Bạn đã bao giờ tự hỏi có bao nhiêu nhà cung cấp email không? Khi bạn thực sự suy nghĩ về nó, bạn nhanh chóng nhận ra rằng có hàng trăm nền tảng trên toàn thế giới, và chúng được phân loại thành nhiều loại khác nhau.
Nhiều người trong chúng ta có lẽ đã có tài khoản email cá nhân đầu tiên với bất kỳ ai cung cấp Internet cho chúng ta (nghĩ về AOL, Freeserve, Tiscali, và những người khác), trước khi chuyển sang nhà cung cấp như Hotmail và (khoảng 8 năm sau), Gmail.
Chính những nhà cung cấp sau này đã thực sự đưa email lên một tầm cao mới. Bằng cách làm cho nó dễ tiếp cận hơn, cho phép chúng ta có nhiều địa chỉ, lưu trữ miễn phí, và truy cập trực tuyến từ bất cứ đâu (không giống như một ứng dụng Outlook cũ kỹ, lỗi thời trên máy tính của chúng ta), email đột nhiên trở nên dễ dàng hơn. Thương hiệu bạn chọn nói nhiều về bạn như email bạn chọn. Hãy lấy từ một người dùng Hotmail chính cống hơn hai thập kỷ.
Email cho ngày nay
Nhưng đây là năm 2024, và thời gian đã thay đổi. Đặc biệt là khi nói đến email kinh doanh, đó chính là điều chúng tôi sẽ tập trung vào ở đây.
Gần đây, đã có một số câu chuyện lớn về việc đánh cắp dữ liệu, hoặc thu thập dữ liệu từ các công ty lớn, bao gồm Google và Microsoft. Hơn thế nữa, nhiều nhà cung cấp email miễn phí phân tích (quét) dữ liệu email và bán nó cho các nhà quảng cáo. Cho đến năm 2017, chính Google thừa nhận đã làm điều này.
Những nhà cung cấp email miễn phí khác cũng không tránh khỏi những vấn đề tương tự... Bởi vì giá trị của dữ liệu có thể gây ra những vấn đề khác ngoài an ninh - nó có thể tăng thêm giá trị tài chính. Năm nay, chúng ta đã thấy Skiff, một nhà cung cấp email độc lập cung cấp một kế hoạch email miễn phí, được Notion mua lại. Kết quả của việc này, toàn bộ bộ sản phẩm của họ, bao gồm nền tảng email của họ, đang bị chấm dứt. Điều này có thể là do họ kết thúc ở một vị trí mà dữ liệu của họ (hàng triệu thành viên) có giá trị hơn doanh thu mà bộ sản phẩm tạo ra, và vì vậy, những người chủ mới thấy không cần thiết phải tiếp tục dịch vụ.
Nhưng còn một loại nhà cung cấp email khác. Những người đặt an ninh và quyền riêng tư lên hàng đầu, và tập trung hơn vào kinh doanh. Những nhà cung cấp này thường được gọi là 'nhà cung cấp email chuyên nghiệp' và thường có một khoản phí nhỏ hàng tháng. Nhưng email lưu trữ miễn phí so với các lựa chọn lưu trữ email trả phí thì như thế nào?
Tại sao phải trả tiền cho thứ bạn có thể nhận miễn phí?
Tại sao không sử dụng email miễn phí? Dễ dàng tưởng tượng rằng việc nhận kế hoạch email miễn phí từ một trong những công ty lớn có nghĩa là bạn đang thắng. Rốt cuộc, trong một cuộc suy thoái, điều gì quan trọng hơn chi phí? Vậy tại sao bạn lại cần dịch vụ email trả phí?
Chà, đầu tiên, nó giống như khẩu hiệu, nếu sản phẩm miễn phí, bạn là sản phẩm. Và, trong một thế giới của các luật như GDPR, các doanh nghiệp đặc biệt không thể đánh cược dữ liệu riêng tư của khách hàng. Bị bắt gặp trong một vụ việc rò rỉ dữ liệu có thể có hậu quả tài chính và danh tiếng tồi tệ hơn.
Gần đây, Hotmail yêu quý của tôi (nay đã được đổi thương hiệu thành Outlook, tất nhiên) đã áp dụng một khoản phí trên tài khoản của tôi lần đầu tiên, quyết định giảm không gian đĩa của tôi khá đáng kể trừ khi tôi trả tiền. RIP 'freemail'.
Đây là một động thái không được ưa chuộng (trong văn phòng của một người, ít nhất). Sau khi đã lấp đầy không gian miễn phí trong nhiều năm với nhiều email (tôi rất phổ biến với những người gửi spam), và tất nhiên, gigabyte đính kèm có giá trị như một hình thức sao lưu kém (hãy nói với tôi bạn không đang bỏ qua thực tế buồn bã tương tự trong hộp thư đến của bạn...)
Tôi cảm thấy bị lừa, và vào thời điểm đó, tôi không nhận ra rằng có một giải pháp dễ dàng. Nhưng có - sẽ nói thêm về điều đó sau.
Tương tự, để có được các tính năng tiên tiến nhất của Gmail, bạn cũng phải nâng cấp. Được đánh dấu là Google Workspace, những kế hoạch này cố gắng mô phỏng những gì rất nhiều nhà cung cấp email trả phí khác làm bằng cách cho phép bạn sử dụng tên miền của riêng bạn, nhưng bằng cách kết hợp với rất nhiều tính năng mà doanh nghiệp trung bình có thể không cần, nhãn giá đáng kể của nó khoảng 7,20 đô la cho mỗi người dùng, mỗi tháng sớm tăng lên nếu bạn có một doanh nghiệp lớn.
Vì vậy, ngay cả các lựa chọn "miễn phí" cũng không còn miễn phí nữa, và chúng tôi chưa bắt đầu.
Tự lưu trữ webmail của công ty bạn
Đúng, tôi nghe bạn ở phía sau. Nó là có thể tự lưu trữ webmail của bạn. Thực tế, tất cả những gì bạn cần là một tên miền và kế hoạch lưu trữ phù hợp để làm điều này. Các ứng dụng như Roundcube là miễn phí và được bao gồm trong hầu hết các CMS kiểu cPanel. Những điều này có nghĩa là bạn có thể tạo tài khoản email chỉ với một cú nhấp chuột.
Nhược điểm (bởi vì luôn có một khi một cái gì đó trông quá tốt để trở thành sự thật), là thiết kế tương đối kém, lỗi thời, và thiếu tính năng. Một số trong số chúng trông như thể chúng đã ra đời vào năm 1998, và không già đi tốt. Và bởi điều đó, tôi có nghĩa là, trông hoàn toàn giống như họ đã từ thời đó.
Ngoài ra, quay lại với vấn đề an ninh cũ, những ứng dụng email tự làm miễn phí này không có khả năng có cùng mức độ an ninh mà ngay cả các nền tảng miễn phí cung cấp, huống hồ là một cái gì đó mạnh mẽ hơn.
Email chuyên nghiệp thực sự
Và vì vậy, chúng tôi cuối cùng đã đạt đến phần chính của bữa tiệc số này. Nhà cung cấp trả phí. Chúng tôi không nói về các lựa chọn 'freemail' trả phí mà chúng tôi đã đề cập trước đó.
Chúng cung cấp một cái gì đó khá khác biệt. Đơn giản, chúng được thiết kế cho doanh nghiệp và có các công cụ và tính năng độc đáo giúp việc nắm bắt thông tin liên lạc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn.
Có lẽ quan trọng nhất, những nhà cung cấp này cho phép bạn bao gồm tên miền kinh doanh trong địa chỉ email, vì vậy bạn nhận được địa chỉ yourname@yourdomain.com trông chuyên nghiệp.
Địa chỉ này ngay lập tức truyền đạt sự hợp pháp cho bất kỳ ai nhận chúng. Chúng làm rõ rằng bạn đến từ doanh nghiệp và không phải là một kẻ lừa đảo giả mạo (người có thể đăng ký một địa chỉ như yourbusiness@gmail.com.
Những điều cần xem xét khi chọn email cho doanh nghiệp
Nhưng, như với mọi thứ, có những điều quan trọng cần xem xét khi bạn chọn email kinh doanh của mình.
Tính năng khác nhau từ công ty này sang công ty khác, vì vậy đó là một ý tưởng tốt để biết những gì cần tìm kiếm. Lợi ích của họ thường được phân loại vào các lĩnh vực sau.
An ninh và Quyền riêng tư
Mã hóa: Đảm bảo dịch vụ bạn chọn cung cấp mức độ mã hóa mà bạn hài lòng, đặc biệt là khi lưu trữ dữ liệu của bạn. Trong khi một số dịch vụ miễn phí có thể khai thác dữ liệu này để bán cho nhà quảng cáo, như chúng tôi đã đề cập, một trong những điểm bán chính của nhà cung cấp email premium là họ không làm điều này. Một số dịch vụ thực sự mã hóa dữ liệu của bạn khi nó được lưu trữ trên máy chủ để ngay cả khi an ninh của họ bị xâm phạm, dữ liệu của bạn sẽ không bị tiết lộ.
Xác thực hai yếu tố (2FA): Hỗ trợ cho 2FA thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu một hình thức xác minh thứ hai ngoài chỉ mật khẩu. Thông thường, điều này sẽ dưới hình thức một điện thoại, hoặc thiết bị chuyên dụng.
Giám sát tích cực các mối đe dọa mới: Có lẽ điều quan trọng nhất là chọn một công ty vẫn tích cực cập nhật các biện pháp bảo mật của họ để đối phó với các mối đe dọa mới nhất. Bạn có thể xác định thông tin này nhanh chóng bằng cách quét trang chủ của họ để tìm các cập nhật gần đây, kiểm tra blog công ty của họ, hoặc xem họ có hỗ trợ trực tiếp tốt không.
Trung tâm dữ liệu: Bằng cách lưu trữ dữ liệu bằng phương pháp lưu trữ phân tán, có một mức độ dự phòng cho việc lưu trữ email của bạn. Điều này có nghĩa là dữ liệu rất ít có khả năng bị mất theo cách mà nó có thể nếu bạn lưu trữ tất cả các tin nhắn của bạn trên máy tính cá nhân, và điều này gặp sự cố.
Tùy chỉnh và Thương hiệu
Tên miền: Như chúng tôi đã đề cập, khả năng sử dụng tên miền của bạn cho địa chỉ email là một tính năng tuyệt vời mà hầu như tất cả các nền tảng email chuyên nghiệp đều cung cấp, đặt thương hiệu của bạn vào trung tâm của những gì họ làm.
Bộ lọc nâng cao: Cho phép bạn quản lý email hiệu quả hơn là một điểm bán chính khác cho các dịch vụ email chuyên nghiệp. Khi bạn nhận được số lượng email lớn, việc có thể sắp xếp và phân loại chúng theo các cách khác nhau cho phép bạn duy trì một hòm thư sạch sẽ và thực tế.
Hòm thư của nhiều người dùng: Quan trọng với nhiều doanh nghiệp là khả năng thêm nhiều người dùng cho các thành viên nhân viên. Ngoài ra, các bí danh và catch-alls (như info@yoursite.com) có thể là một tính năng hữu ích khi bảo vệ danh tính của người lao động, hoặc cho phép nhiều hơn một người giám sát cùng một hòm thư.
Độ tin cậy
Đảm bảo thời gian hoạt động: Bạn muốn yên tâm rằng bạn có thể truy cập email của mình bất kỳ lúc nào, ngày hay đêm. Độ tin cậy là một yếu tố quan trọng khi chọn nhà cung cấp email chuyên nghiệp của bạn. Tìm kiếm các cam kết khoảng 99,9% để chắc chắn bạn đang nhận được mức độ thời gian hoạt động đúng. Đôi khi, các công ty sẽ cung cấp bồi thường nếu họ không đáp ứng được cam kết của mình. Đáng giá để kiểm tra chính sách của họ về điều này để bạn biết vị trí của mình.
Khả năng mở rộng: Bạn có thể không có nhiều người dùng ngay bây giờ, nhưng doanh nghiệp của bạn hy vọng sẽ phát triển. Chọn một dịch vụ có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn, cho phép bạn dễ dàng thêm hoặc xóa tài khoản, có thể tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và năng lượng sau này.
Hỗ trợ Khách hàng
Giống như chúng tôi đã đề cập về việc đảm bảo công ty đang cập nhật với các mối đe dọa trực tuyến, một bộ phận dịch vụ khách hàng tốt là điều cần thiết - đặc biệt nếu bạn mới sử dụng email chuyên nghiệp. Có các tùy chọn ra đời với hỗ trợ trực tiếp 24 giờ, đảm bảo bạn sẽ không phải chờ đợi lâu để nhận sự giúp đỡ nếu bạn cần.
Quản lý Spam
Tìm kiếm các bộ lọc spam mạnh mẽ mà hiệu quả chặn thư rác trong khi giảm thiểu các trường hợp dương tính giả (email hợp lệ được đánh dấu là spam). Lý tưởng nhất, bạn muốn một bộ lọc spam hoạt động tốt ngay từ hộp nhưng cũng cho phép bạn ghi đè lên nó khi cần. Hơn hết, bạn muốn rõ ràng có thể xem những gì đã bị cách ly, vì chúng ta đều đã ở đó khi một email không đến do bộ lọc spam quá hoạt động.
Kết nối & Tùy chọn tích hợp
Việc có email của chúng tôi ngay tại ngón tay vào mọi lúc không chỉ được mong đợi trong thời đại hiện đại, mà còn là một nhu cầu. Một nhà cung cấp có thể truy cập mọi lúc, ở bất cứ đâu là điều cần thiết. Các nền tảng email chuyên nghiệp tốt nhất cung cấp tích hợp dễ dàng vào các ứng dụng email hiện có, như Outlook hoặc Gmail.
Giới thiệu Spacemail
Spacemail, do Spaceship, là một nền tảng email tiên tiến mới được xây dựng từ đầu cho doanh nghiệp. Nó có tất cả các công cụ mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này, từ quản lý chống spam tiên tiến đến cập nhật thường xuyên về mối đe dọa bảo mật.
Bạn có thể dễ dàng tích hợp nó vào phần mềm hiện có của mình để sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào, hoặc truy cập nó thông qua cổng webmail trực tuyến an toàn bằng trình duyệt yêu thích của bạn. Với một đội ngũ hỗ trợ khách hàng 24/7 của các chuyên gia, sẵn sàng giúp đỡ bất cứ khi nào bạn cần họ.
Sau trong năm nay, chúng tôi sẽ ra mắt một công cụ di chuyển dễ dàng cho Spacemail, cho phép bạn di chuyển bất kỳ nội dung email hiện có nào mà bạn có thể có đến kế hoạch Spacemail của bạn. Điều này sẽ làm cho việc chuyển đổi dễ dàng, an tâm biết rằng bạn sẽ không mất quyền truy cập dễ dàng vào các email quan trọng mà bạn có trong tài khoản hiện tại của mình. Thử Spacemail ngay hôm nay, bắt đầu chỉ từ 0,37 đô la một tháng. Bạn thậm chí có thể chọn dùng thử miễn phí 30 ngày. Bạn không có gì để mất khi thử nghiệm nền tảng email tiên tiến, hoàn toàn mới của chúng tôi.
Chia sẻ suy nghĩ của bạn