Posso migrare le mie email a un altro provider?

Account email. Sono i nostri schedari moderni, dove conserviamo più della nostra vita di quanto siamo disposti ad ammettere.

Nel corso degli anni, la mia email è diventata un archivio di lavoro, un deposito di documenti vitali e un database di aziende fidate che ho utilizzato in passato — e sono sicuro che sia solo la punta dell'iceberg. 

Quindi, quando Microsoft ha introdotto nuove tariffe per un servizio di email che avevo inconsapevolmente dato per scontato, non ho avuto altra scelta che pagare. 

Ma poi ho iniziato a pensare — e se fosse possibile spostare questo mosaico di comunicazioni della mia vita altrove? Da qualche parte che non cercasse solo di costringermi a nuove tariffe. Forse anche da qualche parte che offrisse qualcosa di leggermente diverso. Dopotutto, è passato un po' di tempo da quando ho guardato seriamente a cosa l'email potesse fare per me.

È davvero possibile spostare le email?

Questa era la mia prima domanda. Come puoi immaginare, la mia rete di file e allegati occupa un bel po' di gigabyte. Sembra che ogni volta che ho provato a spostare grandi quantità di dati in passato, ho incontrato problemi che avrebbero dovuto essere risolti intorno al periodo in cui Bill Gates ha ottenuto i suoi occhiali leggermente più eleganti. 

Con mio sollievo, ci sono modi per eliminare il caos dalla migrazione delle email e mitigare il rischio di perdita di dati.

Alla ricerca di un wizard

Come qualsiasi cosa, se affrontata in modo errato, la migrazione può essere un'attività complicata. Quindi, quando cercavo un nuovo fornitore, mi sono concentrato su quelli che avevano un 'wizard' che lo rendeva facile. Questi strumenti di migrazione in genere ti permettono di scegliere cosa vuoi spostare (solo email, email con allegati, strutture di file, e così via) in un processo passo dopo passo. 

Solo pochi anni fa, questi strumenti non erano comuni. Fortunatamente, ora ce ne sono molti tra cui scegliere. Ma ne parleremo e di altri modi per migrare un po' più avanti.

Motivi per cui potresti aver bisogno di migrare

Forse hai un'email di lavoro o università a cui stai per perdere l'accesso e vuoi conservare i tuoi file o i registri di comunicazione. Tuttavia, vale la pena verificare con il tuo datore di lavoro/amministratore che la migrazione non violi alcuna politica sui dati prima di iniziare la migrazione di questi account.

In alternativa, e in modo più drammatico, il tuo provider di email potrebbe essere 'tramontato'. Skiff è un esempio recente di questo. Quando è stato acquistato da Notion, l'email è stata uno dei diversi prodotti rimossi dalla loro offerta. 

Motivi per cui potresti voler migrare

Oltre a nuove tariffe, eventi della vita e chiusure improvvise, ci sono altri motivi per considerare un cambiamento. Alcuni di questi sono emersi negli ultimi anni, poiché l'importanza della sicurezza dei dati è stata portata in primo piano nelle nostre menti. 

Regolamenti

Leggi come GDPR e CCPA hanno reso un reato non proteggere correttamente i dati sensibili, il che è una grande preoccupazione per chi è in affari. Se un'azienda utilizza un servizio che compromette i dati dei suoi clienti, potrebbe essere un problema. Alcuni provider di email — tipicamente indicati come provider di 'email aziendale' — hanno un'enfasi molto maggiore sulla sicurezza per questo motivo. 

Affidabilità

Un eccessivo tempo di inattività può causare ritardi nell'invio o nella ricezione delle email. L'affidabilità non è qualcosa a cui pensiamo sia importante finché non diventa un problema. Altri sono stati vittime di filtri antispam troppo zelanti che intervengono quando non dovrebbero. 

Ho vissuto personalmente questa esperienza con il mio account Microsoft. Le aziende con cui avevo frequenti interazioni venivano improvvisamente inviate direttamente nella cartella della posta indesiderata senza nemmeno un avviso. Oltre a essere irritante, questo è stato costoso, specialmente quando è successo con fatture urgenti. 

Ancora una volta, la cosiddetta 'email aziendale' ('cosiddetta', perché le sue funzionalità avanzate sono effettivamente utili a chiunque) viene in soccorso. Di solito, viene posta una maggiore enfasi sul perfezionamento di funzionalità come i filtri antispam. 

Costo e sicurezza

Probabilmente il motivo principale per cui vorrai cambiare fornitore è ridurre i costi e/o aumentare la sicurezza. 

Quando ho deciso di allontanarmi da Hotmail, queste erano le mie preoccupazioni principali. Dopotutto, Microsoft è stata coinvolta in una violazione dei dati nel 2023, e sapevo che doveva esserci un posto più economico dei £19.99/anno ($24.99/anno) che pagavo loro solo per mantenere il mio account. (E questo senza considerare quanto fossi infastidito dal dover pagare per qualcosa che avevo precedentemente ottenuto gratuitamente).

Allo stesso modo, anche Google ha subito la sua parte di violazioni della sicurezza delle email.  Inoltre, nel 2022, ha dismesso alcune funzionalità di Gmail per gli utenti che non hanno effettuato l'upgrade all'opzione premium di Workspace, causando proteste su canali come Reddit. Ciò significa che i fornitori 'grandi' non sono più necessariamente i fornitori 'affidabili'. Questo ha lasciato molti, specialmente piccole imprese, alla ricerca di alternative. 

Ci sono svantaggi nella migrazione delle email?

Abbiamo coperto i vantaggi della migrazione delle email, ma ci sono svantaggi? La risposta breve è no — con un paio di riserve. Supponiamo che, come me, tu abbia una buona ragione per andartene e non stia migrando da un vecchio sistema interno personalizzato. Hai anche passato del tempo a ricercare il miglior fornitore per te — ed è uno con un facile assistente di migrazione. 

La cosa più importante che dovrai fare è assicurarti assolutamente che il tuo nuovo account abbia abbastanza spazio. Esaurire lo spazio a metà della migrazione può causare il mancato trasferimento di alcuni file o, nei casi peggiori, il fallimento del processo. 

Un'altra piccola cosa da considerare è il fatto che potresti sperimentare interruzioni del tuo normale servizio email mentre avviene la migrazione, quindi è consigliabile eseguire il processo durante la notte, o quando sai che l'attività sarà tranquilla. Forse un giorno festivo.

E se il fornitore di email che voglio non avesse uno strumento di migrazione?

Ci sono alcune opzioni che potresti provare in questo caso. 

Unisci prima gli account 

Esiste un software (come Thunderbird) che ti consente di aggiungere e accedere a tutti i tuoi account, messaggi, calendari e contatti in un unico posto. Aggiungendo entrambi gli account (vecchio e nuovo) allo stesso software di posta utilizzando IMAP, puoi trascinare e rilasciare le email da un account all'altro. Se lo fai su una piattaforma basata su cloud, si sincronizzerà ovunque.

Strumenti di terze parti

Esistono alcuni strumenti di migrazione di terze parti, come MailJerry, che possono aiutarti con la migrazione. Tuttavia, possono essere piuttosto costosi. Ad esempio, la migrazione di caselle di posta di dimensioni superiori a 250 MB costa $12,99/mese da MailJerry. E hai il fastidio di trovare, scaricare e utilizzare uno strumento di terze parti.

Assumi un esperto

Se i metodi sopra non funzionano, potresti considerare di assumere un esperto tecnico per la migrazione manuale. Un processo come questo richiede l'adattamento delle impostazioni del dominio, dei record DNS e della configurazione dei record MX. Può facilmente diventare pesante di gergo e intimidatorio per un principiante. 

Sebbene assumere qualcuno per farlo eliminerebbe lo stress di farlo da solo, significa dare accesso ai tuoi preziosi dati a una terza parte, sebbene professionale. Potrebbe anche costare fino a $150 per casella di posta. 

Ovviamente, tutto questo può essere evitato se scegli un nuovo provider di posta elettronica che offra uno strumento di migrazione integrato, quindi vale la pena considerare questa funzione nella tua ricerca. 

Strumenti di migrazione integrati 

Circa cinque anni fa, c'erano pochissime piattaforme con strumenti di migrazione integrati. Ora la funzione è inclusa come standard con molti provider. Ma per semplificare le cose, diamo un'occhiata più da vicino all'email aziendale Spacemail di Spaceship e al suo strumento di migrazione come esempio di come funzionano. 

Dal tuo pannello account Spacemail, vai semplicemente su 'Impostazioni' e poi clicca su 'Migrazione email'.

Compila il modulo. Il tuo 'account email di origine' è quello da cui stai importando i dati. In questo caso, l'account di destinazione sarà automaticamente il tuo nuovo account Spacemail. Dovrai scoprire il nome del server IMAP dal tuo account email di origine e il numero di porta. Di solito, queste informazioni possono essere trovate in 'Preferenze' o 'Impostazioni account'. Dovrebbe essere facile trovare la posizione esatta direttamente dal tuo fornitore di servizi. Dopo aver inserito tutto, clicca sul pulsante viola 'Migra email'.

Il processo di migrazione inizierà. Ora che hai avviato il processo, puoi rilassarti mentre la migrazione viene gestita in modo sicuro ed efficiente. 

Suggerimenti finali per una migrazione di successo

Per garantire che la tua migrazione sia di successo e senza problemi, scegli con cura il tuo fornitore. Hai bisogno di una piattaforma intuitiva e affidabile quando si tratta di spostare le tue email. 

Come ho menzionato in precedenza, assicurati di avere abbastanza spazio nell'account di destinazione per evitare errori o fallimenti. È consigliabile eliminare le email e gli allegati indesiderati prima della migrazione per risparmiare sullo spazio di archiviazione di cui non hai bisogno. Potresti anche cogliere l'occasione per implementare una struttura di file chiara in modo da sapere dove si trova tutto. Lo strumento di migrazione di Spacemail preserva la struttura delle tue email, inclusi cartelle e sottocartelle, quindi è una scelta eccellente per coloro che hanno già un sistema accurato in atto.