Як вибрати правильні бізнес та особисті адреси електронної пошти

Нас часто запитують клієнти, як вибрати адресу електронної пошти. Вибір адреси електронної пошти — такої, що запам'ятовується і звучить професійно — має більше нюансів, ніж здається на перший погляд. І не тільки бізнеси запитують про це. Клієнти з особистими акаунтами також запитують, як найкраще вибрати правильну адресу електронної пошти.

Отже, давайте зануримося в тему і розглянемо всі аспекти, починаючи з малих бізнесів, які хочуть гарантувати, що вони вибирають просту і професійну адресу електронної пошти.

Включіть назву вашого бізнесу в адресу електронної пошти

Це проста порада, але вона має велике значення. Якщо ви виберете бізнес-адресу електронної пошти, яка включає назву вашого бізнесу, це принесе великі дивіденди. Причини, чому варто написати окрему статтю, але повірте нам, це найпростіший спосіб передати професіоналізм. Подумайте про найбільш переконливі спам-повідомлення, які ви отримуєте — ті, що проходять через ваш початковий внутрішній фільтр і вимагають більш ретельної перевірки. Якщо ви схожі на мене, перше, що ви зробите з такими повідомленнями, це перевірите адресу відправника. Будь-яка адреса з @gmail або @hotmail відразу викликає тривогу, коли це має бути повідомлення від зареєстрованої компанії.
Включення назви вашого бізнесу в адресу електронної пошти, особливо якщо ви вже торгуєте онлайн, є надзвичайно простим, доступним способом виглядати легітимно, і, як наслідок, ускладнює іншим видавати себе за ваш бізнес. Це виглядатиме як yourname@yourbusiness.com. Ми розглянемо, як налаштувати все пізніше — оскільки це той самий процес як для особистих, так і для професійних клієнтів.

Отже, уявімо, що ви вже це зробили. Що ще ви можете врахувати? 

Структура адреси електронної пошти

Є багато факторів, які слід враховувати при стилізації вашої адреси електронної пошти. Загалом, ви можете робити так, як вам зручно - зрештою, немає універсально погодженої структури. Різні компанії використовують те, що їм найкраще підходить залежно від їхніх потреб. Але є кілька речей, які варто врахувати.

Чи варто використовувати ваше ім'я та прізвище в адресі електронної пошти?

Використання обох імен зазвичай виглядає найбільш професійно і, звичайно, запобігає неоднозначності у великих компаніях, де кілька людей можуть мати однакове ім'я. 

Якщо ви використовуєте обидва імена, чи варто використовувати крапку?

Використання крапки (повної зупинки/періоду) є ефективним способом розділення імені та прізвища. Це полегшує чітке визначення імені та прізвища, але також цілком прийнятно подавати їх без крапки (як одне слово). 

Що щодо конфіденційності?

Використання обох імен у вашій бізнес-адресі електронної пошти означає, що будь-хто, хто знає ваше ім'я та компанію, може дізнатися вашу адресу електронної пошти. Це може бути як добре, так і погано. Ви можете захотіти обмінятися елементом прозорості на більшу конфіденційність. Наприклад, використання ініціалів та прізвищ (наприклад: J. Brown@example.com) замість повних імен. 

Що щодо інших спеціальних символів?

Точки допустимі, але слід уникати використання інших спеціальних символів. Вони є нестандартними і можуть призвести до плутанини (це тире, дефіс чи щось інше?). Використання нестандартних символів може ускладнити запам'ятовування та вимову електронних адрес — і це без урахування регіональних варіацій спеціальних символів, а також того факту, що деякі з них не допускаються в електронних адресах.

Для ролей, що вимагають високої безпеки, ви також можете використовувати електронні адреси, засновані на ролях або відділах, наприклад:

• support@example.com
• admin@example.com
• finance@example.com
• feedback@example.com 

Для свого власного бізнесу я просто використовую jamie@ — для мене це здається менш формальним, більш дружнім, і як для однієї особи компанії це здавалося надмірно формальним для моїх клієнтів мати обидва мої імена. Іноді я також насолоджуюся додатковим рівнем анонімності, який це забезпечує. 

Що таке псевдоніми, і чи потрібні вони моєму бізнесу?

Електронна адреса та псевдонім служать різним цілям, і розуміння їх відмінностей може допомогти вам вирішити, чи потрібні вам обидва. 

Електронна адреса завжди пов'язана з конкретною поштовою скринькою — це означає, що вона має логін, сховище для повідомлень та можливість надсилати повідомлення. Зазвичай їх використовує одна особа. Псевдонім трохи відрізняється — це додаткова електронна адреса, яка пересилає електронні листи на одну або кілька існуючих поштових скриньок. Вона не має власної поштової скриньки або сховища. Коли електронний лист надсилається на псевдонім, він автоматично перенаправляється на пов'язану поштову скриньку. 

Функції псевдонімів

Робота з великими обсягами пошти

Псевдоніми особливо корисні для бізнесу з великими обсягами вхідної пошти. По-перше, вони можуть дозволити кращу організацію електронної пошти, наприклад, ви можете сортувати електронні листи за адресою, з якої вони надійшли (наприклад: клієнти, постачальники тощо). 

Конфіденційність

Багато людей обирають типи адрес, які ми перерахували вище, як псевдоніми, щоб допомогти зберегти анонімність співробітників. Особливо у випадку скарг або інших складних комунікацій, співробітники, ймовірно, оцінять, що їх не асоціюють безпосередньо (за іменем) з поштою, яку вони надсилають. Це добре підводить до основної переваги псевдонімів електронної пошти…

Спільне використання пошти

Можливо, найкориснішою функцією псевдонімів є пересилання отриманих ними повідомлень на кілька поштових скриньок, щоб кожен член відділу або команди був у курсі. Ви знайомі з псевдонімами, такими як returns@ або help@ — але обирайте ті, що найкраще підходять для вашого бізнесу. 

Короткий огляд

Топ десять псевдонімів та поштових скриньок, що використовуються

Потрібні приклади найкращих електронних адрес, щоб полегшити життя вашому бізнесу? Ось топ 10 електронних адрес, обраних нашими клієнтами для їхніх поштових скриньок та псевдонімів.

Як видно з цього списку, компанії здебільшого використовують ці адреси для позначення різних відділів та оптимізації комунікацій у своїй організації.

Як вибрати особисту електронну адресу 

Тепер у вас є бізнес-електронна пошта, чи можете ви покращити свою особисту електронну адресу? Як можна підняти звичайну адресу Gmail або Hotmail на професійний рівень? 

Давайте визнаємо, навіть двадцять років тому нам доводилося додавати рік народження до нашої електронної адреси, щоб звузити її. Зі збільшенням кількості людей, які мають кілька облікових записів, майбутнє виглядає ще похмурішим. jamielong90@ виглядає набагато краще, ніж jamielong2819532@ — не кажучи вже про те, як важко їх буде запам'ятати. Тож що ми можемо зробити? Чи є інші хитрощі та трюки для отримання правильної електронної адреси?

По-перше, пам'ятайте про правила вище

Просто тому, що майже всі вони застосовуються і тут. Уникайте будь-яких комічних, незвичайних символів, які можуть викликати плутанину, і так далі. Якщо ви вибираєте цифри, спробуйте надати їм якесь значення для вас, або якщо ви не можете цього зробити, зробіть їх запам'ятовуваними (jamielong666@) — замість того, щоб включати повну дату народження (jamielong111190@). 

Уникайте надмірної складності, особливо з правописом

Може бути спокусливо додати кілька літер до вашого імені, тому що ви легко його запам'ятаєте і воно доступне jamieielongng — але я гарантую, що це викличе плутанину в довгостроковій перспективі. Якщо ваше ім'я природно дуже важко написати або його часто плутають з іншим ім'ям, можливо, вам варто спростити або скоротити його, щоб полегшити життя в неминучих моментах, коли доведеться диктувати його по телефону. 

Розгляньте можливість використання псевдонімів або хобі

JohnGuitar@ може мати більшу доступність, ніж JohnSmith@, і, ймовірно, також буде більш запам'ятовуваним. Просто пам'ятайте, що будь-яке слово, яке ви виберете, повинно мати довговічність. Якщо це не те, що вам дійсно подобається, це може стати електронною адресою, про яку ви пошкодуєте. 

Зміна вашої електронної адреси пізніше — це клопіт, якого слід уникати, якщо це можливо, особливо якщо ви плануєте використовувати її як логін для кількох вебсайтів або облікових записів. 

Уникайте включення занадто великої кількості особистої інформації

Ніхто не пропонує вам вказувати дівоче прізвище вашої матері або вашого першого улюбленця, але уникайте використання повної дати народження, адресної інформації або будь-якої іншої інформації, яка може спричинити проблеми з безпекою в неправильних руках. Пам'ятайте, ваша адреса є публічною. 

Виберіть менш відомий публічний домен або постачальника електронної пошти

Публічні домени — це ті, які будь-хто може використовувати для реєстрації електронної адреси — це ваші gmails і hotmails.

Деякі з великих імен мають інші (менш відомі) варіанти публічних доменів, які можуть мати кращу доступність, ніж їхні найпопулярніші. Наприклад, поряд зі своїм флагманським @hotmail, Microsoft також дозволив нам реєструвати @live, @outlook і @msn протягом багатьох років, а також варіації, які використовують країнові домени (наприклад, .co.uk). Аналогічно, Apple використовували @mac.com, @icloud.com та інші протягом багатьох років. 

Пошук менш популярних пропозицій від гігантів може дозволити вам створити адресу електронної пошти, ближчу до того, що ви хочете. Перевага в тому, що у вас все ще буде запам'ятовуване розширення домену та набагато краще підходяче ім'я. 

Будьте собою, використовуючи персональний домен у своїй електронній адресі

Але навіщо метушитися з крихтами, що впали з двадцятирічного буфету, коли ви можете створити власний новий бенкет?

Тому що вам не обов'язково мати бізнес (або навіть вести вебсайт), щоб зареєструвати домен і отримати всі переваги, які ми описали для бізнесу. Реєстрація власного домену починається приблизно з одного долара на рік, але це ніколи не буде занадто дорого.

Маючи власний план електронної пошти, ви можете вибрати будь-яке ім'я, яке вам подобається, тому що ви володієте доменом (і домен також персоналізований). Ви можете мати jamie@greatdesigns.art або простий jamie@jamielong.com, якщо у вас немає фантазії. Можливості здаються раптом безмежними — але, звичайно, це не так просто налаштувати. Напевно, ви повинні бути бізнесом або щось таке...

Налаштування вашої персональної електронної адреси без вебсайту/хостингу

Насправді, ні. Це неймовірно легко налаштувати. Вас може здивувати, що вам не потрібен хостинг або реальний вебсайт, щоб мати власну персональну електронну адресу! 

Найпростіший спосіб налаштувати такий обліковий запис електронної пошти — це зареєструвати домен, а потім просто додати поштову службу в стилі plug-and-play, як Spacemail, яка зробить важку роботу за вас. Вона створює вашу поштову скриньку, налаштовує поштові записи (особливо легко з доменами Spaceship) і надає місце для зберігання без необхідності в хостинговому плані.

Ви навіть можете отримувати повідомлення на вашому улюбленому додатку для електронної пошти. Давайте визнаємо, ми всі звикли до додатка на наших телефонах, тому електронна адреса, яку легко додати до нього, є величезним плюсом. Це легко налаштувати і працює з будь-якими провайдерами, які дозволяють інтеграції IMAP/SMTP. 

У вас є інструменти, тепер досліджуйте безмежні можливості 

Тепер, коли ви знаєте найкращий спосіб знайти професійну електронну адресу, розважайтеся. Ви можете почати з пошуку вашого ідеального домену і спробувати різні ідеї.

Незалежно від того, чи ви бізнес-клієнт, чи особистий, ми рекомендуємо шукати домен і йти повністю налаштовуваним шляхом для довговічності.

Spacemail пропонує Starter план для тих, хто не має вебсайтів, і Pro та Advanced плани для бізнесів, які шукають більше місця та функціональності. З включеними опціями псевдонімів, розширеним управлінням файлами та вдосконаленим інструментом управління спамом, Spacemail піднімає планку в бізнес-електронній пошті.