Kebanyakan dari kita mungkin pernah mengalami beberapa bentuk kejahatan siber berbasis email sekarang. Faktanya, jika mayoritas dari kita membuka kotak masuk pribadi kita secara harfiah sekarang, kita mungkin akan menemukan beberapa jenis penipuan phishing yang mengundang kita untuk memasukkan data dengan dalih palsu. Rasanya seperti ada peluru beraroma phish baru yang harus dihindari hampir setiap hari.
Tetapi risikonya hanya meningkat ketika Anda adalah sebuah bisnis. Ada banyak hal yang harus dilacak, dan banyak informasi Anda yang tersedia untuk umum (baik melalui pendaftaran bisnis, atau hanya di situs web Anda sendiri). Informasi ini mungkin memudahkan jenis penipu tertentu untuk meyakinkan Anda bahwa mereka memiliki tujuan yang sah, atau sekadar meniru bisnis Anda. Masalahnya melampaui phishing juga.
Perlu diingat, misalnya, bahwa Anda sering kali akan mengirim email kepada pelanggan informasi sensitif tentang akun atau pesanan mereka dengan Anda. Setiap peretasan atau pelanggaran berisiko mengekspos data mereka serta data Anda sendiri. Ini menjadikan keamanan bagian yang jauh lebih integral dari penyedia email yang dicari oleh bisnis.
Faktanya, memanfaatkan bisnis (tidak mengherankan) sudah ada sebelum Internet. Sebagian besar bisnis, bahkan sekarang, menerima surat fisik dari yang disebut penasihat pajak (dan sejenisnya) yang berpura-pura mewakili pemerintah, atau merujuk denda pemerintah seperti yang akan dikeluarkan jika Anda tidak menggunakan layanan mereka. Email hanya membuatnya jauh lebih mudah untuk membombardir Anda dengan serangan serupa.
Kejahatan Siber dan Bisnis Kecil
Memang benar, lebih dari 77% bisnis kecil telah menerima serangan siber terkait email, dan masuk akal ketika Anda memikirkan betapa menariknya target Anda. Dari sudut pandang penyerang, langkah-langkah keamanan Anda kemungkinan besar kurang kuat dibandingkan dengan bisnis yang lebih besar — karena kendala keuangan dan personel, tetapi Anda mungkin masih memiliki sumber daya atau data berharga yang layak untuk dicuri.
Tapi itu tidak berhenti di situ. Penjahat siber bahkan mencoba menyamar sebagai bisnis kecil dengan menggunakan nama mereka dalam alamat email palsu. Pesan-pesan ini mungkin bahkan berisi nama dan peran karyawan, kontak, atau pemasok nyata untuk menambah legitimasi. Layanan seperti LinkedIn tidak membantu dalam hal ini. Meskipun menjadi sumber daya yang tak ternilai bagi pemberi kerja dan karyawan, mereka pada dasarnya adalah basis data yang berisi informasi yang seharusnya sulit ditemukan.
Seperti halnya apa pun, semakin banyak data yang ada di internet, semakin banyak cara yang bisa digunakan sebagai senjata. Sebaiknya jaga semua yang Anda publikasikan tentang Anda atau bagian mana pun dari bisnis Anda seminimal mungkin.
Tetapi penyedia email yang aman dapat membantu…
Penyedia email terbaik mengutamakan keamanan untuk melindungi informasi sensitif yang dipertukarkan dalam email. Untuk alasan yang telah disebutkan, ini adalah keuntungan nyata bagi pelanggan bisnis seperti Anda, dan tentu saja, survei pelanggan terbaru yang kami buat mendukung hal ini. Lebih dari 83% orang mengatakan keamanan adalah alasan utama mereka memilih penyedia email.
Salah satu langkah kunci yang harus selalu diperhitungkan adalah enkripsi. Dalam survei yang sama, 88,7% responden mengatakan enkripsi adalah fitur terpenting dari semuanya. Ini bisa datang dalam berbagai bentuk. Mengenkripsi data di tempat penyimpanannya sering diabaikan, tetapi itu penting. Jika data disimpan dalam bentuk terenkripsi, siapa pun yang meretas server email hanya akan menemukan jargon yang tidak masuk akal. Sebagai bisnis kecil, Anda juga harus mencari penyedia yang memiliki fitur pesan yang dapat menghancurkan diri sendiri atau dilindungi kata sandi untuk membantu menjaga kerahasiaan.
Kombinasi fitur keamanan yang khas dari email bisnis biasanya membantu mereka mematuhi peraturan perlindungan data seperti GDPR dan HIPAA.
Kustomisasi yang lebih besar dari fitur keamanan
Cari fitur yang memungkinkan tingkat kustomisasi yang lebih besar saat memilih email bisnis Anda. Misalnya, alat yang ditingkatkan untuk membantu Anda mengkategorikan email berdasarkan subjek atau jenis. Ini benar-benar dapat membantu saat memilah-milah volume pesan yang besar.
Demikian pula, membuat kotak surat umum seperti info@ atau admin@ yang mengarahkan ke tim atau orang tertentu adalah fitur berguna lainnya. Ini disebut alias, dan sebagian besar penyedia email bisnis yang baik akan mengizinkan Anda beberapa di antaranya. Mereka memungkinkan Anda untuk meneruskan pesan dari kotak surat umum seperti yang di atas ke beberapa kotak surat, yang memiliki keuntungan tambahan memungkinkan beberapa orang untuk memantau mereka, serta melindungi identitas mereka.
Keamanan dan anti-spam
Spam menimbulkan risiko yang meningkat bagi bisnis kecil dibandingkan dengan individu. Tapi apa sebenarnya perlindungan anti-spam itu?
Sederhananya, ini memungkinkan Anda memblokir pesan dari pengirim yang Anda identifikasi sebagai tidak dapat dipercaya. Tetapi yang baik menawarkan lebih dari ini. Filter anti-spam terbaik menggunakan alat seperti pembelajaran mesin untuk mengantisipasi apa yang kemungkinan besar adalah spam berdasarkan klasifikasi Anda sebelumnya, secara otomatis menempatkan penipuan phishing yang berbahaya dengan aman dari jangkauan Anda dan karyawan Anda.
Penyaringan yang dapat disesuaikan juga penting untuk menjaga email bisnis Anda. Perlu mengubah aturan, atau menemukan sesuatu di spam yang seharusnya tidak ada? Anda harus dapat menyesuaikan pengaturan dengan mudah. Penggantian manual adalah fitur penting yang harus dicari dalam filter spam.
Mendapatkan perlindungan DMARC, SPF, dan DKIM
Tapi bagaimana dengan orang-orang yang menyamar sebagai bisnis Anda? Apakah ada cara untuk menghentikan mereka?
Masalahnya, ini lebih kompleks daripada sekadar berpikir Anda aman karena akun Anda aman. Para penipu ini sering kali tidak perlu masuk ke akun Anda untuk memalsukan alamat email yang terlihat seperti milik Anda. Di situlah fitur email aman yang cerdas ini masuk:
- SPF: Sender Policy Framework adalah protokol yang memungkinkan pemilik domain untuk menentukan server surat mana yang diizinkan untuk mengirim email atas nama domain mereka. Ini bekerja dengan menerbitkan catatan khusus di DNS (Domain Name System) yang mencantumkan server surat yang diizinkan. Ketika email diterima, server surat penerima dapat memeriksa catatan SPF dari domain pengirim untuk memverifikasi apakah server surat pengirim diizinkan untuk mengirim email atas nama domain tersebut. Jika pemeriksaan SPF gagal, yang menunjukkan bahwa email dikirim dari server yang tidak diizinkan, email tersebut dapat ditandai atau ditolak.
- DKIM: DomainKeys Identified Mail menambahkan tanda tangan digital ke pesan email. Tanda tangan ini dihasilkan menggunakan kunci pribadi yang terkait dengan domain pengirim dan ditambahkan (secara tidak terlihat) ke header email. Server surat penerima kemudian menggunakan kunci publik, yang diterbitkan di DNS oleh domain pengirim (dengan cara yang mirip dengan SPF), untuk memverifikasi tanda tangan tersebut. Jika tanda tangan valid, itu membuktikan email tersebut sah, tetapi juga mengonfirmasi bahwa email tersebut tidak diubah selama pengiriman. Jika verifikasi tanda tangan gagal, itu menunjukkan kemungkinan pemalsuan atau sumber yang tidak sah.
- DMARC: Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (ini memang panjang tapi tetaplah bersama kami) membangun di atas SPF dan DKIM dengan memberdayakan pemilik domain untuk memilih bagaimana server surat penerima harus menangani email yang gagal dalam pemeriksaan otentikasi. Mereka dapat memilih apakah email tersebut dikarantina atau ditolak. Selain itu, DMARC memungkinkan pemilik domain untuk menerima laporan dari penerima email tentang email yang lulus atau gagal otentikasi, membantu Anda memantau apa yang terjadi dalam hal peniru.
SPF, DKIM, dan DMARC bekerja sama untuk memverifikasi keabsahan identitas pengirim dan mencegah pemalsuan email dan peniruan domain:
- SPF memvalidasi server pengirim.
- DKIM memastikan integritas konten email dan domain pengirim.
- DMARC menyediakan kebijakan dan pelaporan, memungkinkan Anda, sebagai pemilik bisnis, untuk menentukan tindakan apa yang harus diambil untuk email yang gagal otentikasi dan menerima laporan tentang hasil otentikasi ketika seseorang mencoba mengirim email dengan menyamar sebagai Anda.
Tapi kenapa tidak memilih nama besar?
Baru-baru ini ada pergeseran, dengan lebih banyak individu dan bisnis yang beralih dari ketergantungan mereka pada raksasa teknologi besar — seperti Google, Apple, dan Microsoft.
Ada kekhawatiran yang meningkat tentang bagaimana perusahaan-perusahaan ini menangani data. Google terkenal mengalami pelanggaran server pada tahun 2018, dan Microsoft pada tahun 2021 di mana data diakses secara ilegal. Tetapi secara lebih luas, itu adalah pengungkapan yang dibuat oleh Edward Snowden pada tahun 2013, yang menunjukkan bahwa NSA berpotensi memiliki akses langsung ke server teknologi besar (dengan kedok program seperti PRISM), yang benar-benar membuat orang mempertanyakan apakah data mereka telah dikompromikan dengan perusahaan-perusahaan ini sebelum pelanggaran bahkan dipertimbangkan.
Akibatnya, individu dan bisnis sama-sama menjadi lebih berhati-hati dan mulai menjelajahi alternatif yang disediakan oleh penyedia layanan email yang lebih kecil dan lebih fokus pada privasi.
Tapi lebih dari itu. Penyedia email aman yang lebih kecil menawarkan hal-hal yang tidak ditawarkan oleh perusahaan besar selain keuntungan keamanan yang telah kami sebutkan. Banyak bisnis benar-benar menyukai tingkat fleksibilitas dan kustomisasi yang mereka tawarkan, bersama dengan harga yang lebih rendah, lebih harga yang kompetitif dan paket yang tumbuh seiring dengan bisnis Anda.
Beberapa bisnis kecil mungkin hanya lebih suka tidak memperkuat cengkeraman monopoli yang dimiliki raksasa atas hidup kita dengan melakukan sedikit untuk mendukung perusahaan yang lebih kecil.
Masa depan email bisnis
Ketika memilih email bisnis yang tepat, Anda harus bisa mendapatkan tingkat keamanan yang tinggi, tetapi juga sistem yang membuat email bisnis menjadi mudah. Sehingga komunikasi bisnis mengalir lebih lancar, tetapi keamanan tidak pernah dikompromikan.
Faktanya, Anda harus bisa mendapatkan layanan email bisnis yang aman dan sederhana yang merupakan bagian dari platform web yang lebih luas. Di mana Anda dapat menggabungkan nama domain Anda ke dalam alamat email Anda secara otomatis, dan membangun produk web lainnya ke dalam solusi ideal Anda — mengetahui bahwa setiap bagian dari platform aman.
Itulah sebabnya kami menciptakan Spacemail email bisnis. Ini adalah teknologi yang dirancang untuk 'manusia sebenarnya', dan secara aktif diperbarui untuk mengalahkan ancaman keamanan terbaru. Selain itu, ini berada dalam platform Spaceship yang lebih luas, untuk membantu Anda melakukan bisnis yang lebih baik secara online di mana saja dengan keamanan dan kesederhanaan sebagai standar — selalu.
Bagikan pemikiran Anda