Чи замислювалися ви коли-небудь про те, скільки існує провайдерів електронної пошти? Коли ви дійсно починаєте думати про це, швидко розумієте, що існують сотні платформ по всьому світу, і вони поділяються на кілька різних типів.
Багато хто з нас, ймовірно, мав свої перші особисті облікові записи електронної пошти у тих, хто надавав нам Інтернет (згадайте AOL, Freeserve, Tiscali та подібні), перш ніж перейти до провайдерів, таких як Hotmail і (приблизно через 8 років) Gmail.
Саме ці пізніші провайдери дійсно вивели електронну пошту на новий рівень. Зробивши її більш доступною, дозволивши нам мати кілька адрес, безкоштовне сховище та онлайн-доступ з будь-якого місця (на відміну від старомодного додатку Outlook на нашому домашньому ПК), електронна пошта раптом стала простішою. Вибраний вами «бренд» говорив про вас так само багато, як і обрана вами електронна пошта. Візьміть це від справжнього користувача Hotmail протягом понад двох десятиліть.
Електронна пошта для сьогодення
Але зараз 2024 рік, і часи змінилися. Особливо коли мова йде про бізнесову електронну пошту, на якій ми тут зосередимося.
Нещодавно було кілька великих історій про крадіжку даних або збір даних від великих компаній, включаючи Google та Microsoft. Більше того, багато безкоштовних провайдерів електронної пошти аналізують (сканують) дані електронної пошти та продають їх рекламодавцям. До 2017 року Google сама зізнавалася в цьому.
Альтернативні безкоштовні провайдери електронної пошти також не застраховані від подібних проблем… Оскільки цінність даних може створювати проблеми, крім безпеки — вона може додавати фінансову цінність. Цього року ми побачили, як Skiff, незалежний провайдер електронної пошти, що пропонує безкоштовний план електронної пошти, був куплений Notion. В результаті цього, весь їхній набір продуктів, включаючи платформу електронної пошти, буде закритий. Це, ймовірно, тому, що вони опинилися в ситуації, коли їхні дані (мільйони користувачів) були ціннішими, ніж дохід, який генерував набір продуктів, і тому нові власники не бачили сенсу продовжувати обслуговування.
Але є інший тип провайдерів електронної пошти. Ті, що ставлять безпеку та конфіденційність на перше місце і більше орієнтовані на бізнес. Ці провайдери часто називаються «професійними провайдерами електронної пошти» і зазвичай мають невелику щомісячну плату. Але як порівнюються безкоштовні та платні варіанти хостингу електронної пошти?
Чому платити за те, що можна отримати безкоштовно?
Чому не використовувати безкоштовну електронну пошту? Легко уявити, що отримання вашого плану електронної пошти безкоштовно від однієї з великих компаній означає, що ви виграєте. Зрештою, під час рецесії що важливіше за вартість? То чому вам потрібні платні послуги електронної пошти?
Ну, по-перше, як говорить мантра, якщо продукт безкоштовний, ви є продуктом. І в світі законів, таких як GDPR, бізнеси особливо не можуть дозволити собі ризикувати приватними даними своїх клієнтів. Потрапляння в витік даних може мати набагато гірші фінансові та репутаційні наслідки.
Нещодавно моя улюблена Hotmail (тепер брендована як Outlook, звичайно) вперше ввела плату за мій обліковий запис, ретроактивно вирішивши значно зменшити мій дисковий простір, якщо я не заплачу. RIP «freemail».
Це був непопулярний крок (принаймні в моєму офісі з однієї людини). Заповнивши безкоштовний простір протягом років численними електронними листами (я надзвичайно популярний серед спамерів), і, звичайно, гігабайтами вкладень, які служать поганою формою резервного копіювання (скажіть мені, що ви не ігноруєте ту саму сумну реальність у своїй поштовій скриньці…)
Це здавалося підступним, і на той момент я не усвідомлював, що є просте рішення. Але воно є — про це пізніше.
Подібним чином, щоб отримати найсучасніші функції Gmail, вам також потрібно оновитися. Брендовані як Google Workspace, ці плани намагаються імітувати те, що роблять багато інших платних провайдерів електронної пошти, дозволяючи вам використовувати власний домен, але, будучи поєднаними з великою кількістю функцій, які середньому бізнесу, ймовірно, не потрібні, їх значна ціна близько $7.20 за користувача на місяць швидко накопичується, якщо у вас великий бізнес.
Отже, навіть «безкоштовні» варіанти вже не такі безкоштовні, і ми ще навіть не почали.
Самостійний хостинг веб-пошти вашої компанії
Так, добре, я чую вас ззаду. Дійсно можливо хостити власну вебпошту. Насправді, все, що вам потрібно, це домен і правильний план хостингу для цього. Такі додатки, як Roundcube, безкоштовні і включені в більшість CMS у стилі cPanel. Це означає, що ви можете практично натиснути і створити облікові записи електронної пошти.
Недолік (тому що завжди є один, коли щось виглядає занадто добре, щоб бути правдою), це відносно поганий, застарілий дизайн і відсутність функцій. Деякі з них виглядають так, ніби вони народилися в 1998 році і не дуже добре постаріли. І я маю на увазі, виглядають точно так само, як тоді.
Також, повертаючись до старої безпеки, ці безкоштовні DIY додатки для електронної пошти навряд чи матимуть таку ж безпеку, як навіть безкоштовні платформи, не кажучи вже про щось більш надійне.
Справжня професійна електронна пошта
І ось, нарешті, ми досягаємо суті цього цифрового бенкету. Платні провайдери. Ми не говоримо про платні 'freemail' опції, які ми вже згадували.
Вони пропонують щось зовсім інше. Вони просто створені для бізнесу і мають унікальні інструменти та функції, які роблять освоєння бізнес-комунікацій набагато легшим.
Можливо, найважливіше, що ці провайдери дозволяють включати ваш бізнес-домен в адреси електронної пошти, тому ви отримуєте професійно виглядаючі адреси yourname@yourdomain.com.
Ці адреси негайно передають легітимність будь-кому, хто їх отримує. Вони чітко показують, що ви з бізнесу, а не шахрай, який видає себе за когось іншого (який може зареєструвати адресу, як yourbusiness@gmail.com).
Речі, які слід враховувати при виборі електронної пошти для бізнесу
Але, як і з будь-чим, є важливі міркування, які слід враховувати при виборі вашої бізнес-електронної пошти.
Функції варіюються від компанії до компанії, тому добре знати, на що звертати увагу. Їхні переваги зазвичай розподіляються на наступні області.
Безпека та конфіденційність
Шифрування: Переконайтеся, що обрана вами служба пропонує рівень шифрування, який вас влаштовує, особливо коли мова йде про зберігання ваших даних. Хоча деякі безкоштовні служби можуть використовувати ці дані для продажу рекламодавцям, як ми вже згадували, однією з ключових переваг преміум-провайдерів електронної пошти є те, що вони не тільки цього не роблять. Деякі служби активно шифрують ваші дані при зберіганні на серверах, щоб навіть у разі компрометації їхньої безпеки ваші дані не були розкриті.
Двофакторна аутентифікація (2FA): Підтримка 2FA додає додатковий рівень безпеки, вимагаючи другої форми верифікації, крім пароля. Зазвичай це буде у формі телефону або спеціального пристрою.
Активний моніторинг нових загроз: Можливо, найважливіше з усього - це вибір компанії, яка все ще активно оновлює свої заходи безпеки для боротьби з останніми загрозами. Ви, ймовірно, зможете швидко отримати цю інформацію, переглянувши їхню домашню сторінку на наявність останніх оновлень, перевіривши їхній блог компанії або подивившись, чи мають вони хорошу живу підтримку.
Центри обробки даних: Зберігаючи дані за допомогою методу розподіленого зберігання, існує рівень надмірності для вашого зберігання електронної пошти. Це означає, що дані дуже малоймовірно будуть втрачені так, як це може статися, якщо ви зберігаєте всі свої повідомлення на своєму персональному комп'ютері, і щось піде не так.
Налаштування та брендування
Доменне ім'я: Як ми вже згадували, можливість використовувати ваше доменне ім'я для адрес електронної пошти - це чудова функція, яку пропонують майже всі професійні платформи електронної пошти, ставлячи ваш бренд у центр того, що вони роблять.
Покращені фільтри: Дозволяючи вам ефективніше керувати електронною поштою, є ще однією ключовою перевагою професійних служб електронної пошти. Коли ви отримуєте велику кількість електронних листів, можливість сортувати та класифікувати їх різними способами дозволяє підтримувати чисту та прагматичну поштову скриньку.
Поштові скриньки для кількох користувачів: Важливою для багатьох бізнесів є можливість додавати кількох користувачів для членів персоналу. Крім того, псевдоніми та загальні адреси (наприклад, info@yoursite.com) можуть бути корисною функцією, коли мова йде про захист ідентичності працівників або для дозволу більше ніж одній особі контролювати одну і ту ж поштову скриньку.
Надійність
Гарантія безперебійної роботи: Ви хочете бути впевнені, що зможете отримати доступ до своєї електронної пошти в будь-який час, вдень чи вночі. Надійність є ключовим фактором при виборі професійного постачальника електронної пошти. Шукайте гарантії на рівні близько 99,9%, щоб бути впевненими, що ви отримуєте належний рівень безперебійної роботи. Іноді компанії пропонують компенсації, якщо вони не виконують своїх гарантій. Варто перевірити їхню політику з цього приводу, щоб знати, на що розраховувати.
Масштабованість: Можливо, у вас зараз немає багатьох користувачів, але ваш бізнес, сподіваємось, зростатиме. Вибір сервісу, який може рости разом з вашим бізнесом, дозволяючи легко додавати або видаляти облікові записи, може заощадити вам багато часу та енергії в майбутньому.
Підтримка клієнтів
Як ми вже згадували про забезпечення актуальності компанії щодо онлайн-загроз, хороший відділ обслуговування клієнтів є обов'язковим — особливо якщо ви новачок у професійній електронній пошті. Існують варіанти з цілодобовими живими чатами, що гарантує, що вам ніколи не доведеться довго чекати на допомогу, якщо вона вам знадобиться.
Управління спамом
Шукайте надійні спам-фільтри, які ефективно блокують небажану пошту, мінімізуючи при цьому кількість хибних спрацьовувань (легітимні електронні листи, позначені як спам). Ідеально, якщо спам-фільтр добре працює з коробки, але також дозволяє вам перевизначати його за потреби. Найголовніше, ви хочете мати чітку можливість переглядати те, що було поміщено в карантин, адже ми всі стикалися з ситуацією, коли електронний лист не доходить через надмірно активний спам-фільтр.
Опції підключення та інтеграції
Мати електронну пошту під рукою в будь-який час не тільки очікується в сучасному світі, це необхідність. Постачальник, який доступний у будь-який час і в будь-якому місці, є обов'язковим. Найкращі професійні платформи електронної пошти пропонують легку інтеграцію з існуючими клієнтами електронної пошти, такими як Outlook або Gmail.
Introducing Spacemail
Spacemail, by Spaceship, це нова сучасна платформа електронної пошти, створена з нуля для бізнесу. Вона має всі інструменти, про які ми згадували в цій статті, від передового управління спамом до частих оновлень щодо загроз безпеці.
Ви можете легко інтегрувати її у своє існуюче програмне забезпечення для використання на будь-якому пристрої або отримати доступ через захищений онлайн-портал веб-пошти за допомогою вашого улюбленого браузера. З цілодобовою командою підтримки клієнтів, яка завжди готова допомогти вам.
Пізніше цього року ми запускаємо простий інструмент міграції для Spacemail, який дозволить вам перенести будь-який існуючий вміст електронної пошти, який у вас є, на ваш план Spacemail. Це зробить перехід легким, з упевненістю, що ви не втратите легкий доступ до важливих електронних листів, які у вас є в існуючому обліковому записі. Спробуйте Spacemail сьогодні, починаючи всього з $0.37 на місяць. Ви навіть можете вибрати безкоштовну 30-денну пробну версію. Ви нічого не втрачаєте, спробувавши нашу нову сучасну платформу електронної пошти.
Поділіться своїми думками