Perché l'email aziendale significa business

L'uso dell'email è stato un pilastro sin dall'inizio di Internet. L'importanza dell'email come strumento di comunicazione è cresciuta solo negli anni successivi. Dopotutto, conosci qualcuno che non ha un indirizzo email? E un'azienda senza email è ancora meno probabile al giorno d'oggi.

La maggior parte di noi ha probabilmente utilizzato Hotmail, Gmail o Yahoo! per la maggior parte della nostra vita, e sono diventati così parte del tessuto di come percepiamo l'email che ci sentiamo connessi a loro. Forse anche fedeli.

Questo potrebbe significare che quando scegli un provider di email per la tua azienda, pensi naturalmente a loro per primi. Ma per quanto possano essere ottimi per l'email personale, quando si tratta di email per la tua azienda, potresti scoprire che non sono così pronti a soddisfare le tue esigenze. Ecco perché ottenere un'email aziendale adeguata è essenziale.

Quindi, cos'è l'email aziendale?

Un'email aziendale è un indirizzo email che presenta il tuo marchio o nome aziendale. Quindi, invece di avere un indirizzo che termina con @gmail.com o @yahoo.com, sembrerà yourname@yoursite.com. 

Perché avrei bisogno di un'email aziendale?

Se sei nelle fasi iniziali di avvio di un'attività, impostare un'email aziendale potrebbe non essere in cima alla tua lista di priorità. Ma trascurarlo sarebbe un errore. 
L'importanza dell'email nella comunicazione aziendale non può essere sottovalutata se le statistiche sono da credere: il 62,86% dei professionisti aziendali preferisce comunicare via email e circa 125 miliardi di email di lavoro vengono inviate e ricevute ogni giorno in tutto il mondo. Che tu stia messaggiando con altri professionisti aziendali, parlando direttamente con i clienti o impegnandoti nel marketing via email, l'email è destinata a essere una parte integrante della tua attività.

C'è anche la questione delle aspettative. Pensaci: saresti più propenso a fidarti di un'email da businessname@gmail.com o name@businessname.com? Un'email aziendale adeguata comunica istantaneamente professionalità e credibilità. Anche i proprietari di piccole imprese su Reddit sono d'accordo. 

In risposta a una domanda sull'importanza dell'email aziendale e su come convincere un cliente riluttante a fare il passaggio, mew5175_TheSecond ha detto:

"Anche per le aziende con buone recensioni, come cliente sono riluttante a fare affari con qualcuno che ha business@gmail.com come email.

Vale sicuramente la pena spendere soldi per ottenere @business.com"

L'utente dee_lio ha pensato che la riluttanza del cliente comunichi diverse cose, tra cui:

• "Questa persona lo fa come un lavoro secondario e non lo prende sul serio"
• "Sono così sensibili ai costi che risparmiano sull'email di base. O tagliano troppi angoli, o stanno per chiudere l'attività."
• "Questa è una truffa."
• "Questa persona non ha idea di come presentarsi professionalmente."

Gli indirizzi email aziendali su misura facilitano anche il branding, che è un elemento chiave per costruire con successo la tua presenza online.

I vantaggi dell'email aziendale rispetto all'email generica

Oltre a trasmettere credibilità e professionalità del marchio, il principale vantaggio dell'email aziendale è che è tipicamente integrata in una piattaforma creata appositamente per soddisfare le esigenze email delle aziende. Questo significa che troverai una miriade di funzionalità e vantaggi rispetto ai provider di email generici.

Che tu gestisca una grande azienda con molti dipendenti o stia iniziando da solo o con un piccolo team, le tue esigenze e desideri non sono così diversi. E i client di posta elettronica professionali di solito soddisfano le esigenze degli utenti con funzionalità come:

Gestione superiore

Con gli indirizzi email generici, c'è un limite a quanto puoi ottimizzare varie funzioni per soddisfare le tue esigenze. Con l'email aziendale, di solito avrai una gamma di opzioni software per aiutarti a gestire la posta in modo più efficace, dall'incorporazione della funzionalità del calendario alle opzioni di filtro avanzate.

Scalabilità facile

I provider di email aziendali tendono a consentire un'espansione facile, quindi puoi creare nuovi indirizzi email man mano che la tua azienda cresce, o creare indirizzi alias come info@, admin@ e altro per semplificare la gestione delle email. 

Sicurezza avanzata 

L'importanza della sicurezza delle email non può essere sottovalutata quando le violazioni dei dati sono così comuni. Uno dei principali vantaggi delle email professionali è la sicurezza. Non stai solo gestendo i tuoi dati, ma anche quelli dei tuoi clienti. Con leggi come il GDPR che pongono maggiore enfasi sulla sicurezza, è fondamentale ottenere tranquillità dal tuo provider di email. 

Il loro storage è crittografato? Monitorano attivamente le nuove minacce per garantire che le misure corrette siano in atto? Dovresti cercare queste cose quando acquisti la tua email aziendale. Proteggere i tuoi clienti significa proteggere te stesso.

L'importanza delle email nel business non sta scomparendo

L'uso delle email professionali è improbabile che cambi, specialmente a breve termine. Abbiamo visto esplodere chatbot e supporto live, ma questo quasi mai sostituisce completamente le email, e per una buona ragione. 

L'email consente una forma specifica di comunicazione — una che ha più peso di una chat. Le persone conservano le email, le tengono come registri e vi fanno riferimento quando ne hanno bisogno. Non sono il telefono moderno; sono l'archivio moderno. E questo è qualcosa di cui un'azienda avrà sempre bisogno.

Se quanto sopra è vero, allora il modo in cui gestisci questi dati diventa immediatamente vitale per tutti. Per garantire che stai gestendo le comunicazioni email in modo responsabile e sicuro, l'email aziendale su misura potrebbe essere l'unica soluzione completa.   

Come scegliere la tua email aziendale

Prima di tutto, cerca le caratteristiche che abbiamo menzionato sopra. Ma queste sono generali — vuoi adattare il tuo provider di email alla tua attività. Dovrai considerare attentamente ogni vantaggio e svantaggio dei provider di email e se si allineano con le tue esigenze specifiche.

Innanzitutto, considera la dimensione della tua organizzazione. Hai bisogno di più indirizzi email quando ricevi solo una manciata di email a settimana? 

E lo storage delle email? Devi pagare molto o puoi aumentare in seguito? Molti provider vantano di offrire 1TB di storage fin dall'inizio, ma con l'uso medio delle email, è improbabile che sia necessario. Si stima che gli individui inviino e ricevano 126 email aziendali al giorno. Anche se non cancelli mai le email, ci vorrebbero decenni per riempirlo. Quindi perché pagare di più per così tanto spazio che non ti serve?

Un altro elemento da cercare sono i segni che il provider effettua aggiornamenti regolari per affrontare le minacce più recenti. Anche se questo potrebbe non essere sempre completamente trasparente, cerca chat live, blog che dettagliano gli aggiornamenti e buone recensioni online. Se altre aziende sono soddisfatte di una piattaforma, probabilmente non puoi sbagliare troppo.

In definitiva, la piattaforma email perfetta è quella che può crescere insieme a te, iniziando a basso costo, addebitando di più solo quando hai effettivamente bisogno del servizio aggiornato. 

Come creare facilmente un'email aziendale nel 2024

Ora che sai cosa ti serve da un provider di email professionale, è il momento di creare la tua email aziendale. Spacemail email professionale è una scelta solida per aziende di ogni dimensione, soddisfacendo ogni esigenza delineata in questo post del blog.

Creato con la sicurezza al centro, Spacemail offre archiviazione dati protetta, invio crittografato, email protette da password, oltre a Jellyfish — controlli antispam intelligenti che si adattano ai tuoi desideri e bisogni particolari.

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