Perché le piccole imprese preferiscono fornitori di email sicuri

La maggior parte di noi ha probabilmente già sperimentato qualche forma di crimine informatico basato su email. In effetti, se la maggior parte di noi aprisse le nostre caselle di posta personali letteralmente ora, è probabile che troveremmo qualche tipo di truffa di phishing che ci invita a inserire dati sotto false pretese. Sembra che ci sia un nuovo proiettile a tema phishing da schivare quasi ogni giorno.

Ma i rischi aumentano solo quando sei un'azienda. C'è molto di più da tenere traccia, e molte delle tue informazioni sono pubblicamente disponibili (sia attraverso la registrazione aziendale, sia semplicemente sul tuo sito web stesso). Queste informazioni potrebbero rendere più facile per certi tipi di truffatori convincerti che hanno uno scopo legittimo, o semplicemente imitare la tua azienda. I problemi vanno oltre il phishing, anche.

Vale la pena ricordare, ad esempio, che spesso invierai email ai clienti con informazioni sensibili sui loro conti o ordini con te. Qualsiasi hack o violazione rischia di esporre i loro dati oltre ai tuoi. Questo rende la sicurezza una parte molto più integrale dei fornitori di email ricercati dalle aziende.

In effetti, approfittare delle aziende (non sorprende) precede Internet. La maggior parte delle aziende, anche ora, riceve lettere fisiche da cosiddetti consulenti fiscali (e simili) che fingono di rappresentare il governo, o fanno riferimento a multe governative come se fossero emesse se non si utilizza il loro servizio. L'email rende semplicemente infinitamente più facile bombardarti con attacchi simili.

Criminalità informatica e piccole imprese

Infatti, oltre il 77% delle piccole imprese ha ricevuto attacchi informatici legati alle email, e ha senso quando pensi a quanto potresti essere un bersaglio appetibile. Dal punto di vista degli attaccanti, le tue misure di sicurezza sono probabilmente meno robuste rispetto alle aziende più grandi — a causa di vincoli finanziari e di personale, ma potresti comunque avere risorse o dati preziosi che vale la pena rubare. 

Ma non finisce qui. I criminali informatici tentano persino di impersonare le piccole imprese utilizzando i loro nomi in indirizzi email falsi. Questi messaggi potrebbero persino contenere i nomi e i ruoli di veri dipendenti, contatti o fornitori per aggiungere legittimità. Servizi come LinkedIn non hanno aiutato in questo. Pur essendo risorse inestimabili per datori di lavoro e dipendenti, sono essenzialmente database contenenti ciò che altrimenti sarebbe informazioni difficili da trovare. 

Come qualsiasi cosa, più dati sono online, più modi ci sono per armarli. È bene mantenere al minimo tutto ciò che pubblichi su di te o su qualsiasi parte della tua attività.

Ma i fornitori di email sicuri possono aiutare… 

I migliori fornitori di email promuovono la sicurezza per proteggere le informazioni sensibili scambiate nelle email. Per i motivi già menzionati, questo è un vero vantaggio per i clienti aziendali come te, e infatti, un recente sondaggio tra i clienti che abbiamo creato lo ha confermato. Oltre l'83% delle persone ha detto che la sicurezza era la ragione principale per la loro scelta del fornitore di email. 

Una delle misure chiave da considerare sempre è la crittografia. Nello stesso sondaggio, l'88,7% degli intervistati ha detto che la crittografia era la caratteristica più importante di tutte. Questo può presentarsi in molte forme. Crittografare i dati dove sono memorizzati è spesso trascurato, ma è importante. Se i dati sono memorizzati crittografati, chiunque violi il server di posta troverà solo gergo insensato. Come piccola impresa, dovresti davvero cercare fornitori che offrano messaggi autodistruggenti o protetti da password per aiutare con la riservatezza. 

La combinazione di funzionalità di sicurezza tipiche delle email aziendali di solito le aiuta a conformarsi alle normative sulla protezione dei dati come GDPR e HIPAA.

Maggiore personalizzazione delle funzionalità di sicurezza

Cerca funzionalità che consentano un maggiore livello di personalizzazione quando scegli la tua email aziendale. Ad esempio, strumenti avanzati per aiutarti a categorizzare la posta per argomento o tipo. Questi possono davvero aiutare quando si tratta di ordinare grandi volumi di messaggi.

Allo stesso modo, creare caselle di posta generiche come info@ o admin@ che reindirizzano a team o persone specifiche è un'altra funzionalità utile. Questi sono chiamati alias, e la maggior parte dei buoni fornitori di email aziendali ti permetterà di averne diversi. Ti permettono di inoltrare messaggi da caselle di posta generiche come quelle sopra a più caselle di posta, il che ha il vantaggio aggiuntivo di permettere a più persone di monitorarle, oltre a proteggere le loro identità.  

Sicurezza e anti-spam

Lo spam rappresenta un rischio maggiore per le piccole imprese rispetto agli individui. Ma cos'è esattamente la protezione anti-spam? 

In poche parole, ti consente di bloccare i messaggi da mittenti che identifichi come inaffidabili. Ma i migliori offrono ancora di più. I migliori filtri anti-spam utilizzano strumenti come il machine learning per anticipare ciò che è probabile che sia spam in base alle tue classificazioni precedenti, mettendo automaticamente le truffe di phishing dannose al sicuro lontano da te e dai tuoi dipendenti. 

Il filtraggio adattabile è anche essenziale per tenere sotto controllo le tue email aziendali. Hai bisogno di cambiare una regola, o hai trovato qualcosa nello spam che non dovrebbe esserci? Dovresti essere in grado di regolare facilmente le impostazioni. Le sostituzioni manuali sono una caratteristica essenziale da cercare nei filtri anti-spam.

Ottenere protezione DMARC, SPF e DKIM

Ma che dire di quelle fastidiose persone che impersonano la tua azienda? C'è un modo per fermarli? 

Il problema è che è più complesso del semplice pensare di essere al sicuro perché il tuo account è protetto. Questi falsificatori spesso non hanno bisogno di entrare nel tuo account per falsificare un indirizzo email che sembra il tuo. È qui che entrano in gioco queste intelligenti funzionalità di sicurezza email:

1. SPF: Sender Policy Framework è un protocollo che consente ai proprietari di domini di specificare quali server di posta sono autorizzati a inviare email per conto del loro dominio. Funziona pubblicando un record specifico nel DNS (Domain Name System) che elenca i server di posta autorizzati. Quando un'email viene ricevuta, il server di posta del destinatario può controllare il record SPF del dominio del mittente per verificare se il server di posta mittente è autorizzato a inviare email per conto di quel dominio. Se il controllo SPF fallisce, indicando che l'email è inviata da un server non autorizzato, può essere segnalata o rifiutata. 

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail aggiunge una firma digitale a un messaggio email. Questa firma viene generata utilizzando una chiave privata associata al dominio del mittente e viene aggiunta (invisibilmente) all'intestazione dell'email. Il server di posta del destinatario utilizza quindi la chiave pubblica, pubblicata nel DNS dal dominio del mittente (in modo simile a SPF), per verificare la firma. Se la firma è valida, dimostra che l'email è legittima, ma conferma anche che non è stata alterata durante il transito. Se la verifica della firma fallisce, indica un potenziale manomissione o una fonte illegittima.

3. DMARC: Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (è un boccone ma segui) si basa su SPF e DKIM consentendo ai proprietari di domini di scegliere come il server di posta del destinatario dovrebbe gestire un'email che non supera un controllo di autenticazione. Possono scegliere se l'email viene messa in quarantena o rifiutata. Inoltre, DMARC consente ai proprietari di domini di ricevere rapporti dai destinatari delle email su email che superano o falliscono l'autenticazione, aiutandoti a monitorare cosa sta succedendo in termini di impersonatori.

SPF, DKIM e DMARC lavorano insieme per verificare la legittimità dell'identità del mittente e prevenire il phishing e l'impersonificazione del dominio:

• SPF convalida il server mittente.
• DKIM garantisce l'integrità del contenuto dell'email e del dominio del mittente.
• DMARC fornisce politiche e reportistica, permettendoti, come proprietario di un'azienda, di specificare quali azioni dovrebbero essere intraprese per le email che non superano l'autenticazione e ricevere rapporti sui risultati dell'autenticazione quando qualcuno cerca di inviare un'email fingendo di essere te.

Ma perché non scegliere un grande nome?

Recentemente c'è stato un cambiamento, con più individui e aziende che si allontanano dalla loro dipendenza dai grandi giganti della tecnologia — come Google, Apple e Microsoft. 

Ci sono crescenti preoccupazioni su come queste aziende gestiscono i dati. Google ha avuto una famosa violazione del server nel 2018, e Microsoft nel 2021 dove i dati sono stati accessibili illegalmente. Ma più in generale, sono state le rivelazioni fatte da Edward Snowden nel 2013, che hanno mostrato che la NSA potrebbe potenzialmente avere accesso diretto ai server delle grandi aziende tecnologiche (sotto la copertura di programmi come PRISM), che hanno davvero fatto dubitare le persone se i loro dati fossero compromessi con queste aziende prima ancora di considerare le violazioni.

Di conseguenza, sia gli individui che le aziende sono diventati più cauti e hanno iniziato a esplorare le alternative offerte da fornitori di servizi email più piccoli e focalizzati sulla privacy.

Ma è più di questo. I fornitori di email sicure più piccoli offrono cose che i grandi non offrono, oltre ai vantaggi di sicurezza che abbiamo menzionato. Molte aziende apprezzano davvero il livello di flessibilità e personalizzazione che offrono, insieme a prezzi più bassi e più competitivi e piani che crescono insieme alla tua azienda.

Alcune piccole imprese potrebbero semplicemente preferire non rafforzare la presa monopolistica che i giganti hanno sulle nostre vite facendo la loro piccola parte per supportare aziende più piccole.

Il futuro delle email aziendali

Quando si tratta di scegliere l'email aziendale giusta, dovresti essere in grado di ottenere alti livelli di sicurezza, ma anche un sistema che renda l'email aziendale senza sforzo. Così le comunicazioni aziendali fluiscono più liberamente, ma la sicurezza non è mai compromessa.

In effetti, dovresti essere in grado di ottenere un servizio di email aziendale sicuro e semplice che faccia parte di una piattaforma web più ampia. Una dove puoi incorporare automaticamente il tuo nome di dominio nel tuo indirizzo email e costruire altri prodotti web nella tua soluzione ideale — sapendo che ogni parte della piattaforma è sicura.

È per questo che abbiamo creato Spacemail business email. È una tecnologia progettata per 'esseri umani reali', e aggiornata attivamente per contrastare le ultime minacce alla sicurezza. Inoltre, si inserisce nella più ampia piattaforma Spaceship, per aiutarti a fare affari migliori online ovunque con sicurezza e semplicità come standard — sempre.