat profesional? 

Jujur saja, bahkan dua puluh tahun yang lalu kita harus menambahkan tahun kelahiran kita ke email kita untuk mempersempitnya. Dengan lebih banyak orang yang memiliki banyak akun, masa depan terlihat lebih suram. jamielong90@ terlihat jauh lebih baik daripada jamielong2819532@ — belum lagi betapa sulitnya mereka untuk diingat. Jadi apa yang bisa kita lakukan? Apakah ada trik dan tip lain untuk mendapatkan alamat email yang tepat?

Pertama, ingat aturan di atas

Karena hampir semua aturan tersebut berlaku di sini juga. Hindari hal-hal yang lucu, karakter yang tidak biasa yang dapat menyebabkan kebingungan, dan sebagainya. Jika Anda memilih angka, cobalah untuk memberikan makna bagi Anda, atau jika Anda tidak dapat melakukannya, buatlah mudah diingat (jamielong666@) — daripada menyertakan tanggal lahir lengkap Anda (jamielong111190@). 

Hindari terlalu rumit, terutama dengan ejaan

Mungkin menggoda untuk menambahkan beberapa huruf pada nama Anda karena Anda dapat mengingatnya dengan mudah dan itu tersedia jamieielongng — tetapi saya jamin itu akan menyebabkan kebingungan dalam jangka panjang. Jika nama Anda secara alami sangat sulit dieja atau sering disalahartikan dengan nama lain, Anda mungkin sebenarnya ingin menyederhanakan atau mempersingkatnya untuk mempermudah hidup Anda dalam momen-momen mengeja-nya-di-telepon yang tak terhindarkan. 

Pertimbangkan menggunakan nama panggilan atau hobi sebagai gantinya

JohnGuitar@ mungkin memiliki ketersediaan yang lebih besar daripada JohnSmith@, dan mungkin lebih mudah diingat juga. Ingatlah bahwa kata apa pun yang Anda pilih harus memiliki daya tahan. Jika itu bukan sesuatu yang benar-benar Anda sukai, itu mungkin menjadi alamat email yang Anda sesali. 

Mengubah alamat email Anda nanti adalah kerumitan yang harus Anda hindari jika memungkinkan, terutama jika Anda berencana menggunakannya sebagai login untuk beberapa situs web atau akun. 

Hindari menyertakan terlalu banyak informasi pribadi

Tidak ada yang menyarankan Anda memasukkan nama gadis ibu Anda atau hewan peliharaan pertama Anda, tetapi hindari menggunakan tanggal lahir lengkap Anda, informasi alamat, atau apa pun yang dapat menyebabkan masalah keamanan di tangan yang salah. Ingat, alamat Anda bersifat publik. 

Pilih domain publik atau penyedia email yang kurang dikenal

Domain publik adalah domain yang dapat digunakan siapa saja untuk mendaftarkan alamat email — mereka adalah gmail dan hotmail Anda.

Beberapa nama besar memiliki opsi domain publik lain (yang kurang dikenal) yang mungkin memiliki ketersediaan lebih baik daripada yang paling populer. Misalnya, selain @hotmail andalannya, Microsoft juga memungkinkan kita untuk mendaftar @live @outlook dan @msn selama bertahun-tahun, serta variasi yang menggunakan domain negara (seperti .co.uk). Demikian pula, Apple telah menggunakan @mac.com, @icloud.com, antara lain, selama bertahun-tahun. 

Mencari penawaran yang kurang populer dari raksasa mungkin memungkinkan Anda membuat alamat email yang lebih mendekati apa yang Anda inginkan. Keuntungannya adalah Anda masih akan memiliki ekstensi domain yang mudah diingat dan nama yang jauh lebih sesuai. 

Jadilah diri sendiri dengan menggunakan domain pribadi dalam alamat email Anda

Tetapi mengapa repot-repot mencari remah-remah yang dijatuhkan dari prasmanan dua puluh tahun yang lalu, ketika Anda dapat membuat pesta baru sendiri?

Karena Anda tidak harus memiliki bisnis (atau bahkan menjalankan situs web) untuk mendaftarkan domain dan mendapatkan semua manfaat yang kami jelaskan untuk bisnis. Mendaftarkan domain Anda sendiri dimulai dari sekitar satu dolar per tahun, tetapi tidak akan menguras kantong.

Memiliki rencana email sendiri berarti Anda pada dasarnya dapat memilih apa pun yang Anda inginkan sebagai nama Anda karena Anda memiliki domain (dan domain tersebut juga dipersonalisasi). Anda bisa memiliki jamie@greatdesigns.art atau jamie@jamielong.com jika Anda merasa tidak imajinatif. Kemungkinannya tiba-tiba tampak tak terbatas — tetapi pasti tidak mudah untuk mengaturnya. Anda mungkin harus menjadi bisnis atau semacamnya…

Menyiapkan alamat email kustom Anda tanpa situs web/hosting

Sebenarnya, tidak. Sangat mudah untuk mengaturnya. Anda mungkin akan terkejut mengetahui bahwa Anda tidak memerlukan hosting atau situs web sebenarnya untuk memiliki alamat email kustom Anda sendiri! 

Cara termudah untuk mengatur akun email seperti ini adalah dengan mendaftarkan domain, dan kemudian cukup menambahkan layanan email plug-and-play, seperti Spacemail yang melakukan bagian sulit untuk Anda. Ini membuat kotak surat Anda, mengatur catatan email (terutama mudah dengan domain Spaceship), dan menyediakan ruang penyimpanan tanpa memerlukan rencana hosting.

Anda bahkan dapat menerima pesan di aplikasi email pilihan Anda. Mari kita hadapi itu, kita semua sudah terbiasa dengan aplikasi di ponsel kita, jadi alamat email yang dapat dengan mudah ditambahkan ke sana adalah nilai tambah yang besar. Ini mudah diatur dan bekerja dengan penyedia mana pun yang memungkinkan integrasi IMAP/SMTP. 

Anda memiliki alatnya, sekarang jelajahi kemungkinan tak terbatas 

Sekarang Anda tahu cara terbaik untuk menemukan alamat email profesional, bersenang-senanglah. Anda dapat memulai dengan mencari domain ideal Anda dan mencoba berbagai ide.

Apakah Anda pelanggan bisnis atau pribadi, kami merekomendasikan mencari domain dan memilih rute yang sepenuhnya dapat disesuaikan untuk jangka panjang.

Spacemail menawarkan Paket Pemula untuk mereka yang tidak memiliki situs web dan Paket Pro dan Lanjutan untuk bisnis yang mencari lebih banyak ruang dan fungsionalitas. Dengan opsi alias yang disertakan, manajemen file yang luas, dan alat manajemen spam yang canggih, Spacemail meningkatkan standar dalam email bisnis.