Configura facilmente l'email aziendale

Probabilmente sei qui perché vuoi sapere come configurare l'email per la tua azienda ma non vuoi che sia difficile. Forse ci hai già dato un'occhiata ma sei stato scoraggiato da quanto sembri complicato in alcuni articoli. 

Bene, non preoccuparti. Sei nel posto giusto. Analizzeremo tutti gli elementi dell'email aziendale (nota anche come email aziendale o email di lavoro) in modo che tu possa configurarla, crearla e utilizzarla in pochissimo tempo. Ancora meglio, capirai ogni aspetto di ciò che stai facendo e perché.

Cos'è l'email aziendale?

Email aziendale si riferisce tipicamente a servizi specifici progettati appositamente per soddisfare le esigenze che le aziende hanno e che gli individui tendono a non avere.

• Migliori funzionalità di sicurezza — I provider di email aziendali tendono a offrire funzionalità come l'autenticazione a due fattori (2FA) come standard, memorizzano i tuoi dati crittografati e vantano anche funzionalità extra come filtri antispam avanzati. Inoltre, tendono a non mostrare annunci pubblicitari e quindi non trarranno vantaggio dal sottrarre i tuoi dati per indirizzarti con annunci personalizzati — cosa che alcuni provider gratuiti sono noti per fare. In breve, un provider di email aziendale affidabile dovrebbe darti la tranquillità di fare tutto il possibile per proteggere i dati privati dei tuoi clienti e i tuoi. 

• Strumenti aziendali — I servizi di email aziendale tendono anche ad avere strumenti aggiuntivi, come la funzionalità alias e i calendari condivisi che sono più adatti alla vita aziendale. Tendono anche a consentire un filtraggio più avanzato delle email, che può essere utile quando si gestisce un indirizzo email aziendale con alti volumi di posta.

• Inserire il nome della tua azienda nel tuo indirizzo email — Probabilmente la caratteristica più importante delle soluzioni email aziendali è permetterti di creare facilmente indirizzi email che includano il tuo nome di dominio (yourname@yourbusiness.com). Il primo test che la maggior parte delle persone esegue se non è sicura se un messaggio è reale è controllare l'indirizzo email del mittente.

Puoi dare un'occhiata più da vicino al perché l'email aziendale è importante, ma in generale queste sono le caratteristiche che la distinguono dai fornitori di email gratuiti.

Di cosa consiste l'email aziendale 

Per la maggior parte, un'email aziendale includerà una forma del tuo nome seguita dall'URL della tua azienda — quindi apparirà come yourname@yoursite.com. Abbiamo recentemente discusso come potresti scegliere il tuo dominio in modo più dettagliato.

Inoltre, c'è anche la funzionalità per creare e gestire alias (cose come info@ o support@). 

In termini di software, l'email aziendale consisterà spesso in un portale web dove accedi e accedi alle tue email. A volte potresti ottenere un'app dedicata, ma più comunemente, scoprirai che puoi facilmente aggiungere la tua email aziendale all'app esistente che usi sui dispositivi mobili per avere facilità di accesso.

Di cosa hai bisogno per creare un indirizzo email aziendale?

Se hai seguito fino ad ora, probabilmente hai capito che per avere il tuo dominio contenuto nel tuo indirizzo email, devi possedere un dominio. Cose come @outlook.com sono conosciute come domini pubblici, quindi per sostituire questa parte devi possederlo. Poiché questo è un requisito obbligatorio, la maggior parte dei servizi email rivolti alle aziende ti consente di registrare un dominio come parte del processo.

Ma mentre stai leggendo questo, scommetterei che hai già un dominio. Se possiedi già il dominio che vuoi utilizzare, il processo differisce leggermente, e questo è uno degli altri fattori che possono creare confusione nella configurazione dell'email aziendale. Ma separeremo questi due flussi/processi di acquisto in modo che tu non possa sbagliare.

Come ottenere un'email aziendale in 4 semplici passaggi

Il processo può variare a seconda della piattaforma che scegli. Discuteremo le basi, facendo riferimento a Spacemail, la nostra piattaforma specializzata per le aziende, come esempio.

Acquista un piano

La maggior parte dei fornitori offre una gamma di piani email che riflettono le diverse dimensioni delle aziende. Non c'è trucco in questo: scegli quello che meglio riflette ciò di cui hai bisogno. Tieni presente che molti servizi email professionali ti consentono di aggiornare gli elementi del tuo piano in seguito - o addirittura aggiungere caselle di posta e utenti, quindi non c'è bisogno di pensare al futuro in questo momento. Vai con ciò di cui hai bisogno.

Non preoccuparti ancora di come il tuo dominio si inserisce in tutto questo. Di solito, qualsiasi dominio è compatibile con qualsiasi fornitore, e tutto questo avviene nel passaggio successivo. Tuttavia, avere il tuo dominio con lo stesso fornitore offre alcuni vantaggi (che vedremo tra un momento).

Completa il tuo acquisto. Successivamente, se non hai ancora un dominio, fermati a questo punto per acquistarne uno. Se scegli lo stesso fornitore che stai utilizzando per la piattaforma email, tende ad essere un processo più fluido a causa del modo in cui gli elementi della stessa piattaforma sono solitamente costruiti per 'comunicare' tra loro, rendendo il processo più automatizzato. Non avere fretta nella scelta del tuo dominio. Sceglierne uno è quasi un'arte a sé stante, e suggeriamo di leggere questo articolo per aiutarti a prendere la decisione giusta.

Setup (or Unboxing™)

Se il tuo dominio e il fornitore di email sono gli stessi

Successivamente, come qualsiasi prodotto che deve essere adattato alle tue esigenze, c'è un breve processo di configurazione. Con Spaceship, questo è chiamato Unboxing™, e nel momento in cui il tuo acquisto è completato vedrai il processo di Unboxing suggerito come tuo prossimo passo. 

Una volta selezionato, il primo passo è — l'hai indovinato — collegare un dominio. Se possiedi un dominio con Spaceship e scegli Spacemail, il tuo dominio apparirà automaticamente nel menu a tendina e semplicemente lo selezioni. 

Quindi, con un clic i due sono collegati. Puoi passare direttamente a ‘Creare una casella di posta’.

Collegare la tua nuova email a un dominio con un altro fornitore

Non è un problema se il tuo dominio è con un altro fornitore. Significa solo un paio di processi extra, e questi avvengono con i tuoi prodotti esistenti piuttosto che con la piattaforma del dominio stesso. Questo può essere ciò che causa un elemento di confusione per alcuni.

Aggiungerai alcuni nuovi record MX/DKIM/SPF ai tuoi record DNS (Domain Name Server). Per chiarire, questi record sono determinati dal fornitore di email, ma aggiunti sul lato dei domini. (Se stai usando Spacemail, vedrai un pop-up con una guida che ti istruisce su come impostare i tuoi record DNS). Una volta aggiunti, questi record fondamentalmente puntano il tuo dominio ai server del tuo fornitore di email per tutto ciò che riguarda l'email. 

Accedere ai record DNS del tuo dominio sarà possibile con il tuo provider di dominio o di hosting. Se non sei sicuro, puoi confermarlo utilizzando uno strumento di controllo DNS,  come MXToolbox.

Una volta che sai dove cercare, trovare i record DNS non sarà troppo complicato — dopotutto, sono una parte davvero importante della configurazione del tuo dominio. Nella maggior parte dei casi, saranno con il tuo provider di dominio. La posizione delle impostazioni varierà a seconda del tuo provider, ma in genere, dovrai individuare l'area del dominio all'interno del tuo account, selezionare il dominio per il quale desideri creare l'indirizzo email, e quindi fare clic per accedere alle sue impostazioni. Questo potrebbe essere un pulsante come ‘Gestisci’ o ‘Impostazioni’ o ‘Configura’. Successivamente, naviga verso ‘Record DNS’. Questo potrebbe anche essere chiamato qualcosa come ‘DNS Avanzato’. 

Dovresti vedere diversi record già presenti. Fai attenzione con questi — non modificarli o rimuoverli. Farlo potrebbe causare problemi di funzionalità per il tuo sito web, o per qualsiasi altro servizio a cui potrebbero essere collegati. A meno che tu non abbia utilizzato una piattaforma email con il tuo dominio in precedenza (vedi sotto), vorrai solo aggiungere nuovi record. 

Record tipici che dovrai aggiungere

Questi dipenderanno anche dal servizio che stai utilizzando, ma useremo Spacemail come esempio anche qui. Il sistema di inserimento dei record tende ad essere strutturato in modo da rendere intuitivo l'aggiunta di nuovi record.  

Record MX (Mail Exchange)

I record MX specificano dove devono essere consegnati i messaggi email. Puntano ai server di posta responsabili della gestione delle email in arrivo. Questi garantiranno che le tue email vengano consegnate correttamente. Questi sono i record MX che aggiungeresti per Spacemail.

Record SPF (Sender Policy Framework)

I record SPF prevengono lo spoofing delle email (qualcuno che si spaccia per te tramite email) specificando quali server sono autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio. Questo consente di identificare facilmente le email legittime. Il record SPF che di solito aggiungeresti per Spacemail è questo:

Record DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM aggiunge una firma digitale alle email in uscita, rendendole più facili da tracciare e prevenire lo spoofing. I record DKIM sono impostati automaticamente per ogni dominio collegato a Spacemail, e puoi trovarli in DNS Avanzato.

Record DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC è un framework di policy che migliora l'autenticazione delle email allineando SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail). Aiuta ulteriormente a prevenire lo spoofing delle email, il phishing e l'abuso del dominio assicurando che le email in arrivo siano legittime e autorizzate.

Spacemail non imposta automaticamente i record DMARC perché variano notevolmente a seconda delle tue preferenze personali. Se desiderato o richiesto, ti consigliamo di utilizzare questo generatore DMARC di MXToolbox.

Dovrò eliminare i record?

Se hai mai utilizzato un provider di email con il tuo dominio in precedenza, potresti dover eliminare alcuni record esistenti. Dovrebbe essere facile identificarli perché saranno anche etichettati come MX/DKIM/SPF/DMARC nella loro classificazione. 

Dopo che questo lavoro preliminare è completato, il processo sarà molto simile a quello che sarebbe se registrassi il tuo dominio con lo stesso provider. Ad esempio, con Spacemail, aggiungi semplicemente il tuo dominio manualmente nel primo passaggio del processo di configurazione (anziché selezionarlo dal menu a discesa, come faresti se registrassi con Spaceship). Ancora una volta, questo varierà da provider a provider, ma su Spacemail, è il primo passaggio nel processo di configurazione.

Creare una casella di posta

Una volta che hai finito di creare quei record, o semplicemente collegato il tuo dominio, il resto è semplice. Scegli il nome che desideri per la tua casella di posta (probabilmente il tuo per iniziare). Non dimenticare di controllare i nostri suggerimenti per le convenzioni di denominazione, ma ricorda — poiché stai usando il tuo dominio, può tecnicamente essere qualsiasi cosa tu voglia! Nulla è preso. Potresti voler mostrare flessibilità usando solo una lettera: j@yoursite.com — è piuttosto cool, vero? In alternativa, potresti creare un indirizzo email di lavoro che includa il tuo nome completo, titolo di lavoro o ruolo. 

Aggiungere catchall e alias

Un catch-all è esattamente ciò che sembra — se qualcuno digita anything@yoursite.com verrà reindirizzato al catch-all. Potresti volerlo come casella di posta secondaria per evitare un afflusso di posta indesiderata. I catch-all sono particolarmente utili per ottenere errori di ortografia dei nomi o altre varianti come info@yoursite.com che le persone potrebbero provare se non sanno a chi scrivere.

Con Spacemail, impostare un catch-all è particolarmente facile. Sul tuo pannello di lancio, vedrai l'opzione su Spacemail Manager - la piattaforma di lancio per Spacemail. Qui, puoi impostare la tua casella di posta catch-all. Questa può essere la tua casella di posta principale - non c'è bisogno di fare un upgrade. 

Nel frattempo, gli alias ti permettono di creare indirizzi email aziendali che reindirizzano a più destinatari (ad esempio: per i dipartimenti) e consentono anche l'anonimato. Li avrai visti utilizzati in quasi tutte le aziende. Con Spacemail, aggiungere una casella di posta aggiuntiva a qualsiasi piano è un ottimo upgrade a basso costo, e cinque sono incluse di serie con il nostro piano avanzato. Scopri di più su come possono essere utilizzati gli alias.

Aggiungere i ritocchi finali al tuo account email

Questi variano da fornitore a fornitore, ma dopo che la configurazione dell'account email è completa e la tua nuova casella di posta è attiva e funzionante, vorrai personalizzare alcune cose finali.

Impostare il tuo nome visualizzato & aggiungere una firma

Stiamo parlando di basi reali qui. Vale la pena controllarle per essere sicuri. Vuoi che le tue email vengano visualizzate correttamente fin dalla prima. Quindi, assicurarti che il tuo nome sia corretto, aggiungere una firma a ogni email e generalmente esaminare le Impostazioni ti aiuterà ogni volta. Ti garantiamo che troverai qualcosa da modificare. Inoltre, potresti voler impostare la piattaforma nella tua lingua preferita per renderla ancora più accessibile per te.

Aggiungere il tuo nuovo indirizzo a un client email di terze parti

Molti fornitori di email aziendali ti permettono di farlo. Essere in grado di integrare il tuo nuovo indirizzo email in un'app che usi già è un modo davvero semplice per tenere traccia delle cose. E puoi sempre tornare all'applicazione web ogni volta che vuoi per usufruire di tutte le funzionalità e i vantaggi.

Per fare ciò, basta abilitare l'accesso IMAP/SMTP/POP3 in Spacemail’s Impostazioni e poi seguire le istruzioni di configurazione nel client di posta elettronica di tua scelta. Di solito, queste si trovano nel menu delle impostazioni della tua app esistente e sono etichettate come ‘Aggiungi un account’.

Migrazione delle email

Alcuni fornitori di email aziendali rendono facile importare le email. Questo può essere utile se hai gestito le comunicazioni aziendali altrove e vuoi mantenere un record di tutto. 

Anche se il fornitore scelto non offre uno strumento di migrazione personalizzato, di solito puoi eseguire una sorta di soluzione manuale scaricando le tue email e poi ricaricandole sul tuo server di posta. Tuttavia, questo avrà sempre degli svantaggi (come la possibilità di errore umano), per non parlare del fatto che richiede tempo.
Un fornitore con uno strumento di migrazione facile è sicuramente un vantaggio se è qualcosa che vuoi fare. Ad esempio, con Spacemail, il nostro strumento di migrazione personalizzato offre un'esperienza di migrazione più sicura e protetta. Ti verrà chiesto se desideri migrare le email esistenti come parte del processo di configurazione, ma puoi farlo in qualsiasi momento andando su ‘Impostazioni’ e trovando la casella ‘Migrazione email’.

Imposta le regole di filtraggio dello spam

Infine, potresti voler impostare regole di filtro che proteggano il tuo indirizzo email fin dall'inizio. Potresti voler bloccare immediatamente gli spammer noti che hanno una storia con la tua azienda, ma uno dei vantaggi dell'email aziendale professionale è un sistema di filtraggio dello spam più robusto. 

Su Spacemail puoi regolare le impostazioni del filtro andando su ‘Impostazioni’ e individuando la casella ‘Gestione spam’ nell'angolo in basso a destra.

Goditi i benefici

Ora sei pronto e pronto per inviare quelle prime email di prova ai tuoi amici (beh, devi controllare che tutto sia a posto!). Rimani aggiornato con tutte le nuove versioni di Spacemail, o commenta con i tuoi pensieri e idee qui sotto. Scopri i piani di Spacemail per te stesso — garantiamo che uno sarà adatto alla tua azienda.