Hosting email vs provider di email gratuiti

Ti sei mai chiesto quanti fornitori di email ci siano? Quando ci pensi davvero, ti rendi conto rapidamente che ci sono centinaia di piattaforme in tutto il mondo, e si suddividono in diversi tipi.

Molti di noi probabilmente hanno avuto i primi account email personali con chiunque fornisse la nostra connessione Internet (pensa a AOL, Freeserve, Tiscali e simili), prima di passare a fornitori come Hotmail e (circa 8 anni dopo), Gmail.

Furono questi fornitori successivi a portare davvero l'email al livello successivo. Rendendola più accessibile, permettendoci di avere più indirizzi, spazio di archiviazione gratuito e accesso online da qualsiasi luogo (al contrario di una vecchia e antiquata applicazione Outlook sul nostro PC di casa), l'email è diventata improvvisamente più facile. Il 'marchio' scelto diceva tanto di te quanto l'email che sceglievi. Prendilo da un utente Hotmail autentico da oltre due decenni.

Email per oggi

Ma è il 2024, e i tempi sono cambiati. Soprattutto quando si tratta di email aziendali, che è principalmente ciò su cui ci concentreremo qui.

Recentemente, ci sono state diverse storie importanti sul furto di dati o sulla raccolta di dati da parte delle grandi aziende, tra cui Google e Microsoft. Inoltre, molti fornitori di email gratuiti analizzano (scansionano) i dati delle email e li vendono agli inserzionisti. Fino al 2017, Google stessa ha ammesso di farlo.

Anche altri fornitori di email gratuiti non sono immuni da problemi simili... Perché il valore dei dati può porre problemi oltre alla sicurezza — può aggiungere valore finanziario. Quest'anno, abbiamo visto Skiff, un fornitore di email indipendente che offre un piano email gratuito, essere acquistato da Notion. Di conseguenza, l'intera suite di prodotti, inclusa la loro piattaforma email, viene dismessa. Questo probabilmente perché si sono trovati in una posizione in cui i loro dati (i milioni di membri) erano più preziosi del reddito generato dalla suite di prodotti, e quindi i nuovi proprietari hanno visto poco senso nel continuare il servizio.
Ma c'è un altro tipo di fornitore di email. Quelli che mettono la sicurezza e la privacy al primo posto, e sono più orientati al business. Questi fornitori sono spesso chiamati fornitori di 'email professionale' e di solito hanno una piccola tariffa mensile. Ma come si confrontano le opzioni di hosting email gratuito e a pagamento?

Perché pagare per qualcosa che puoi ottenere gratuitamente?

Perché non usare email gratuite? È facile immaginare che ottenere il tuo piano email gratuitamente da una delle grandi aziende significhi che stai vincendo. Dopotutto, in una recessione cosa conta più del costo? Quindi perché avresti bisogno di servizi email a pagamento?

Bene, innanzitutto, come dice il mantra, se il prodotto è gratuito, tu sei il prodotto. E, in un mondo di leggi come il GDPR, le aziende in particolare non possono permettersi di rischiare i dati privati dei loro clienti. Essere coinvolti in una violazione dei dati potrebbe avere implicazioni finanziarie e reputazionali ben peggiori.

Recentemente, il mio amato Hotmail (ora marchiato Outlook, ovviamente) ha introdotto una tariffa sul mio account per la prima volta, decidendo retroattivamente di ridurre il mio spazio su disco in modo piuttosto sostanziale a meno che non pagassi. RIP 'freemail'. 

È stata una mossa impopolare (almeno nel mio ufficio di uno). Avendo riempito lo spazio gratuito nel corso degli anni con numerose email (sono incredibilmente popolare tra gli spammer), e naturalmente, gigabyte di allegati che fungono da pessima forma di backup (dimmi che non stai ignorando la stessa triste realtà nella tua casella di posta...)

Sembrava subdolo, e al momento, non mi rendevo conto che c'era una soluzione facile. Ma c'è — ne parleremo più avanti.

Allo stesso modo, per ottenere le funzionalità più avanzate di Gmail devi anche fare un upgrade. Marchiati Google Workspace, questi piani tentano di imitare ciò che fanno molti altri fornitori di email a pagamento permettendoti di utilizzare il tuo dominio, ma essendo accompagnati da un intero carico di funzionalità di cui probabilmente la media delle aziende non ha bisogno, il suo considerevole prezzo di circa $7,20 per utente, al mese si accumula rapidamente se hai un'azienda di dimensioni considerevoli.

Quindi anche le opzioni "gratuite" non sono più così gratuite, e non abbiamo nemmeno iniziato ancora.

Self-hosting della webmail della tua azienda

Sì, ok, ti sento in fondo. È possibile ospitare la tua webmail. In effetti, tutto ciò di cui hai bisogno è un dominio e il giusto piano di hosting per farlo. App come Roundcube sono gratuite e incluse con la maggior parte dei CMS in stile cPanel. Queste ti permettono praticamente di cliccare e creare account email.

Lo svantaggio (perché c'è sempre uno svantaggio quando qualcosa sembra troppo bello per essere vero), è un design relativamente povero e obsoleto, e la mancanza di funzionalità. Alcuni di essi sembrano essere nati nel 1998 e non sono invecchiati molto bene. E con questo intendo, sembrano esattamente gli stessi di allora.

Inoltre, tornando alla vecchia sicurezza, è improbabile che queste app email fai-da-te gratuite abbiano la stessa sicurezza offerta anche dalle piattaforme gratuite, per non parlare di qualcosa di più robusto. 

Email professionale reale

E così, finalmente arriviamo al cuore di questo banchetto digitale. Fornitori a pagamento. Non stiamo parlando delle opzioni 'freemail' a pagamento che abbiamo già menzionato.

Questi offrono qualcosa di completamente diverso. Semplicemente, sono progettati per le aziende e hanno strumenti e funzionalità uniche che rendono molto più facile padroneggiare le comunicazioni aziendali. 

Forse più importante, questi fornitori ti permettono di includere il dominio della tua azienda negli indirizzi email, così ottieni indirizzi yourname@yourdomain.com dall'aspetto professionale. 

Questi indirizzi trasmettono immediatamente legittimità a chiunque li riceva. Rendono chiaro che sei dall'azienda e non un truffatore che si spaccia per essa (che potrebbe registrare un indirizzo come yourbusiness@gmail.com.

Cose da considerare quando si sceglie un'email per il business

Ma, come per qualsiasi cosa, ci sono considerazioni importanti da tenere a mente quando si sceglie la propria email aziendale. 

Le caratteristiche variano da azienda ad azienda, quindi è una buona idea sapere cosa cercare. I loro benefici generalmente si suddividono nelle seguenti aree.

Sicurezza e Privacy

Crittografia: Assicurati che il servizio che scegli offra un livello di crittografia con cui ti senti a tuo agio, specialmente quando si tratta di memorizzare i tuoi dati. Mentre alcuni servizi gratuiti potrebbero sfruttare questi dati per venderli agli inserzionisti, come abbiamo menzionato, uno dei punti di forza dei fornitori di email premium è che non solo non lo fanno. Alcuni servizi crittografano attivamente i tuoi dati quando sono memorizzati sui server in modo che, anche se la loro sicurezza fosse compromessa, i tuoi dati non verrebbero rivelati.

Autenticazione a due fattori (2FA): Il supporto per 2FA aggiunge un ulteriore livello di sicurezza richiedendo una seconda forma di verifica oltre alla sola password. Di solito, questo sarà sotto forma di un telefono o di un dispositivo dedicato.

Monitoraggio attivo delle nuove minacce: Forse la cosa più importante di tutte è scegliere un'azienda che stia ancora attivamente aggiornando le proprie misure di sicurezza per affrontare le minacce più recenti. Probabilmente puoi ottenere queste informazioni rapidamente scansionando la loro homepage per aggiornamenti recenti, controllando il loro blog aziendale o verificando se hanno un buon supporto live.

Data Center: Memorizzando i dati utilizzando un metodo di archiviazione distribuita, c'è un livello di ridondanza per l'archiviazione delle email. Ciò significa che è molto improbabile che i dati vadano persi come potrebbe accadere se memorizzi tutti i tuoi messaggi sul tuo computer personale e questo si guasta.

Personalizzazione e Branding

Nome di dominio: Come abbiamo menzionato, la possibilità di utilizzare il tuo nome di dominio per gli indirizzi email è una grande caratteristica che quasi tutte le piattaforme email professionali offrono, mettendo il tuo marchio al centro di ciò che fanno.

Filtri avanzati: Consentirti di gestire le email in modo più efficace è un altro punto di forza chiave per i servizi email professionali. Quando ricevi un gran numero di email, essere in grado di ordinarle e classificarle in modi diversi ti consente di mantenere una casella di posta pulita e pragmatica.

Caselle di posta per più utenti: Cruciale per molte aziende è la possibilità di aggiungere più utenti per i membri del personale. Inoltre, alias e catch-all (come info@yoursite.com) possono essere una caratteristica utile quando si tratta di proteggere l'identità dei lavoratori o per consentire a più di una persona di monitorare la stessa casella di posta.

Affidabilità

Garanzia di Uptime: Vuoi la tranquillità di poter accedere alla tua email in qualsiasi momento, giorno o notte. L'affidabilità è un fattore chiave quando si tratta di scegliere il tuo fornitore di email professionale. Cerca garanzie intorno al 99,9% per essere sicuro di ottenere il giusto livello di uptime. A volte, le aziende offrono rimborsi se non riescono a rispettare le loro garanzie. Vale la pena controllare la loro politica su questo per sapere dove ti trovi.

Scalabilità: Potresti non avere più utenti ora, ma la tua attività crescerà, si spera. Scegliere un servizio che possa crescere insieme alla tua attività, permettendoti di aggiungere o rimuovere facilmente account, potrebbe farti risparmiare molto tempo ed energia in seguito.

Supporto Clienti

Proprio come abbiamo menzionato riguardo all'assicurarsi che l'azienda sia aggiornata con le minacce online, un buon servizio clienti è un must — soprattutto se sei nuovo alle email professionali. Ci sono opzioni con chat live 24 ore su 24, assicurandoti di non dover mai aspettare a lungo per ricevere aiuto se ne hai bisogno.

Gestione dello Spam

Cerca filtri antispam robusti che blocchino efficacemente la posta indesiderata riducendo al minimo i falsi positivi (email legittime contrassegnate come spam). Idealmente, vuoi un filtro antispam che funzioni bene subito ma che ti permetta anche di bypassarlo quando necessario. Soprattutto, vuoi poter rivedere chiaramente ciò che è stato messo in quarantena, perché ci siamo passati tutti quando un'email non arriva a causa di un filtro antispam troppo attivo. 

Opzioni di Connessione & Integrazione

Avere le nostre email a portata di mano in ogni momento non è solo previsto nell'era moderna, è una necessità. Un fornitore accessibile in ogni momento, ovunque ci troviamo, è un must. Le migliori piattaforme di email professionali offrono un'integrazione facile nei client di posta elettronica esistenti, come Outlook o Gmail.

Introducing Spacemail

Spacemail, by Spaceship, è una nuova piattaforma email all'avanguardia costruita da zero per le aziende. Ha tutti gli strumenti che abbiamo menzionato in questo articolo, dalla gestione avanzata dell'anti-spam agli aggiornamenti frequenti delle minacce alla sicurezza. 

Puoi facilmente integrarlo nel tuo software esistente per utilizzarlo su qualsiasi dispositivo o accedervi tramite il portale webmail online sicuro utilizzando il tuo browser preferito. Con un team di supporto clienti di esperti disponibile 24/7, pronto ad aiutarti ogni volta che ne hai bisogno. 

Più tardi quest'anno, lanceremo uno strumento di migrazione facile per Spacemail, che ti permetterà di trasferire qualsiasi contenuto email esistente che potresti avere al tuo piano Spacemail. Questo renderà facile il passaggio, sicuro nella consapevolezza che non perderai l'accesso facile alle email importanti che hai nel tuo account esistente. Prova Spacemail oggi, a partire da soli $0.37 al mese. Puoi anche scegliere una prova gratuita di 30 giorni. Non hai nulla da perdere provando la nostra nuovissima piattaforma email all'avanguardia.