Ви, ймовірно, тут, тому що хочете дізнатися, як налаштувати електронну пошту для свого бізнесу, але не хочете, щоб це було складно. Можливо, ви вже досліджували це питання, але вас відлякала складність, описана в деяких статтях.
Не хвилюйтеся. Ви прийшли в правильне місце. Ми розберемо всі елементи бізнес-електронної пошти (також відомої як корпоративна електронна пошта або робоча електронна пошта), щоб ви могли швидко налаштувати, створити та використовувати її. Більше того, ви зрозумієте кожен аспект того, що ви робите, і чому.
Що таке бізнес-електронна пошта?
Бізнес-електронна пошта зазвичай стосується конкретних послуг, розроблених спеціально для задоволення потреб бізнесу, які зазвичай не мають індивідуальні користувачі.
- Кращі функції безпеки — Провайдери бізнес-електронної пошти зазвичай пропонують такі функції, як 2FA за замовчуванням, зберігають ваші дані в зашифрованому вигляді, а також мають додаткові функції, такі як покращені антиспам-фільтри. Вони також зазвичай не показують рекламу і, отже, не отримують вигоду від використання ваших даних для цільової реклами — що відомо про деяких безкоштовних провайдерів. Коротше кажучи, надійний провайдер бізнес-електронної пошти повинен забезпечити вам спокій, що ви робите все можливе для захисту даних ваших клієнтів і ваших власних приватних даних.
- Бізнес-інструменти — Сервіси бізнес-електронної пошти також зазвичай мають додаткові інструменти, такі як функціональність псевдонімів і спільні календарі, які більше відповідають бізнес-життю. Вони також зазвичай дозволяють більш просунуту фільтрацію електронних листів, що може бути корисним, коли ви керуєте корпоративною електронною адресою з великим обсягом пошти.
- Включення назви вашого бізнесу в вашу електронну адресу — Мабуть, найважливіша функція бізнес-електронної пошти — це можливість легко створювати електронні адреси, які включають ваше доменне ім'я (yourname@yourbusiness.com). Перший тест, який більшість людей проводять, якщо вони не впевнені, чи є повідомлення справжнім, — це перевірка адреси відправника.
Ви можете детальніше ознайомитися з тим, чому бізнес-електронна пошта важлива, але загалом це ті функції, які відрізняють її від безкоштовних провайдерів електронної пошти.
З чого складається бізнес-електронна пошта
Для більшості бізнес-електронна пошта буде включати якусь форму вашого імені, за яким слідує URL вашого бізнесу — тому вона виглядатиме як yourname@yoursite.com. Нещодавно ми обговорювали як ви можете вибрати свій домен більш детально.
Також є функціональність для створення та управління псевдонімами (такі як info@ або support@).
Що стосується програмного забезпечення, бізнес-електронна пошта часто включає веб-портал, де ви входите в систему і отримуєте доступ до своїх електронних листів. Іноді ви можете отримати спеціальний додаток, але частіше ви знайдете, що можете легко додати свою бізнес-електронну пошту до існуючого додатку, який ви використовуєте на мобільних пристроях, щоб отримати легкий доступ.
Що потрібно для створення бізнес-електронної адреси?
Якщо ви слідували до цього моменту, ви, ймовірно, зрозуміли, що для того, щоб мати власний домен у вашій електронній адресі, вам потрібно володіти доменом. Такі речі, як @outlook.com, відомі як публічні домени, тому для заміни цієї частини вам потрібно володіти нею. Оскільки це обов'язкова вимога, більшість сервісів електронної пошти, орієнтованих на бізнес, дозволяють зареєструвати домен як частину процесу.
Але оскільки ви читаєте це, я б припустив, що ви вже маєте домен. Якщо ви вже володієте доменом, який хочете використовувати, процес трохи відрізняється, і це один з інших факторів, які можуть створити плутанину навколо налаштування бізнес-електронної пошти. Але ми розділимо ці два процеси покупки, щоб ви не могли помилитися.
Як отримати бізнес-електронну пошту в 4 простих кроки
Процес може відрізнятися залежно від платформи, яку ви обираєте. Ми обговоримо основи, посилаючись на Spacemail, нашу спеціалізовану платформу для бізнесу, як приклад.
Придбати план
Більшість постачальників пропонують різні плани електронної пошти, які відображають різні розміри бізнесу. Тут немає ніяких хитрощів - виберіть той, який найкраще відповідає вашим потребам. Майте на увазі, що багато професійних поштових сервісів дозволяють вам пізніше оновити елементи вашого плану або навіть додати поштові скриньки та користувачів, тому зараз немає потреби в майбутньому захисті. Виберіть те, що вам потрібно.
Не турбуйтеся про те, як ваш домен вписується в усе це на даний момент. Зазвичай будь-який домен сумісний з будь-яким постачальником, і все це відбувається на наступному кроці. Однак, мати домен у того ж постачальника має деякі переваги (про які ми поговоримо трохи пізніше).
Завершіть покупку. Далі, якщо у вас ще немає домену, зупиніться на цьому етапі, щоб придбати його. Якщо ви виберете того ж постачальника, якого ви використовуєте для платформи електронної пошти, це зазвичай буде простіше, оскільки елементи однієї платформи зазвичай створені для того, щоб «спілкуватися» один з одним, що робить процес більш автоматизованим. Не поспішайте з вибором домену. Вибір домену майже є мистецтвом, і ми пропонуємо прочитати цю статтю, щоб допомогти зробити правильний вибір.
Налаштування (або Unboxing™)
Якщо ваш домен і постачальник електронної пошти однакові
Далі, як і будь-який продукт, який потрібно налаштувати під ваші потреби, є короткий процес налаштування. З Spaceship це називається Unboxing™, і як тільки ваша покупка завершена, вам буде запропоновано процес Unboxing як наступний крок.
Після вибору першим кроком буде — ви вгадали — зв'язування домену. Якщо у вас є домен з Spaceship і ви вибираєте Spacemail, ваш домен автоматично з'явиться в спадному меню, і ви просто вибираєте його.
Потім, одним клацанням миші, ці два елементи з'єднуються. Ви можете перейти прямо до «Створення поштової скриньки».
Підключення нової електронної пошти до домену з іншим постачальником
Це не проблема, якщо ваш домен знаходиться у іншого постачальника. Це просто означає кілька додаткових процесів, і вони відбуваються з вашими існуючими продуктами, а не з самою платформою домену. Це може викликати деяку плутанину у деяких користувачів.
Ви додасте кілька нових записів MX/DKIM/SPF до ваших записів DNS (Domain Name Server). Щоб уточнити, ці записи визначаються постачальником електронної пошти, але додаються на стороні домену. (Якщо ви використовуєте Spacemail, ви побачите спливаюче вікно з посібником, який інструктує вас, як налаштувати ваші DNS-записи). Після додавання ці записи в основному вказують ваш домен на сервери вашого постачальника електронної пошти для всіх питань, пов'язаних з електронною поштою.
Доступ до записів DNS вашого домену буде або у вашого постачальника домену, або у вашого хостинг-провайдера. Якщо ви не впевнені, ви можете підтвердити це за допомогою інструменту перевірки DNS, наприклад, MXToolbox.
Як тільки ви дізнаєтеся, де шукати, знайти DNS-записи не буде надто складно — зрештою, вони є дуже важливою частиною налаштування вашого домену. У більшості випадків вони будуть у вашого постачальника домену. Місце розташування налаштувань буде відрізнятися залежно від вашого постачальника, але зазвичай вам потрібно знайти область домену у вашому обліковому записі, вибрати домен , для якого ви хочете створити адресу електронної пошти, а потім натиснути, щоб отримати доступ до його налаштувань. Це може бути кнопка типу ‘Керувати’ або ‘Налаштування’ або ‘Конфігурувати’. Далі перейдіть до ‘DNS-записи’. Це також може називатися ‘Розширений DNS’.
Ви повинні побачити кілька записів, які вже присутні. Будьте обережні з ними — не редагуйте та не видаляйте їх. Це може спричинити проблеми з функціональністю вашого вебсайту або будь-якої іншої служби, до якої вони можуть бути підключені. Якщо ви раніше не використовували платформу електронної пошти з вашим доменом (див. нижче), вам потрібно буде лише додати нові записи.
Типові записи, які вам потрібно буде додати
Це також залежатиме від служби, яку ви використовуєте, але ми також використаємо Spacemail як приклад. Система введення записів зазвичай структурована таким чином, що додавання нових записів є інтуїтивно зрозумілим.
MX записи (Mail Exchange)
MX-записи вказують, куди повинні доставлятися електронні повідомлення. Вони вказують на поштові сервери, відповідальні за обробку вхідних електронних листів. Ці записи забезпечать правильну доставку ваших електронних листів. Це MX-записи, які ви б додали для Spacemail.
SPF-записи (Sender Policy Framework)
SPF-записи запобігають підробці електронної пошти (коли хтось видає себе за вас через електронну пошту), вказуючи, які сервери мають право надсилати електронні листи від імені вашого домену. Це дозволяє легко ідентифікувати легітимні електронні листи. SPF-запис, який ви зазвичай додаєте для Spacemail, виглядає так:
DKIM-записи (DomainKeys Identified Mail)
DKIM додає цифровий підпис до вихідних електронних листів, що полегшує їх відстеження та запобігає підробці. DKIM-записи встановлюються автоматично для кожного домену, підключеного до Spacemail, і ви можете знайти їх у Розширеному DNS.
DMARC-записи (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
DMARC — це політична структура, яка підвищує автентифікацію електронної пошти шляхом узгодження SPF (Sender Policy Framework) і DKIM (DomainKeys Identified Mail). Вона додатково допомагає запобігти підробці електронної пошти, фішингу та зловживанню доменом, забезпечуючи легітимність і авторизацію вхідних електронних листів.
Spacemail не налаштовує DMARC-записи автоматично, оскільки вони значно відрізняються залежно від ваших особистих уподобань. Якщо це бажано або необхідно, ми рекомендуємо використовувати цей генератор DMARC від MXToolbox.
Чи потрібно буде видаляти записи?
Якщо ви коли-небудь використовували постачальника електронної пошти з вашим доменом раніше, можливо, вам доведеться видалити деякі існуючі записи. Їх має бути легко ідентифікувати, оскільки вони також будуть позначені як MX/DKIM/SPF/DMARC у своїй класифікації.
Після завершення цієї підготовчої роботи процес буде майже таким самим, як якщо б ви зареєстрували свій домен у того ж постачальника. Наприклад, з Spacemail ви просто додаєте свій домен вручну на першому кроці процесу розпакування (замість того, щоб вибирати його з випадаючого списку, як ви б зробили, якби зареєструвалися з Spaceship). Знову ж таки, це буде відрізнятися від постачальника до постачальника, але на Spacemail це перший крок у процесі розпакування.
Створення поштової скриньки
Після того, як ви завершили створення цих записів або просто підключили свій домен, все інше буде простим. Виберіть ім'я для своєї поштової скриньки (найімовірніше, спочатку своє власне). Не забудьте перевірити наші поради щодо іменування, але пам'ятайте — оскільки ви використовуєте свій власний домен, це може технічно бути будь-що! Нічого не зайнято. Ви можете похизуватися, використовуючи лише одну літеру: j@yoursite.com — це досить круто, правда? Або ж ви можете створити робочу електронну адресу, яка включає ваше повне ім'я, посаду або роль.
Додавання catch-all та псевдонімів
Catch-all це саме те, що звучить — якщо хтось напише anything@yoursite.com, це буде перенаправлено на catch-all. Ви можете захотіти, щоб це була вторинна скринька, щоб уникнути напливу спаму. Catch-all особливо корисні для отримання помилок у написанні імен або інших варіацій, таких як info@yoursite.com, які люди можуть спробувати, якщо не знають, кому писати.
З Spacemail налаштування catch-all особливо просте. На вашій панелі запуску ви побачите опцію в Spacemail Manager - стартовій панелі для Spacemail. Тут ви можете налаштувати свою catch-all скриньку. Це може бути ваша основна скринька - немає потреби в оновленні.
Тим часом псевдоніми дозволяють створювати корпоративні електронні адреси, які перенаправляються на кілька одержувачів (наприклад, для відділів), а також дозволяють зберігати анонімність. Ви бачили їх використання майже в кожному бізнесі. З Spacemail додавання додаткової скриньки до будь-якого плану є чудовим недорогим оновленням, і п'ять включені як стандарт у нашому розширеному плані. Дізнайтеся більше про використання псевдонімів.
Додавання фінальних штрихів до вашого облікового запису електронної пошти
Це буде відрізнятися від провайдера до провайдера, але після завершення налаштування облікового запису електронної пошти та запуску вашої нової скриньки, ви захочете персоналізувати деякі фінальні речі.
Налаштування вашого відображуваного імені та додавання підпису
Ми говоримо про основні речі. Варто перевірити їх, щоб переконатися. Ви хочете, щоб ваші електронні листи відображалися правильно з першого разу. Тому переконайтеся, що ваше ім'я правильне, додайте підпис до кожного електронного листа та загалом перегляньте Налаштування, це допоможе вам кожного разу. Ми гарантуємо, що ви знайдете щось для налаштування. Крім того, ви можете налаштувати платформу на вашу улюблену мову, щоб зробити її ще більш доступною для вас.
Додавання нової адреси до стороннього клієнта електронної пошти
Багато провайдерів бізнес-електронної пошти дозволяють це робити. Можливість інтегрувати вашу нову електронну адресу в додаток, який ви вже використовуєте, є дуже простим способом відстежувати речі. І ви завжди можете повернутися до веб-додатку в будь-який час, коли захочете скористатися всіма функціями та перевагами.
Для цього просто увімкніть IMAP/SMTP/POP3 доступ у Spacemail’s Settings і дотримуйтесь інструкцій з налаштування у вибраному вами поштовому клієнті. Зазвичай вони знаходяться в меню налаштувань вашого існуючого додатку і позначені як ‘Додати обліковий запис’.
Міграція електронних листів
Деякі постачальники бізнес-пошти спрощують імпорт електронних листів. Це може бути корисно, якщо ви вели бізнес-комунікації в іншому місці і хочете зберегти всі записи.
Навіть якщо ваш обраний постачальник не пропонує спеціальний інструмент для міграції, ви зазвичай можете виконати якийсь ручний обхідний шлях, завантаживши свої електронні листи, а потім повторно завантаживши їх на свій поштовий сервер. Однак це завжди матиме недоліки (наприклад, можливість людської помилки), не кажучи вже про те, що це займає багато часу.
Постачальник з легким інструментом міграції безумовно є плюсом, якщо ви хочете це зробити. Наприклад, з Spacemail, наш спеціальний інструмент міграції пропонує безпечніший і надійніший досвід міграції. Вас запитають, чи хочете ви мігрувати існуючі електронні листи під час процесу розпакування, але ви можете зробити це в будь-який час, перейшовши до ‘Settings’ і знайшовши поле ‘Email migration’.
Встановлення правил фільтрації спаму
Нарешті, ви можете захотіти встановити правила фільтрації, які захищають вашу електронну адресу з самого початку. Ви можете негайно заблокувати відомих спамерів, які мають історію з вашим бізнесом, але однією з переваг професійної бізнес-пошти є більш надійна система фільтрації спаму.
На Spacemail ви можете налаштувати параметри фільтрації, перейшовши до ‘Settings’ і знайшовши поле ‘Spam management’ у нижньому правому куті.
Насолоджуйтесь перевагами
Тепер ви налаштовані і готові відправити перші тестові електронні листи своїм друзям (ну, ви повинні перевірити, чи все виглядає добре!). Будьте в курсі всіх нових випусків Spacemail, або залиште свої думки та ідеї нижче. Перегляньте плани Spacemail самостійно — ми гарантуємо, що один з них буде підходящим для вашого бізнесу.
Поділіться своїми думками