Чи можу я перенести свої електронні листи до іншого провайдера?

Облікові записи електронної пошти. Вони є нашими сучасними картотеками, де ми зберігаємо більше нашого життя, ніж ми готові визнати.

З роками моя власна електронна пошта стала архівом роботи, сховищем важливих документів і базою даних надійних компаній, якими я користувався раніше — і я впевнений, що це лише верхівка айсберга. 

Тож, коли Microsoft ввела нові збори за послугу електронної пошти, яку я несвідомо сприймав як належне, у мене не було іншого вибору, окрім як заплатити. 

Але потім я задумався — а що, якщо можливо перенести цей клаптиковий архів мого життя кудись ще? Кудись, де мене не змушували б платити нові збори. Можливо, навіть кудись, де пропонували б щось трохи інше. Зрештою, минуло багато часу з тих пір, як я серйозно розглядав, що електронна пошта може зробити для мене.

Чи взагалі можливо перенести електронні листи?

Це було моє перше питання. Як ви можете уявити, моя павутина файлів і вкладень займає досить багато гігабайтів. Здається, що кожного разу, коли я намагався перенести великі обсяги даних у минулому, я стикався з проблемами, які мали бути вирішені ще тоді, коли Білл Гейтс отримав свої трохи стильніші окуляри. 

На моє полегшення, існують способи зняти хаос з міграції електронної пошти та зменшити ризик втрати даних.

Шукаю майстра

Як і будь-що, якщо підходити неправильно, міграція може бути складною справою. Тож, коли я шукав нового провайдера, я зосередився на тих, у кого був «майстер», який полегшував цей процес. Ці інструменти міграції зазвичай дозволяють вибрати, що ви хочете перенести (лише електронні листи, електронні листи з вкладеннями, структури файлів тощо) у покроковому процесі. 

Ще кілька років тому ці інструменти не були поширеними. На щастя, зараз є багато з чого вибрати. Але ми повернемося до цього та інших способів міграції трохи пізніше.

Причини, через які вам потрібно мігрувати

Можливо, у вас є робоча або коледжна електронна пошта, до якої ви скоро втратите доступ і хочете зберегти свої файли або записи спілкування. Хоча, варто двічі перевірити у вашого роботодавця/адміністратора, що міграція не порушить жодних політик даних перед початком міграції цих облікових записів.

Альтернативно, і більш драматично, ваш провайдер електронної пошти може бути «західним». Skiff є недавнім прикладом цього. Коли його купила Notion, електронна пошта була одним з кількох продуктів, які були видалені з їхнього асортименту. 

Причини, через які ви хочете мігрувати

Окрім нових зборів, життєвих подій та раптових закриттів, є й інші причини для розгляду змін. Деякі з них стали відомими в останні роки, оскільки важливість безпеки даних стала на передній план нашої свідомості. 

Регуляції

Закони, такі як GDPR та CCPA, зробили злочином не захищати чутливі дані належним чином, що є великою проблемою для тих, хто займається бізнесом. Якщо бізнес використовує послугу, яка компрометує дані своїх клієнтів, це може бути проблемою. Деякі провайдери електронної пошти — зазвичай відомі як провайдери «бізнес електронної пошти» — мають набагато більший акцент на безпеці з цієї причини. 

Надійність

Надмірний час простою може спричиняти затримки у відправленні або отриманні електронних листів. Надійність — це не те, про що ми думаємо, поки це не стає проблемою. Інші стали жертвами надмірно завзятих спам-фільтрів, які втручаються, коли не повинні. 

Я особисто зіткнувся з цим у своєму обліковому записі Microsoft. Компанії, з якими я часто взаємодіяв, раптово потрапляли прямо в папку небажаної пошти без жодного попередження. Це було не тільки дратівливо, але й дорого, особливо коли це траплялося з рахунками, що мали терміновий характер. 

Знову ж таки, так звана «бізнес-пошта» («так звана», тому що її розширені функції насправді корисні для всіх) приходить на допомогу. Зазвичай більше уваги приділяється вдосконаленню таких функцій, як спам-фільтри. 

Вартість і безпека

Мабуть, головна причина, через яку ви захочете змінити провайдера, — це зменшення витрат та/або підвищення безпеки. 

Коли я вирішив відійти від Hotmail, це були мої основні занепокоєння. Зрештою, Microsoft був залучений до витоку даних у 2023 році, і я знав, що має бути місце, дешевше ніж £19.99/рік ($24.99/рік), які я платив їм лише для збереження свого облікового запису. (І це без урахування того, як мене дратувало, що я повинен платити за те, що раніше отримував безкоштовно).

Подібним чином, Google також зазнав своєї частки порушень безпеки електронної пошти. Крім того, у 2022 році він припинив деякі функції Gmail для користувачів, які не перейшли на преміум-опцію Workspace, що викликало обурення на таких каналах, як Reddit. Це означає, що «великі» провайдери більше не обов’язково є «надійними» провайдерами. Це змусило багатьох, особливо малий бізнес, шукати альтернативи. 

Чи є недоліки у міграції електронної пошти?

Ми розглянули переваги міграції електронної пошти, але чи є недоліки? Коротка відповідь — ні, з кількома застереженнями. Припустимо, що, як і я, у вас є вагома причина піти, і ви не мігруєте зі старої, спеціально створеної внутрішньої системи. Ви також витратили деякий час на дослідження найкращого провайдера для вас — і це той, у якого є простий майстер міграції. 

Найважливіше, що вам потрібно зробити, це абсолютно переконатися, що у вашому новому обліковому записі достатньо місця. Вичерпання місця під час міграції може призвести до того, що деякі файли не будуть передані або, в найгіршому випадку, процес зазнає невдачі. 

Ще одна невелика річ, яку слід врахувати, це те, що ви можете відчути порушення звичайного обслуговування електронної пошти під час міграції, тому бажано виконувати процес вночі або коли ви знаєте, що бізнес буде тихим. Можливо, у святковий день.

Що робити, якщо у провайдера електронної пошти, якого я хочу, немає інструменту міграції?

У цьому випадку є кілька варіантів, які ви можете спробувати. 

Спочатку об’єднайте облікові записи 

Існує програмне забезпечення (наприклад, Thunderbird), яке дозволяє додавати та отримувати доступ до всіх ваших облікових записів, повідомлень, календарів і контактів в одному місці. Додавши обидва облікові записи (старий і новий) до одного й того ж поштового програмного забезпечення за допомогою IMAP, ви можете перетягувати електронні листи з одного облікового запису в інший. Якщо ви робите це на хмарній платформі, вона синхронізується всюди.

Сторонні інструменти

Існують деякі сторонні інструменти для міграції, такі як MailJerry, які можуть допомогти вам з міграцією. Однак вони можуть бути досить дорогими. Наприклад, міграція поштових скриньок розміром понад 250 МБ коштує $12.99/міс від MailJerry. І у вас є клопіт знайти, завантажити та керувати стороннім інструментом.

Найняти експерта

Якщо вищезазначені методи не працюють, ви можете розглянути можливість найму технічного експерта для ручної міграції. Такий процес вимагає налаштування параметрів домену, записів DNS та конфігурації записів MX. Це може легко стати важким для розуміння та залякуючим для новачка. 

Хоча наймання когось для цього зніме стрес від самостійного виконання, це означає надання доступу до ваших цінних даних третій стороні, хоча і професіоналу. Це також може коштувати до $150 за поштову скриньку. 

Звичайно, все це можна обійти, якщо ви виберете нового постачальника електронної пошти, який пропонує вбудований інструмент міграції, тому варто врахувати цю функцію при пошуку. 

Вбудовані інструменти міграції 

Близько п'яти років тому було дуже мало платформ з вбудованими інструментами міграції. Зараз ця функція включена як стандарт у багатьох постачальників. Але щоб спростити речі, давайте детальніше розглянемо Spacemail бізнес-електронну пошту від Spaceship та її інструмент міграції як приклад того, як вони працюють. 

З вашої Spacemail панелі облікового запису просто перейдіть до 'Налаштування', а потім натисніть 'Міграція електронної пошти'.

Заповніть форму. Ваш 'вихідний обліковий запис електронної пошти' - це той, з якого ви імпортуєте дані. У цьому випадку обліковий запис призначення автоматично буде вашим новим обліковим записом Spacemail. Вам потрібно буде знайти ім'я сервера IMAP з вашого вихідного облікового запису електронної пошти та номер порту. Зазвичай цю інформацію можна знайти в 'Налаштуваннях' або 'Параметрах облікового запису'. Це має бути легко знайти безпосередньо у вашого постачальника послуг. Після введення всіх даних натисніть фіолетову кнопку 'Міграція електронних листів'.

Процес міграції розпочнеться. Тепер, коли ви ініціювали процес, ви можете розслабитися, поки міграція буде виконана безпечно та ефективно. 

Остаточні поради для успішної міграції

Щоб забезпечити успішну та безпроблемну міграцію, ретельно вибирайте свого постачальника. Вам потрібна інтуїтивно зрозуміла та надійна платформа для перенесення ваших електронних листів. 

Як я вже згадував раніше, переконайтеся, що у вас достатньо місця в обліковому записі призначення, щоб уникнути помилок або збоїв. Рекомендується очистити небажані електронні листи та вкладення перед міграцією, щоб не платити за зберігання, яке вам не потрібне. Ви також можете скористатися цією можливістю, щоб впровадити чітку структуру файлів, щоб знати, де все знаходиться. Інструмент міграції Spacemail зберігає структуру ваших електронних листів, включаючи папки та підпапки, тому це чудовий вибір для тих, хто вже має ретельну систему.