Posso migrar meus emails para outro provedor?

Contas de email. Elas são nossos arquivos modernos, onde guardamos mais de nossas vidas do que gostaríamos de admitir.

Ao longo dos anos, meu próprio email se tornou um arquivo de trabalho, um armazém de documentos vitais e um banco de dados de empresas confiáveis que usei antes — e tenho certeza de que isso é apenas a ponta do iceberg. 

Então, quando a Microsoft introduziu novas taxas para um serviço de email que eu inconscientemente dava como garantido, não tive escolha a não ser pagar. 

Mas então comecei a pensar — e se for possível mover esse mosaico das comunicações da minha vida para outro lugar? Um lugar que não apenas tentasse me forçar a pagar novas taxas. Talvez até um lugar que oferecesse algo um pouco diferente. Afinal, faz um tempo desde que olhei adequadamente para o que o email poderia fazer por mim.

É mesmo possível mover emails?

Essa foi minha primeira pergunta. Como você pode imaginar, minha teia de arquivos e anexos ocupa alguns gigabytes. Parece que toda vez que tentei mover grandes quantidades de dados no passado, me deparei com problemas que deveriam ter sido resolvidos na época em que Bill Gates conseguiu seus óculos um pouco mais estilosos. 

Para meu alívio, existem maneiras de tirar o caos da migração de email e mitigar o risco de perda de dados.

Procurando por um assistente

Como qualquer coisa, se abordada incorretamente, a migração pode ser um negócio complicado. Então, quando estava procurando por um novo provedor, me concentrei naqueles que tinham um 'assistente' que facilitava. Essas ferramentas de migração normalmente permitem que você escolha o que deseja mover (apenas emails, emails com anexos, estruturas de arquivos, etc.) em um processo passo a passo. 

Apenas alguns anos atrás, essas ferramentas não eram comuns. Felizmente, agora existem muitas para escolher. Mas falaremos sobre isso e outras maneiras de migrar um pouco mais tarde.

Razões pelas quais você pode precisar migrar

Talvez você tenha um email de trabalho ou faculdade que está prestes a perder o acesso e queira manter seus arquivos ou registros de comunicação. No entanto, vale a pena verificar duas vezes com seu empregador/administrador se a migração não violará nenhuma política de dados antes de iniciar as migrações dessas contas.

Alternativamente, e de forma mais dramática. seu provedor de email pode estar sendo 'aposentado'. Skiff é um exemplo recente disso. Quando foi comprado pela Notion, o email foi um dos vários produtos removidos de sua linha. 

Razões pelas quais você pode querer migrar

Além de novas taxas, eventos da vida e fechamentos repentinos, existem outras razões para considerar uma mudança. Algumas delas vieram à luz nos últimos anos, à medida que a importância da segurança de dados foi trazida para o primeiro plano de nossas mentes. 

Regulamentos

Leis como GDPR e CCPA tornaram um crime não proteger corretamente os dados sensíveis, o que é uma grande preocupação para quem está no negócio. Se uma empresa usa um serviço que compromete os dados de seus clientes, isso pode ser um problema. Alguns provedores de email — geralmente referidos como provedores de 'email comercial' — têm uma ênfase muito maior na segurança por esse motivo. 

Confiabilidade

O tempo de inatividade excessivo pode estar causando atrasos no envio ou recebimento de emails. A confiabilidade não é algo que pensamos ser importante até que se torne um problema. Outros foram vítimas de filtros de spam excessivamente zelosos que intervêm quando não deveriam. 

Eu vivi isso pessoalmente com minha conta da Microsoft. Empresas com as quais eu tinha interações frequentes foram de repente enviadas diretamente para a pasta de lixo eletrônico sem nem mesmo um aviso. Além de irritante, isso foi caro, especialmente quando aconteceu com faturas sensíveis ao tempo. 

Mais uma vez, o chamado 'email comercial' ('chamado', porque seus recursos aprimorados são realmente úteis para qualquer pessoa) vem para o resgate. Geralmente, é dada maior ênfase à aperfeiçoar recursos como filtros de spam. 

Custo e segurança

Provavelmente, o principal motivo pelo qual você vai querer mudar de provedor é para reduzir o custo e/ou aumentar a segurança. 

Quando decidi me afastar do Hotmail, essas eram minhas principais preocupações. Afinal, a Microsoft estava envolvida em uma violação de dados em 2023, e eu sabia que deveria haver algum lugar que fosse mais barato do que as £19.99/ano ($24.99/ano) que eu pagava a eles apenas para manter minha conta. (E isso sem levar em conta o quanto eu estava irritado por ter que pagar por algo que antes eu conseguia de graça).

Da mesma forma, o Google também sofreu sua parcela de violações de segurança de email.  Além disso, em 2022, ele encerrou alguns recursos do Gmail para usuários que não atualizaram para a opção premium Workspace, causando protestos em canais como o Reddit. Isso significa que os provedores 'grandes' não são mais necessariamente os provedores 'confiáveis'. Isso deixou muitos, especialmente pequenas empresas, buscando alternativas. 

Existem desvantagens na migração de email?

Já abordamos os benefícios da migração de e-mail, mas existem desvantagens? A resposta curta é não — com algumas ressalvas. Vamos presumir que, como eu, você tem um bom motivo para sair e não está migrando de um sistema interno antigo e personalizado. Você também passou algum tempo pesquisando o melhor provedor para você — e é um com um assistente de migração fácil. 

A coisa mais importante que você precisa fazer é ter absolutamente certeza de que sua nova conta tem espaço suficiente. Ficar sem espaço no meio da migração pode fazer com que alguns arquivos não sejam transferidos ou, nos piores cenários, o processo falhe. 

Outra pequena coisa a considerar é o fato de que você pode experimentar uma interrupção em seu serviço de e-mail habitual enquanto a migração ocorre, então é aconselhável executar o processo durante a noite, ou quando você sabe que o negócio estará tranquilo. Talvez um feriado público.

E se o provedor de e-mail que eu quero não tiver uma ferramenta de migração?

Existem algumas opções que você poderia tentar neste caso. 

Primeiro, junte as contas 

Existe software lá fora (como o Thunderbird) que permite adicionar e acessar todas as suas contas, mensagens, calendários e contatos em um só lugar. Ao adicionar ambas as contas (antiga e nova) ao mesmo software de correio usando IMAP, você pode arrastar e soltar e-mails de uma conta para a outra. Se você fizer isso em uma plataforma baseada em nuvem, ela será sincronizada em todos os lugares.

Ferramentas de terceiros

Existem algumas ferramentas de migração de terceiros, como o MailJerry, que podem ajudá-lo com a migração. Estes podem ser bastante caros, no entanto. Por exemplo, migrar caixas de correio com mais de 250 MB de tamanho custa $12.99/mês do MailJerry. E você tem o incômodo de encontrar, baixar e operar uma ferramenta de terceiros.

Contrate um especialista

Se os métodos acima não funcionarem, você pode considerar a contratação de um especialista técnico para a migração manual. Um processo como este requer ajustar as configurações de domínio, registros DNS e configuração de registro MX. Pode facilmente se tornar pesado em jargões e intimidante para um novato. 

Embora contratar alguém para fazer isso tiraria o estresse de fazer você mesmo, significa dar acesso aos seus preciosos dados a um terceiro, embora profissional. Também pode custar até $150 por caixa de correio. 

Claro, tudo isso pode ser evitado se você escolher um novo provedor de e-mail que ofereça uma ferramenta de migração integrada, então vale a pena considerar esse recurso em sua busca. 

Ferramentas de migração integradas 

Cerca de cinco anos atrás, havia muito poucas plataformas com ferramentas de migração integradas. Agora, o recurso está incluído como padrão com muitos provedores. Mas para manter as coisas simples, vamos dar uma olhada mais de perto no e-mail comercial Spacemail da Spaceship e em sua ferramenta de migração como um exemplo de como eles funcionam. 

A partir do seu painel de conta Spacemail, você simplesmente vai para 'Configurações', e então clica em 'Migração de e-mail'.

Preencha o formulário. Sua 'conta de e-mail de origem' é a de onde você está importando os dados. Neste caso, a conta de destino será automaticamente sua nova conta Spacemail. Você precisará descobrir o nome do servidor IMAP de sua conta de e-mail de origem e o número da porta. Geralmente, essas informações podem ser encontradas em 'Preferências' ou 'Configurações da conta'. Deve ser fácil encontrar a localização exata diretamente do seu provedor de serviço. Depois de ter inserido tudo, clique no botão roxo 'Migrar e-mails'.

O processo de migração começará. Agora que você iniciou o processo, pode relaxar enquanto a migração é realizada de forma segura e eficiente. 

Dicas finais para uma migração bem-sucedida

Para garantir que sua migração seja bem-sucedida e sem problemas, escolha seu provedor com cuidado. Você precisa de uma plataforma intuitiva e confiável quando se trata de mover seus e-mails. 

Como mencionei anteriormente, certifique-se de ter espaço suficiente na conta de destino para evitar quaisquer erros ou falhas. É aconselhável limpar e-mails e anexos indesejados antes da migração para economizar no pagamento de armazenamento que você não precisa. Você também pode aproveitar esta oportunidade para implementar uma estrutura de arquivos clara para saber onde está tudo. A ferramenta de migração do Spacemail preserva a estrutura de seus e-mails, incluindo pastas e subpastas, por isso é uma ótima escolha para aqueles com um sistema cuidadoso já em vigor.