Como escolher os endereços de e-mail certos para negócios e pessoais

Costumamos ser questionados pelos clientes sobre como escolher um endereço de e-mail. Escolher um endereço de e-mail — um que seja memorável e com aparência profissional — tem mais a ver do que parece à primeira vista. E não são apenas as empresas que perguntam, também. Clientes com contas pessoais também perguntam qual é a melhor maneira de escolher o endereço de e-mail certo.

Então, vamos mergulhar direto e cobrir todas as bases, começando com pequenas empresas que querem garantir que estão escolhendo um endereço de e-mail simples e profissional.

Coloque o nome da sua empresa no seu endereço de e-mail

É um conselho simples, mas o maior divisor de águas. Se você escolher um endereço de e-mail comercial que inclua o nome da sua empresa, isso vai render dividendos. As razões pelas quais justificam um artigo por si só, mas confie em nós, é a maneira mais fácil de transmitir profissionalismo. Pense nas mensagens de spam mais convincentes que você recebe — aquelas que passam pelo seu filtro interno inicial e exigem uma inspeção mais detalhada. Se você é como eu, a primeira coisa que você fará com mensagens como essas é verificar o endereço do remetente. Qualquer coisa de @gmail ou @hotmail imediatamente levanta alarmes quando se trata de uma mensagem de uma empresa registrada.
Colocar o nome da sua empresa no seu endereço de e-mail, especialmente se você já negocia online, é uma maneira incrivelmente simples e acessível de parecer legítimo, e, por extensão, torna mais difícil para outros se passarem pela sua empresa. Isso seria algo como seunome@suaempresa.com. Vamos falar sobre como configurar tudo mais tarde — pois é o mesmo processo para clientes pessoais e profissionais.

Então, vamos imaginar que você já fez isso. O que mais você pode querer considerar? 

Estrutura do endereço de e-mail

Há muitos fatores a considerar quando se trata de como estilizar seu endereço de e-mail. Em grande parte, você pode fazer o que preferir - afinal, não há uma estrutura universalmente acordada. Diferentes empresas usam o que melhor lhes convém, dependendo de suas necessidades. Mas há algumas coisas a considerar.

Você deve usar seu primeiro e último nome no seu endereço de e-mail?

Usar ambos os nomes tende a parecer mais profissional e, claro, evita ambiguidades em empresas maiores onde várias pessoas podem compartilhar o mesmo primeiro nome. 

Se você usar ambos os nomes, deve usar um ponto?

Usar um ponto (ponto final/período) é uma maneira eficaz de separar o primeiro e o último nome. Isso facilita a identificação dos nomes claramente, mas também é perfeitamente aceitável apresentá-los sem um ponto (como uma palavra). 

E quanto à privacidade?

Usar ambos os nomes no seu endereço de e-mail comercial significa que qualquer pessoa que conheça seu nome e empresa pode descobrir seu endereço de e-mail. Isso pode ser uma coisa boa e ruim. Você pode querer trocar um elemento de transparência por maior privacidade. Por exemplo, usando iniciais e sobrenomes (por exemplo: J. Brown@example.com) em vez de nomes completos. 

E quanto a outros caracteres especiais?

Embora os pontos sejam aceitáveis, você deve evitar o uso de outros caracteres especiais. Estes são não padrão e podem levar à confusão (é um traço, traço longo ou algo totalmente diferente?). Usar caracteres não padrão pode tornar os endereços de e-mail difíceis de acertar de memória e de dizer verbalmente — e isso sem mencionar as variações regionais em caracteres especiais e o fato de que alguns não são permitidos em endereços de e-mail.

Para funções que exigem alta segurança, você também pode usar e-mails baseados em funções ou departamentos, como:

• suporte@example.com
• admin@example.com
• financeiro@example.com
• feedback@example.com 

Para o meu próprio negócio, eu apenas uso jamie@ — para mim, parece menos formal, mais amigável, e como uma empresa de uma pessoa, parecia desnecessariamente formal para meus clientes ter ambos os meus nomes. Às vezes, também aprecio a camada extra de anonimato que isso proporciona. 

O que são aliases e minha empresa precisa deles?

Um endereço de e-mail e um alias servem para propósitos diferentes, e entender suas diferenças pode ajudá-lo a decidir se você precisa de ambos. 

Um endereço de e-mail sempre se relaciona com uma caixa de correio específica — isso significa que ele tem um login, armazenamento para mensagens e a capacidade de enviar mensagens. Normalmente, esses são usados por uma pessoa. Um alias é um pouco diferente — é um endereço de e-mail adicional que encaminha e-mails para uma ou mais caixas de correio existentes. Ele não tem sua própria caixa de entrada ou espaço de armazenamento. Quando um e-mail é enviado para um alias, ele é automaticamente redirecionado para a caixa de correio associada. 

Funções dos aliases

Lidando com grandes volumes de correio

Os aliases são especialmente úteis para empresas com grandes volumes de correio de entrada. Primeiramente, eles podem permitir uma melhor organização de e-mails, por exemplo, você pode classificar os e-mails por qual endereço eles vieram (por exemplo: clientes, fornecedores, etc.). 

Privacidade

Muitas pessoas escolhem os tipos de endereços que listamos acima como aliases para ajudar a manter os membros da equipe anônimos. Particularmente com reclamações ou outras comunicações complicadas, é provável que a equipe aprecie não estar diretamente associada (pelo nome) com o correio que enviam. Isso leva muito bem ao principal benefício dos endereços de e-mail alias...

Compartilhando correio

Talvez a função mais útil dos endereços alias seja encaminhar as mensagens recebidas por eles para várias caixas de entrada, para que todos os membros de um departamento ou equipe estejam todos conectados. Você estará familiarizado com aliases como returns@ ou help@ — mas escolha aqueles que melhor se adaptam ao seu negócio. 

Em resumo

Top dez aliases e caixas de correio usadas

Precisa de alguns exemplos dos melhores endereços de e-mail para usar para facilitar a vida do seu negócio? Aqui estão os 10 principais endereços de e-mail escolhidos por nossos clientes para suas caixas de correio e aliases.

Como você pode ver nesta lista, as empresas usam principalmente esses endereços para denotar diferentes departamentos e otimizar as comunicações dentro de sua organização.

Como escolher um endereço de e-mail pessoal 

Agora que você tem seu e-mail comercial, você pode melhorar seu endereço de e-mail pessoal também? Como você pode elevar seu endereço regular do Gmail ou Hotmail para parecer profissional? 

Vamos encarar, mesmo vinte anos atrás tínhamos que adicionar nosso ano de nascimento ao nosso e-mail para restringi-lo. Com mais pessoas tendo várias contas, o futuro parece ainda mais sombrio. jamielong90@ parece muito melhor do que jamielong2819532@ — sem mencionar o quão difícil será lembrar. Então, o que podemos fazer? Existem outros hacks e truques para conseguir o endereço de e-mail certo?

Primeiramente, lembre-se das regras acima

Praticamente todas essas dicas se aplicam aqui também. Evite qualquer coisa cômica, caracteres incomuns que possam causar confusão, e assim por diante. Se você está escolhendo números, tente dar a eles algum significado para você, ou se você não consegue fazer isso, torne-os memoráveis (jamielong666@) — em vez de incluir sua data de nascimento completa (jamielong111190@). 

Evite complicações excessivas, especialmente com a ortografia

Pode ser tentador adicionar algumas letras ao seu nome porque você pode se lembrar facilmente e está disponível jamieielongng — mas eu garanto que vai causar confusão no ‘longng’ prazo. Se o seu nome é naturalmente muito difícil de soletrar ou é frequentemente confundido com outro nome, você pode querer simplificar ou encurtar para facilitar a sua vida nos inevitáveis momentos de soletrar pelo telefone. 

Considere usar apelidos ou hobbies em vez disso

JohnGuitar@ pode ter maior disponibilidade do que JohnSmith@, e provavelmente é mais memorável também. Apenas lembre-se que qualquer palavra que você escolher precisa ter longevidade. Se não for algo que você realmente gosta, pode se tornar um endereço de e-mail do qual você se arrependa. 

Mudar seu endereço de e-mail mais tarde é um incômodo que você deve tentar evitar sempre que possível, especialmente se você planeja usá-lo como login para vários sites ou contas. 

Evite incluir muitas informações pessoais

Ninguém está sugerindo que você coloque o nome de solteira da sua mãe ou o nome do seu primeiro animal de estimação, mas evite usar sua data de nascimento completa, informações de endereço, ou qualquer outra coisa que possa causar problemas de segurança nas mãos erradas. Lembre-se, seu endereço é público. 

Escolha um domínio público menos conhecido ou um provedor de e-mail

Domínios públicos são aqueles que qualquer pessoa pode usar para registrar um endereço de e-mail — são seus gmails e hotmails.

Alguns dos grandes nomes têm outras opções de domínio público (menos conhecidas) que podem ter melhor disponibilidade do que as mais populares. Por exemplo, ao lado de seu principal @hotmail, a Microsoft também nos permitiu registrar @live @outlook e @msn ao longo dos anos, bem como variações que usam domínios de países (como .co.uk). Da mesma forma, a Apple usou @mac.com, @icloud.com, entre outros, ao longo dos anos. 

Procurar as ofertas menos populares dos gigantes pode permitir que você crie um endereço de e-mail mais próximo do que você deseja. A vantagem é que você ainda terá uma extensão de domínio memorável e um nome muito mais adequado. 

Seja você mesmo usando um domínio pessoal no seu endereço de e-mail

Mas por que se preocupar em vasculhar as migalhas caídas de um buffet de vinte anos, quando você pode criar um banquete totalmente novo?

Porque você não precisa ter um negócio (ou mesmo administrar um site) para registrar um domínio e obter todos os benefícios que destacamos para as empresas. Registrar seu próprio domínio começa por volta de um dólar por ano, mas nunca vai quebrar o banco.

Ter seu próprio plano de e-mail significa que você pode basicamente escolher o que quiser como seu nome porque você possui o domínio (e o domínio também é personalizado). Você poderia ter jamie@greatdesigns.art ou simplesmente jamie@jamielong.com se estiver se sentindo sem imaginação. As possibilidades parecem de repente infinitas — mas certamente não é fácil de configurar. Você provavelmente tem que ser um negócio ou algo assim...

Configurando seu endereço de e-mail personalizado sem um site/hospedagem

Na verdade, não. É incrivelmente fácil de configurar. Pode surpreender você saber que não precisa de hospedagem ou de um site real para ter seu próprio endereço de e-mail personalizado! 

A maneira mais fácil de configurar uma conta de e-mail como essa é registrar um domínio e, em seguida, simplesmente adicionar um serviço de e-mail plug-and-play, como o Spacemail que faz a parte difícil para você. Ele cria sua caixa de correio, configura os registros de e-mail (especialmente fácil com domínios Spaceship), e fornece espaço de armazenamento sem a necessidade de um plano de hospedagem.

Você pode até receber mensagens no seu aplicativo de e-mail preferido. Vamos encarar, todos estamos acostumados com o aplicativo em nossos telefones, então um endereço de e-mail que pode ser facilmente adicionado a isso é uma grande vantagem. Isso é fácil de configurar e funciona com qualquer provedor que permita integrações IMAP/SMTP. 

Você tem as ferramentas, agora explore as infinitas possibilidades

Agora que você sabe a melhor maneira de encontrar um endereço de e-mail profissional, divirta-se. Você pode começar procurando seu domínio ideal e testando diferentes ideias.

Seja você um cliente empresarial ou pessoal, recomendamos a busca por um domínio e seguir o caminho totalmente personalizável para a longevidade.

O Spacemail oferece um plano Inicial para aqueles sem sites e planos Pro e Avançados para empresas que buscam mais espaço e funcionalidade. Com opções de alias incluídas, gerenciamento extensivo de arquivos e uma ferramenta avançada de gerenciamento de spam, o Spacemail está elevando o padrão em e-mail empresarial.