Come scegliere gli indirizzi email aziendali e personali giusti

Spesso i clienti ci chiedono come scegliere un indirizzo email. Scegliere un indirizzo email — uno che sia memorabile e professionale — è più complicato di quanto sembri. E non sono solo le aziende a chiedere, anche i clienti con account personali chiedono il modo migliore per scegliere l'indirizzo email giusto.

Quindi, tuffiamoci subito e copriamo tutte le basi, iniziando con le piccole imprese che vogliono garantire di scegliere un indirizzo email semplice e professionale.

Metti il nome della tua azienda nel tuo indirizzo email

È un consiglio semplice, ma il più grande cambiamento. Se scegli un indirizzo email aziendale che include il nome della tua azienda, otterrai grandi vantaggi. Le ragioni per cui meritano un articolo a parte, ma fidati di noi, è il modo più semplice per trasmettere professionalità. Pensa ai messaggi di spam più convincenti che ricevi — quelli che superano il tuo filtro interno iniziale e richiedono un'ispezione più attenta. Se sei come me, la prima cosa che farai con messaggi come questi è controllare l'indirizzo del mittente. Qualsiasi cosa da @gmail o @hotmail solleva immediatamente campanelli d'allarme quando dovrebbe essere un messaggio da un'azienda registrata.
Mettere il nome della tua azienda nel tuo indirizzo email, specialmente se già commerci online, è un modo incredibilmente semplice ed economico per sembrare legittimo, e per estensione, rende più difficile per altri spacciarsi per la tua azienda. Questo apparirebbe come yourname@yourbusiness.com. Più avanti vedremo come impostare tutto — poiché è lo stesso processo sia per i clienti personali che professionali.

Quindi immaginiamo che tu l'abbia già fatto. Cos'altro potresti voler considerare? 

Struttura dell'indirizzo email

Ci sono molti fattori da considerare quando si tratta di come stilizzare il tuo indirizzo email. In generale, puoi fare ciò che preferisci - dopotutto, non esiste una struttura universalmente concordata. Diverse aziende usano ciò che meglio si adatta alle loro esigenze. Ma ci sono alcune cose da considerare.

Dovresti usare il tuo nome e cognome nel tuo indirizzo email?

Usare entrambi i nomi tende a sembrare più professionale e, naturalmente, previene ambiguità in aziende più grandi dove più persone possono condividere lo stesso nome. 

Se usi entrambi i nomi, dovresti usare un punto?

Usare un punto (punto fermo) è un modo efficace per separare nome e cognome. Rende più facile identificare chiaramente il nome e il cognome, ma è anche perfettamente accettabile presentarli senza un punto (come una sola parola). 

E la privacy?

Usare entrambi i nomi nel tuo indirizzo email aziendale significa che chiunque incontri che conosca il tuo nome e la tua azienda può capire il tuo indirizzo email. Questo può essere sia un bene che un male. Potresti voler scambiare un elemento di trasparenza per una maggiore privacy. Ad esempio, usando le iniziali e i cognomi (es: J. Brown@example.com) invece dei nomi completi. 

E gli altri caratteri speciali?

Mentre i punti vanno bene, è meglio evitare di usare altri caratteri speciali. Questi non sono standard e potrebbero portare a confusione (è un trattino en, un trattino em o qualcos'altro?). Usare caratteri non standard può rendere gli indirizzi email difficili da ricordare a memoria e da pronunciare verbalmente — e questo senza menzionare le variazioni regionali nei caratteri speciali e il fatto che alcuni non sono ammessi negli indirizzi email.

Per i ruoli che richiedono alta sicurezza, potresti anche usare email basate su ruoli o dipartimenti, come:

• support@example.com
• admin@example.com
• finance@example.com
• feedback@example.com 

Per la mia attività uso semplicemente jamie@ — per me, sembra meno formale, più amichevole, e come azienda composta da una sola persona mi sembrava inutilmente formale per i miei clienti avere entrambi i miei nomi. A volte, apprezzo anche il livello extra di anonimato che fornisce. 

Cosa sono gli alias e la mia azienda ne ha bisogno?

Un indirizzo email e un alias servono a scopi diversi, e comprendere le loro differenze può aiutarti a decidere se hai bisogno di entrambi. 

Un indirizzo email è sempre collegato a una casella di posta specifica — questo significa che ha un login, uno spazio di archiviazione per i messaggi e la capacità di inviare messaggi. Tipicamente, questi sono utilizzati da una sola persona. Un alias è leggermente diverso — è un indirizzo email aggiuntivo che inoltra le email a una o più caselle di posta esistenti. Non ha una propria casella di posta o spazio di archiviazione. Quando un'email viene inviata a un alias, viene automaticamente reindirizzata alla casella di posta associata. 

Funzioni degli alias

Gestire grandi volumi di posta

Gli alias sono particolarmente utili per le aziende con grandi volumi di posta in arrivo. Innanzitutto, possono consentire una migliore organizzazione delle email, ad esempio, puoi ordinare le email in base all'indirizzo da cui provengono (es: clienti, fornitori, ecc). 

Privacy

Molte persone scelgono i tipi di indirizzi che abbiamo elencato sopra come alias per aiutare a mantenere anonimi i membri del personale. In particolare con reclami o altre comunicazioni difficili, il personale probabilmente apprezzerà non essere direttamente associato (per nome) alla posta che inviano. Questo porta direttamente al principale vantaggio degli indirizzi email alias…

Condivisione della posta

Forse la funzione più utile degli indirizzi alias è inoltrare i messaggi ricevuti da essi a più caselle di posta, in modo che ogni membro di un dipartimento o team sia coinvolto. Sarai familiare con alias come returns@ o help@ — ma scegli quelli che meglio si adattano alla tua azienda. 

In sintesi

I dieci principali alias e caselle di posta utilizzati

Hai bisogno di alcuni esempi dei migliori indirizzi email da utilizzare per semplificare la vita della tua azienda? Ecco i 10 indirizzi email principali scelti dai nostri clienti per le loro caselle di posta e alias.

Come puoi vedere da questo elenco, le aziende utilizzano principalmente questi indirizzi per indicare diversi dipartimenti e semplificare le comunicazioni all'interno della loro organizzazione.

Come scegliere un indirizzo email personale 

Ora che hai la tua email aziendale, puoi migliorare anche il tuo indirizzo email personale? Come puoi elevare il tuo normale indirizzo in stile Gmail o Hotmail per sembrare professionale? 

Ammettiamolo, anche vent'anni fa dovevamo aggiungere il nostro anno di nascita alla nostra email per restringere il campo. Con più persone che hanno più account, il futuro sembra ancora più cupo. jamielong90@ sembra molto meglio di jamielong2819532@ — per non parlare di quanto sarà difficile ricordarli. Quindi cosa possiamo fare? Ci sono altri trucchi e suggerimenti per ottenere l'indirizzo email giusto?

Innanzitutto, ricorda le regole sopra

Semplicemente perché praticamente tutte si applicano anche qui. Evita qualsiasi cosa comica, caratteri insoliti che potrebbero causare confusione e così via. Se stai scegliendo dei numeri, cerca di dare loro un significato per te, o se non riesci a farlo, rendili memorabili (jamielong666@) — piuttosto che includere la tua data di nascita completa (jamielong111190@). 

Evita complicazioni eccessive, soprattutto con l'ortografia

Potrebbe essere allettante aggiungere alcune lettere al tuo nome perché puoi ricordarlo facilmente ed è disponibile jamieielongng — ma ti garantisco che causerà confusione a lungo termine. Se il tuo nome è naturalmente molto difficile da scrivere o viene spesso confuso con un altro nome, potresti effettivamente volerlo semplificare o abbreviare per renderti la vita più facile nei momenti inevitabili di doverlo dettare al telefono. 

Considera l'uso di soprannomi o hobby invece

JohnGuitar@ potrebbe avere una maggiore disponibilità rispetto a JohnSmith@, ed è probabilmente anche più memorabile. Ricorda solo che qualsiasi parola tu scelga deve avere longevità. Se non è qualcosa per cui ti senti davvero appassionato, potrebbe diventare un indirizzo email di cui ti pentirai. 

Cambiare il tuo indirizzo email in seguito è un fastidio che dovresti cercare di evitare ove possibile, in particolare se prevedi di usarlo come login per più siti web o account. 

Evita di includere troppe informazioni personali

Nessuno sta suggerendo di inserire il cognome da nubile di tua madre o il tuo primo animale domestico, ma evita di utilizzare la tua data di nascita completa, informazioni sull'indirizzo o qualsiasi altra cosa che potrebbe causare problemi di sicurezza nelle mani sbagliate. Ricorda, il tuo indirizzo è visibile al pubblico. 

Scegli un dominio pubblico o un provider di email meno conosciuto

I domini pubblici sono quelli che chiunque può utilizzare per registrare un indirizzo email — sono i tuoi gmails e hotmails.

Alcuni dei grandi nomi hanno altre opzioni di dominio pubblico (meno conosciute) che potrebbero avere una disponibilità migliore rispetto alle loro più popolari. Ad esempio, oltre al loro principale @hotmail, Microsoft ci ha permesso di registrare @live @outlook e @msn nel corso degli anni, così come varianti che utilizzano domini nazionali (come .co.uk). Allo stesso modo, Apple ha utilizzato @mac.com, @icloud.com, tra gli altri, nel corso degli anni. 

Cercare le offerte meno popolari dai giganti potrebbe permetterti di creare un indirizzo email più vicino a quello che desideri. Il vantaggio è che avrai comunque un'estensione di dominio memorabile e un nome molto più adatto. 

Sii te stesso utilizzando un dominio personale nel tuo indirizzo email

Ma perché preoccuparsi di raccogliere le briciole cadute da un buffet di vent'anni fa, quando puoi creare un intero nuovo banchetto tutto tuo?

Perché non devi avere un'azienda (o nemmeno gestire un sito web) per registrare un dominio e ottenere tutti i vantaggi che abbiamo delineato per le aziende. Registrare il tuo dominio parte da circa un dollaro all'anno, ma non ti manderà mai in rovina.

Avere il tuo piano email significa che puoi praticamente scegliere quello che vuoi come nome perché possiedi il dominio (e il dominio è anche personalizzato). Potresti avere jamie@greatdesigns.art o il vecchio jamie@jamielong.com se ti senti poco fantasioso. Le possibilità sembrano improvvisamente infinite — ma sicuramente non è facile da configurare. Probabilmente devi essere un'azienda o qualcosa del genere…

Configurare il tuo indirizzo email personalizzato senza un sito web/hosting

In realtà, no. È incredibilmente facile da configurare. Potrebbe sorprenderti sapere che non hai bisogno di hosting o di un vero sito web per avere il tuo indirizzo email personalizzato! 

Il modo più semplice per configurare un account email come questo è registrare un dominio e poi semplicemente aggiungere un servizio di posta in stile plug-and-play, come Spacemail che fa il lavoro difficile per te. Crea la tua casella di posta, imposta i record di posta (particolarmente facile con i domini Spaceship), e fornisce spazio di archiviazione senza la necessità di un piano di hosting.

Puoi persino ricevere messaggi sulla tua app email preferita. Ammettiamolo, siamo tutti abituati all'app sui nostri telefoni, quindi un indirizzo email che può essere facilmente aggiunto a quello è un grande vantaggio. È facile da configurare e funziona con qualsiasi provider che consenta integrazioni IMAP/SMTP. 

Hai gli strumenti, ora esplora le infinite possibilità 

Ora che conosci il modo migliore per trovare un indirizzo email professionale, divertiti un po'. Puoi iniziare cercando il tuo dominio ideale e provando idee diverse.

Sia che tu sia un cliente aziendale o personale, ti consigliamo di cercare un dominio e di scegliere la strada completamente personalizzabile per la longevità.

Spacemail offre un piano Starter per chi non ha siti web e piani Pro e Advanced per le aziende che cercano più spazio e funzionalità. Con opzioni di alias incluse, gestione estesa dei file e uno strumento avanzato di gestione dello spam, Spacemail sta alzando il livello delle email aziendali.