Provavelmente você está aqui porque quer saber como configurar o e-mail para sua empresa, mas não quer que seja difícil. Talvez você já tenha pesquisado sobre isso, mas foi desencorajado pela dificuldade que parece em alguns artigos.
Bem, não se preocupe. Você veio ao lugar certo. Vamos detalhar todos os elementos do e-mail comercial (também conhecido como e-mail corporativo ou e-mail de trabalho) para que você possa configurar, criar e usar um em pouco tempo. Melhor ainda, você entenderá cada aspecto do que está fazendo e por quê.
O que é E-mail Comercial?
E-mail Comercial geralmente se refere a serviços específicos projetados especificamente para atender às necessidades das empresas que os indivíduos tendem a não ter.
- Melhores recursos de segurança — Os provedores de e-mail comercial tendem a oferecer recursos como 2FA como padrão, armazenar seus dados criptografados e também possuem recursos extras como filtros anti-spam aprimorados. Eles também tendem a não exibir anúncios e, portanto, não se beneficiam de desviar seus dados para direcioná-lo com anúncios personalizados — o que alguns provedores gratuitos são conhecidos por fazer. Em resumo, um provedor de e-mail comercial respeitável deve lhe trazer tranquilidade de que você está fazendo tudo o que pode para proteger os dados privados de seus clientes e os seus próprios.
- Ferramentas empresariais — Os serviços de e-mail comercial também tendem a ter ferramentas adicionais, como funcionalidade de alias e calendários compartilhados que são mais adequados à vida empresarial. Eles também tendem a permitir uma filtragem mais avançada de e-mails, o que pode ser útil quando você está gerenciando um endereço de e-mail da empresa com altos volumes de correio.
- Colocando o nome da sua empresa no seu endereço de e-mail — Arguivelmente, o recurso mais importante das soluções de e-mail comercial é permitir que você crie facilmente endereços de e-mail que incluam seu nome de domínio (yourname@yourbusiness.com). O primeiro teste que a maioria das pessoas realiza se não tiver certeza se uma mensagem é real é verificar o endereço de e-mail do remetente.
Você pode dar uma olhada mais de perto em por que o e-mail comercial é importante, mas de modo geral, esses são os recursos que o diferenciam dos provedores de e-mail gratuitos.
Do que consiste o e-mail comercial
Para a maioria, um e-mail comercial incluirá alguma forma do seu nome seguido pelo URL da sua empresa — então pareceria yourname@yoursite.com. Recentemente discutimos como você pode escolher seu domínio com mais detalhes.
Depois, há também a funcionalidade para criar e gerenciar aliases (coisas como info@ ou support@).
Em termos de software, o e-mail comercial geralmente consistirá em um portal web onde você faz login e acessa seus e-mails. Às vezes, você pode obter um aplicativo dedicado, mas mais comumente, você descobrirá que pode adicionar facilmente seu e-mail comercial ao aplicativo existente que você usa em dispositivos móveis para obter facilidade de acesso.
O que você precisa para criar um endereço de e-mail comercial?
Se você tem acompanhado até agora, provavelmente percebeu que, para ter seu próprio domínio contido no seu endereço de e-mail, você precisa possuir um domínio. Coisas como @outlook.com são conhecidas como domínios públicos, então para substituir essa parte você precisa possuí-lo. Como isso é um requisito obrigatório, a maioria dos serviços de e-mail direcionados a empresas permite que você registre um domínio como parte do processo.
Mas como você está lendo isso, eu apostaria que você já tem um domínio. Se você já possui o domínio que deseja usar, o processo difere um pouco, e esse é um dos outros fatores que podem criar confusão em torno da configuração do e-mail comercial. Mas vamos separar esses dois fluxos/processos de compra para que você não erre.
Como obter e-mail comercial em 4 etapas fáceis
O processo pode variar dependendo da plataforma que você escolher. Vamos discutir o básico, referenciando Spacemail, nossa plataforma especializada para empresas, como exemplo.
Comprar um plano
A maioria dos provedores oferece uma variedade de planos de e-mail que refletem os diferentes tamanhos de empresas. Não há truque nisso - escolha aquele que melhor reflete o que você precisa. Tenha em mente que muitos serviços de e-mail profissionais permitem que você atualize elementos do seu plano mais tarde - ou até mesmo adicione caixas de correio e usuários, então não há necessidade de se preocupar com o futuro agora. Vá com o que você precisa.
Não se preocupe se o seu domínio se encaixa em tudo isso por enquanto. Normalmente, qualquer domínio é compatível com qualquer provedor, e tudo isso acontece na próxima etapa. No entanto, ter seu domínio com o mesmo provedor oferece alguns benefícios (que abordaremos em um momento).
Conclua sua compra. Em seguida, se você ainda não tiver um domínio, pause neste ponto para comprar um. Se você escolher o mesmo fornecedor que está usando para a plataforma de e-mail, tende a ser um processo mais suave devido à forma como os elementos da mesma plataforma geralmente são construídos para 'conversar' entre si, tornando o processo mais automatizado. Não se apresse na escolha do seu domínio. Escolher um é quase uma forma de arte por si só, e sugerimos ler este artigo para ajudar a tomar a decisão certa.
Configuração (ou Unboxing™)
Se o seu domínio e provedor de e-mail forem os mesmos
Em seguida, como qualquer produto que precisa ser adaptado às suas necessidades, há um curto processo de configuração. Com Spaceship, isso é chamado de Unboxing™, e no momento em que sua compra for concluída, você verá o processo de Unboxing sugerido como seu próximo passo.
Uma vez selecionado, o primeiro passo é — você adivinhou — vincular um domínio. Se você possui um domínio com Spaceship e escolhe Spacemail, seu domínio aparecerá automaticamente no menu suspenso e você simplesmente o seleciona.
Então, com um clique, os dois estão conectados. Você pode pular direto para ‘Criando uma caixa de correio’.
Conectando seu novo e-mail a um domínio com outro provedor
Não é um grande problema se o seu domínio estiver com outro provedor. Isso só significa alguns processos extras, e esses ocorrem com seus produtos existentes, em vez da própria plataforma de domínio. Isso pode causar um elemento de confusão para alguns.
Você vai adicionar alguns novos registros MX/DKIM/SPF aos seus registros DNS (Domain Name Server). Para esclarecer, esses registros são ditados pelo provedor de e-mail, mas adicionados no lado dos domínios. (Se você estiver usando Spacemail, verá um pop-up com um guia que instrui como configurar seus registros DNS). Uma vez adicionados, esses registros basicamente apontam seu domínio para os servidores do seu provedor de e-mail para todas as coisas relacionadas ao e-mail.
Acessar os registros DNS do seu domínio será com seu provedor de domínio ou de hospedagem. Se você não tiver certeza, pode confirmar isso usando uma ferramenta de verificação de DNS, como MXToolbox.
Depois de saber onde procurar, encontrar os registros DNS não será muito complicado — afinal, eles são uma parte realmente importante da configuração do seu domínio. Na maioria dos casos, eles estarão com seu provedor de domínio. Onde as configurações estão localizadas variará dependendo do seu provedor, mas, normalmente, você precisará localizar a área do domínio dentro da sua conta, selecionar o domínio para o qual você gostaria de criar o endereço de e-mail e, em seguida, clicar para acessar suas configurações. Isso pode ser um botão como ‘Gerenciar’ ou ‘Configurações’ ou ‘Configurar’. Em seguida, navegue até ‘Registros DNS’. Isso também pode ser chamado de algo como ‘DNS Avançado’.
Você deve ver vários registros já presentes. Tenha cuidado com eles — não os edite ou remova. Fazer isso pode causar problemas de funcionalidade para o seu site ou para qualquer outro serviço ao qual eles possam estar conectados. A menos que você tenha usado uma plataforma de e-mail com seu domínio antes (veja abaixo), você só desejará adicionar novos registros.
Registros típicos que você precisará adicionar
Isso também dependerá do serviço que você está usando, mas usaremos Spacemail como exemplo aqui também. O sistema de entrada de registros tende a ser estruturado de uma forma que torna a adição de novos registros intuitiva.
Registros MX (Mail Exchange)
Os registros MX especificam onde as mensagens de e-mail devem ser entregues. Eles apontam para os servidores de e-mail responsáveis por lidar com e-mails recebidos. Esses registros garantirão que seus e-mails sejam entregues corretamente. Estes são os registros MX que você adicionaria para Spacemail.
Registros SPF (Sender Policy Framework)
Os registros SPF evitam falsificação de e-mail (alguém se passando por você via e-mail) especificando quais servidores estão autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Isso permite que e-mails legítimos sejam facilmente identificados. O registro SPF que você normalmente adicionaria para Spacemail é este:
Registros DKIM (DomainKeys Identified Mail)
O DKIM adiciona uma assinatura digital aos e-mails enviados, tornando-os mais fáceis de rastrear e evitando falsificação. Os registros DKIM são configurados automaticamente para cada domínio conectado ao Spacemail, e você pode localizá-los no DNS Avançado.
Registros DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
O DMARC é uma estrutura de política que aprimora a autenticação de e-mail alinhando SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail). Ele ajuda ainda mais a evitar falsificação de e-mail, phishing e abuso de domínio, garantindo que os e-mails recebidos sejam legítimos e autorizados.
Spacemail não configura registros DMARC automaticamente porque eles variam muito dependendo de suas preferências pessoais. Se desejado ou necessário, recomendamos usar este gerador de DMARC da MXToolbox.
Eu precisarei excluir registros?
Se você já usou um provedor de e-mail com seu domínio antes, pode ser necessário excluir alguns registros existentes. Deve ser fácil identificá-los porque eles também serão rotulados como MX/DKIM/SPF/DMARC em sua classificação.
Depois que esse trabalho de base estiver concluído, o processo será muito semelhante ao que seria se você registrasse seu domínio com o mesmo provedor. Por exemplo, com Spacemail, você simplesmente adiciona seu domínio manualmente na etapa um do processo de unboxing (em vez de selecioná-lo no menu suspenso, como faria se registrasse com Spaceship). Novamente, isso variará de provedor para provedor, mas no Spacemail, é a primeira etapa do processo de unboxing.
Criando uma caixa de correio
Depois de terminar de criar esses registros, ou simplesmente vincular seu domínio, o resto é tranquilo. Escolha o nome que você deseja para sua caixa de correio (provavelmente o seu próprio para começar). Não se esqueça de verificar nossas dicas para convenções de nomenclatura, mas lembre-se — como você está usando seu próprio domínio, pode tecnicamente ser o que você quiser! Nada está ocupado. Você pode querer flexionar usando apenas uma letra: j@yoursite.com — isso é bem legal, certo? Alternativamente, você pode criar um endereço de e-mail de trabalho que inclua seu nome completo, título do trabalho ou função.
Adicionando catchalls e aliases
Um catch-all é exatamente o que parece — se alguém digitar anything@yoursite.com, será redirecionado para o catch-all. Você pode querer que isso seja uma caixa de entrada secundária para evitar uma enxurrada de e-mails indesejados. Catch-alls são particularmente úteis para capturar erros de digitação de nomes ou outras variações como info@yoursite.com que as pessoas podem tentar se não souberem para quem escrever.
Com Spacemail, configurar um catch-all é particularmente fácil. No seu painel de lançamento, você verá a opção no Spacemail Manager - a plataforma de lançamento para Spacemail. Aqui, você pode configurar sua caixa de correio catch-all. Esta pode ser sua caixa de correio principal - não há necessidade de atualizar.
Enquanto isso, aliases permitem que você crie endereços de e-mail da empresa que redirecionam para vários destinatários (por exemplo: para departamentos) e também permitem anonimato. Você os verá usados em quase todos os negócios. Com Spacemail, adicionar uma caixa de correio adicional a qualquer plano é uma ótima atualização de baixo custo, e cinco estão incluídos como padrão em nosso plano avançado. Saiba mais sobre como os aliases podem ser usados.
Adicionando os toques finais à sua conta de e-mail
Isso varia de provedor para provedor, mas depois que a configuração da conta de e-mail estiver completa e sua nova caixa de entrada estiver funcionando, você desejará personalizar algumas coisas finais.
Definindo seu nome de exibição & adicionando uma assinatura
Estamos falando de coisas bem básicas aqui. Vale a pena verificá-las para ter certeza. Você quer que seus e-mails sejam exibidos corretamente desde o primeiro. Portanto, certificar-se de que seu nome está correto, adicionar uma assinatura a cada e-mail e, geralmente, percorrer as Configurações ajudará você todas as vezes. Garantimos que você encontrará algo para ajustar. Além disso, você pode querer definir a plataforma para seu idioma preferido para torná-la ainda mais acessível para você.
Adicionando seu novo endereço a um cliente de e-mail de terceiros
Muitos provedores de e-mail empresarial permitem que você faça isso. Ser capaz de integrar seu novo endereço de e-mail em um aplicativo que você já usa é uma maneira muito fácil de acompanhar as coisas. E você sempre pode voltar ao aplicativo web a qualquer momento que quiser usar todos os recursos e benefícios.
Para fazer isso, basta habilitar o acesso IMAP/SMTP/POP3 em Spacemail’s Configurações e seguir as instruções de configuração no cliente de e-mail de sua escolha. Normalmente, estas estão localizadas no menu de configurações do seu aplicativo existente e são rotuladas como ‘Adicionar uma conta’.
Migrando e-mails
Alguns provedores de e-mail comercial facilitam a importação de e-mails. Isso pode ser útil se você estiver operando suas comunicações comerciais em outro lugar e quiser manter um registro de tudo.
Mesmo que o provedor escolhido não ofereça uma ferramenta de migração personalizada, você geralmente pode realizar algum tipo de solução manual baixando seus e-mails e, em seguida, reenvie-os para o seu servidor de e-mail. No entanto, isso sempre terá desvantagens (como margem para erro humano), sem mencionar que é demorado.
Um provedor com uma ferramenta de migração fácil é definitivamente uma vantagem se isso é algo que você deseja fazer. Por exemplo, com Spacemail, nossa ferramenta de migração personalizada oferece uma experiência de migração mais segura e protegida. Você será perguntado se deseja migrar e-mails existentes como parte do processo de unboxing, mas você pode fazer isso a qualquer momento indo para ‘Configurações’ e encontrando a caixa ‘Migração de e-mail’.
Definir regras de filtragem de spam
Finalmente, você pode querer definir regras de filtro que protejam seu endereço de e-mail desde o início. Você pode querer bloquear imediatamente spammers conhecidos que têm um histórico com sua empresa, mas uma das vantagens do e-mail comercial profissional é um sistema de filtragem de spam mais robusto.
No Spacemail você pode ajustar suas configurações de filtro indo para ‘Configurações’ e localizando a caixa ‘Gerenciamento de spam’ no canto inferior direito.
Aproveite os benefícios
Agora você está configurado e pronto para enviar os primeiros e-mails de teste para seus amigos (bem, você precisa verificar se está tudo certo!). Fique por dentro de todos os novos lançamentos do Spacemail, ou comente com seus pensamentos e ideias abaixo. Confira os planos do Spacemail por si mesmo — garantimos que um será o ajuste certo para o seu negócio.
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