Tôi có thể chuyển email của mình sang nhà cung cấp khác không?

Tài khoản email. Chúng là tủ hồ sơ hiện đại của chúng ta, nơi chúng ta lưu trữ nhiều hơn cuộc sống của mình hơn là chúng ta muốn thừa nhận.

Qua nhiều năm, email của tôi đã trở thành lưu trữ công việc, lưu trữ các tài liệu quan trọng và cơ sở dữ liệu các công ty đáng tin cậy mà tôi đã sử dụng trước đây - và tôi chắc chắn rằng đó chỉ là phần nhỏ của tảng băng chìm. 

Vì vậy, khi Microsoft giới thiệu phí mới cho dịch vụ email mà tôi không hề biết, tôi không có lựa chọn nào khác ngoài việc trả tiền. 

Nhưng sau đó, tôi bắt đầu suy nghĩ - liệu có thể chuyển giao thông tin liên lạc của cuộc đời mình đến nơi khác không? Nơi không chỉ cố gắng ép tôi trả phí mới. Có thể thậm chí là nơi cung cấp một cái gì đó hơi khác biệt. Rốt cuộc, đã một thời gian tôi không xem xét kỹ về những gì email có thể làm cho tôi.

Có thể chuyển email không?

Đây là câu hỏi đầu tiên của tôi. Như bạn có thể tưởng tượng, mạng lưới tệp và tệp đính kèm của tôi chiếm khá nhiều gigabyte. Dường như mỗi lần tôi cố gắng di chuyển lượng lớn dữ liệu trong quá khứ, tôi đều gặp phải những vấn đề mà lẽ ra đã được giải quyết từ thời Bill Gates có đôi kính hợp thời trang hơn. 

May mắn thay, có cách để loại bỏ sự hỗn loạn trong việc di chuyển email và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu.

Tìm kiếm một phù thủy

Như bất cứ điều gì, nếu tiếp cận không đúng cách, việc di chuyển có thể là một công việc khó khăn. Vì vậy, khi tôi tìm kiếm nhà cung cấp mới, tôi tập trung vào những người có 'phù thủy' giúp việc này dễ dàng hơn. Những công cụ di chuyển này thường cho phép bạn chọn những gì bạn muốn di chuyển (chỉ email, email với tệp đính kèm, cấu trúc tệp, v.v.) trong một quy trình từng bước. 

Chỉ vài năm trước, những công cụ này không phổ biến. May mắn thay, bây giờ có rất nhiều để lựa chọn. Nhưng chúng ta sẽ nói về điều này và các cách di chuyển khác một chút sau.

Lý do bạn có thể cần di chuyển

Có thể bạn có một email công việc hoặc đại học mà bạn sắp mất quyền truy cập và muốn giữ lại các tệp hoặc hồ sơ giao tiếp của mình. Tuy nhiên, đáng giá để kiểm tra lại với nhà tuyển dụng/quản trị viên của bạn rằng việc di chuyển sẽ không vi phạm bất kỳ chính sách dữ liệu nào trước khi bắt đầu di chuyển các tài khoản này.

Hoặc, một cách đáng kể hơn, nhà cung cấp email của bạn có thể đang bị 'tắt'. Skiff là một ví dụ gần đây về điều này. Khi nó được mua lại bởi Notion, email là một trong số các sản phẩm bị loại bỏ khỏi dòng sản phẩm của họ. 

Lý do bạn có thể muốn di chuyển

Ngoài phí mới, sự kiện trong cuộc sống và đóng cửa đột ngột, có những lý do khác để xem xét việc thay đổi. Một số trong số này đã được phát hiện trong những năm gần đây, khi tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu đã được đưa lên hàng đầu trong tâm trí chúng ta. 

Quy định

Các luật như GDPR và CCPA đã khiến việc không bảo vệ dữ liệu nhạy cảm một cách đúng đắn trở thành tội phạm, điều này là mối quan tâm lớn đối với những người kinh doanh. Nếu một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ làm hỏng dữ liệu của khách hàng, đó có thể là một vấn đề. Một số nhà cung cấp email - thường được gọi là nhà cung cấp 'email doanh nghiệp' - có trách nhiệm bảo mật lớn hơn vì lý do này. 

Độ tin cậy

Thời gian ngừng hoạt động quá nhiều có thể gây ra sự chậm trễ trong việc gửi hoặc nhận email. Chúng ta không nghĩ rằng độ tin cậy quan trọng cho đến khi nó trở thành một vấn đề. Người khác đã trở thành nạn nhân của các bộ lọc spam quá mạnh mẽ can thiệp khi họ không nên. 

Tôi đã trải qua điều này cá nhân với tài khoản Microsoft của mình. Các công ty mà tôi có sự tương tác thường xuyên đột nhiên bị gửi thẳng vào thư mục rác mà không có bất kỳ cảnh báo nào. Ngoài việc gây tức giận, điều này cũng tốn kém, đặc biệt khi nó xảy ra với các hóa đơn có thời hạn. 

Một lần nữa, 'email doanh nghiệp' (được gọi là 'doanh nghiệp' vì các tính năng nâng cao của nó thực sự có ích cho bất kỳ ai) đến để cứu vãn. Thông thường, người ta đặt nhiều sự nhấn mạnh hơn vào việc hoàn thiện các tính năng như bộ lọc spam. 

Chi phí và bảo mật

Có lẽ lý do chính bạn muốn thay đổi nhà cung cấp là để giảm chi phí và/hoặc tăng cường bảo mật. 

Khi tôi quyết định chuyển khỏi Hotmail, đây là những mối quan tâm chính của tôi. Rốt cuộc, Microsoft đã liên quan đến một việc vi phạm dữ liệu vào năm 2023, và tôi biết chắc chắn phải có nơi nào đó rẻ hơn £19.99/năm ($24.99/năm) mà tôi trả cho họ chỉ để giữ tài khoản của mình. (Và đó chưa kể tôi bực mình vì phải trả tiền cho thứ mà trước đây tôi đã nhận miễn phí).

Tương tự, Google cũng đã trải qua nhiều vi phạm bảo mật email.  Thêm vào đó, vào năm 2022, nó đã ngừng một số tính năng cho người dùng Gmail nếu họ không nâng cấp lên tùy chọn Workspace cao cấp, gây ra sự phẫn nộ trên các kênh như Reddit. Điều này có nghĩa là các nhà cung cấp 'lớn' không còn nhất thiết là các nhà cung cấp 'đáng tin cậy'. Điều này đã khiến nhiều người, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, tìm kiếm các lựa chọn khác. 

Có bất kỳ nhược điểm nào khi di chuyển email không?

Chúng tôi đã đề cập đến những lợi ích của việc di chuyển email, nhưng có bất kỳ hạn chế nào không? Câu trả lời ngắn gọn là không — với một vài điều kiện. Hãy giả sử rằng, giống như tôi, bạn có lý do chính đáng để rời đi, và bạn không di chuyển từ một hệ thống cũ, được xây dựng tùy chỉnh trong nhà. Bạn cũng đã dành một thời gian nghiên cứu nhà cung cấp tốt nhất cho bạn — và đó là một nhà cung cấp có công cụ di chuyển dễ dàng. 

Điều quan trọng nhất bạn cần làm là chắc chắn rằng tài khoản mới của bạn có đủ không gian. Hết không gian giữa chừng trong quá trình di chuyển có thể khiến một số tệp không được chuyển hoặc, trong trường hợp tồi tệ nhất, quá trình di chuyển thất bại. 

Một điều nhỏ cần xem xét là bạn có thể gặp phải sự gián đoạn dịch vụ email thông thường khi di chuyển, vì vậy nên thực hiện quá trình này vào ban đêm, hoặc khi bạn biết công việc sẽ yên tĩnh. Có thể là một ngày lễ công cộng.

Nếu nhà cung cấp email tôi muốn không có công cụ di chuyển thì sao?

Có một số lựa chọn bạn có thể thử trong trường hợp này. 

Hợp nhất các tài khoản trước 

Có phần mềm ngoài kia (như Thunderbird) cho phép bạn thêm và truy cập tất cả các tài khoản, tin nhắn, lịch, và danh bạ của bạn tại một nơi. Bằng cách thêm cả hai tài khoản (cũ và mới) vào cùng một phần mềm gửi mail sử dụng IMAP, bạn có thể kéo và thả email từ một tài khoản sang tài khoản khác. Nếu bạn làm điều này trên một nền tảng dựa trên đám mây, nó sẽ đồng bộ hóa ở mọi nơi.

Công cụ của bên thứ ba

Có một số công cụ di chuyển của bên thứ ba, như MailJerry, có thể giúp bạn với việc di chuyển. Tuy nhiên, những công cụ này có thể khá đắt. Ví dụ, việc di chuyển hòm thư có kích thước trên 250 MB mất $12.99/tháng từ MailJerry. Và bạn phải tìm, tải xuống, và vận hành một công cụ của bên thứ ba.

Thuê một chuyên gia

Nếu các phương pháp trên không hoạt động, bạn có thể xem xét việc thuê một chuyên gia kỹ thuật để di chuyển thủ công. Một quá trình như này đòi hỏi việc điều chỉnh cài đặt tên miền, hồ sơ DNS, và cấu hình hồ sơ MX. Nó có thể dễ dàng trở nên nặng nề với ngôn ngữ chuyên ngành và đáng sợ đối với người mới. 

Trong khi việc thuê ai đó để làm điều này sẽ giảm bớt áp lực của việc tự làm, nó có nghĩa là bạn phải cho phép một bên thứ ba, mặc dù là một chuyên gia, truy cập vào dữ liệu quý giá của bạn. Nó cũng có thể tốn lên đến $150 cho mỗi hòm thư. 

Tất nhiên, tất cả điều này có thể được bỏ qua nếu bạn chọn một nhà cung cấp email mới cung cấp công cụ di chuyển tích hợp, vì vậy đáng để xem xét tính năng này trong tìm kiếm của bạn. 

Công cụ di chuyển tích hợp 

Khoảng năm năm trước, rất ít nền tảng có công cụ di chuyển tích hợp. Bây giờ, tính năng này được bao gồm như tiêu chuẩn với nhiều nhà cung cấp. Nhưng để giữ mọi thứ đơn giản, hãy xem xét kỹ hơn email doanh nghiệp Spacemail từ Spaceship và công cụ di chuyển của nó như một ví dụ về cách chúng hoạt động. 

Từ bảng điều khiển tài khoản Spacemail của bạn, bạn chỉ cần đi đến ‘Cài đặt’, và sau đó nhấp ‘Di chuyển email’.

Điền vào biểu mẫu. ‘Tài khoản email nguồn’ của bạn là tài khoản bạn đang nhập dữ liệu từ. Trong trường hợp này, tài khoản đích sẽ tự động là tài khoản Spacemail mới của bạn. Bạn sẽ cần tìm ra tên máy chủ IMAP từ tài khoản email nguồn của bạn, và số cổng. Thông thường, thông tin này có thể được tìm thấy trong ‘Tùy chọn’ hoặc ‘Cài đặt tài khoản’. Bạn nên dễ dàng tìm thấy vị trí chính xác trực tiếp từ nhà cung cấp dịch vụ của bạn. Sau khi bạn đã nhập tất cả mọi thứ, nhấp vào nút ‘Di chuyển email’ màu tím.

Quá trình di chuyển sẽ bắt đầu. Bây giờ bạn đã khởi tạo quá trình, bạn có thể thư giãn trong khi việc di chuyển được xử lý một cách an toàn và hiệu quả. 

Lời khuyên cuối cùng cho việc di chuyển thành công

Để đảm bảo việc di chuyển của bạn thành công và không gặp rắc rối, hãy chọn nhà cung cấp của bạn một cách cẩn thận. Bạn cần một nền tảng trực quan và đáng tin cậy khi di chuyển email của bạn. 

Như tôi đã đề cập trước đó, hãy đảm bảo bạn có đủ không gian trong tài khoản đích để tránh bất kỳ lỗi hoặc thất bại nào. Nên xóa email và tệp đính kèm không cần thiết trước khi di chuyển để tiết kiệm chi phí lưu trữ bạn không cần. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội này để thực hiện một cấu trúc tệp rõ ràng để bạn biết mọi thứ ở đâu. Công cụ di chuyển của Spacemail giữ nguyên cấu trúc email của bạn bao gồm thư mục và thư mục con, vì vậy đây là lựa chọn tốt cho những người đã có một hệ thống cẩn thận đang hoạt động.