Chúng tôi thường nhận được câu hỏi từ khách hàng về cách chọn địa chỉ email. Việc chọn một địa chỉ email - một địa chỉ dễ nhớ và có vẻ chuyên nghiệp - có nhiều yếu tố hơn bạn nghĩ. Và không chỉ doanh nghiệp mới hỏi, mà cả khách hàng với tài khoản cá nhân cũng thắc mắc về cách chọn địa chỉ email phù hợp.
Vậy, hãy cùng tìm hiểu và bao quát tất cả các khía cạnh, bắt đầu với các doanh nghiệp nhỏ muốn đảm bảo rằng họ đang chọn một địa chỉ email đơn giản và chuyên nghiệp.
Đặt tên doanh nghiệp của bạn vào địa chỉ email của bạn
Đây là một lời khuyên đơn giản, nhưng có thể thay đổi cục diện. Nếu bạn chọn một địa chỉ email kinh doanh bao gồm tên doanh nghiệp của bạn, nó sẽ mang lại lợi ích. Lý do tại sao đáng để viết một bài viết riêng, nhưng tin chúng tôi, đây là cách dễ nhất để thể hiện sự chuyên nghiệp. Hãy nghĩ về những tin nhắn spam thuyết phục nhất mà bạn nhận được - những tin nhắn vượt qua bộ lọc nội bộ ban đầu của bạn và cần được kiểm tra kỹ hơn. Nếu bạn giống tôi, điều đầu tiên bạn sẽ làm với những tin nhắn như thế này là kiểm tra địa chỉ gửi. Bất cứ thứ gì từ @gmail hoặc @hotmail đều ngay lập tức gây ra hồi chuông cảnh báo khi nó được cho là một tin nhắn từ một công ty đã đăng ký.
Đặt tên doanh nghiệp của bạn vào địa chỉ email của bạn, đặc biệt là nếu bạn đã kinh doanh trực tuyến, là một cách đơn giản, tiết kiệm để trông chuyên nghiệp, và do đó, làm cho người khác khó mạo danh doanh nghiệp của bạn hơn. Điều này sẽ trông giống như yourname@yourbusiness.com. Chúng tôi sẽ nói về cách thiết lập mọi thứ sau - vì đó là quy trình giống nhau cho cả khách hàng cá nhân và chuyên nghiệp.
Vậy hãy tưởng tượng bạn đã làm điều này rồi. Bạn còn muốn xem xét điều gì nữa không?
Cấu trúc địa chỉ email
Có rất nhiều yếu tố cần xem xét khi nói đến cách trình bày địa chỉ email của bạn. Nói chung, bạn có thể làm theo cách bạn thích - sau cùng, không có cấu trúc nào được thống nhất. Các công ty sử dụng những gì phù hợp nhất với họ tùy thuộc vào nhu cầu của họ. Nhưng có một số điều cần xem xét.
Bạn có nên sử dụng tên và họ của mình trong địa chỉ email không?
Sử dụng cả hai tên thường trông chuyên nghiệp nhất, và, tất nhiên, ngăn chặn sự mơ hồ trong các công ty lớn nơi nhiều người có thể chia sẻ cùng một tên.
Nếu bạn sử dụng cả hai tên, bạn có nên sử dụng dấu chấm không?
Sử dụng dấu chấm (dấu chấm câu) là một cách hiệu quả để phân tách tên và họ. Nó giúp dễ dàng xác định tên và họ rõ ràng, nhưng cũng hoàn toàn tốt để trình bày chúng mà không cần dấu chấm (như một từ).
Về vấn đề bảo mật?
Sử dụng cả hai tên trong địa chỉ email kinh doanh của bạn có nghĩa là bất kỳ ai bạn gặp mà có tên và công ty của bạn có thể tìm ra địa chỉ email của bạn. Điều này có thể là một điều tốt và cũng có thể là một điều xấu. Bạn có thể muốn đánh đổi một yếu tố minh bạch để có sự riêng tư lớn hơn. Ví dụ, sử dụng chữ cái đầu và họ (ví dụ: J. Brown@example.com) thay vì tên đầy đủ.
Về các ký tự đặc biệt khác?
Trong khi dấu chấm là tốt, bạn muốn tránh sử dụng các ký tự đặc biệt khác. Những ký tự này không phải là tiêu chuẩn, và có thể gây ra sự nhầm lẫn (nó là dấu gạch ngang ngắn, dấu gạch ngang dài, hay là một thứ gì đó hoàn toàn khác?). Sử dụng các ký tự không tiêu chuẩn có thể làm cho địa chỉ email khó nhớ và nói ra - và đó chưa kể đến sự biến đổi khu vực trong các ký tự đặc biệt, và việc một số ký tự không được phép trong địa chỉ email.
Đối với các vai trò yêu cầu độ bảo mật cao, bạn cũng có thể sử dụng email dựa trên vai trò hoặc phòng ban, chẳng hạn như:
- support@example.com
- admin@example.com
- finance@example.com
- feedback@example.com
Đối với doanh nghiệp của tôi, tôi chỉ sử dụng jamie@ — đối với tôi, nó cảm thấy ít chính thức hơn, thân thiện hơn, và với một công ty một người, nó cảm thấy không cần thiết đối với khách hàng của tôi khi có cả hai tên của tôi. Đôi khi, tôi cũng thích lớp bảo mật thêm mà nó cung cấp.
Alias là gì và doanh nghiệp của tôi có cần chúng không?
Một địa chỉ email và một alias phục vụ các mục đích khác nhau, và hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng có thể giúp bạn quyết định xem bạn có cần cả hai không.
Một địa chỉ email luôn liên quan đến một hòm thư cụ thể - điều này có nghĩa là nó có đăng nhập, lưu trữ cho các tin nhắn, và khả năng gửi tin nhắn. Thông thường, những địa chỉ này được một người sử dụng. Một alias hơi khác - đó là một địa chỉ email bổ sung chuyển tiếp email đến một hoặc nhiều hòm thư hiện có. Nó không có hòm thư hoặc không gian lưu trữ riêng. Khi một email được gửi đến một alias, nó sẽ tự động được chuyển hướng đến hòm thư liên quan.
Chức năng của alias
Xử lý lượng mail lớn
Alias rất hữu ích cho các doanh nghiệp với lượng mail đến lớn. Đầu tiên, chúng có thể cho phép tổ chức email tốt hơn, ví dụ, bạn có thể sắp xếp email theo địa chỉ mà chúng đến (ví dụ: khách hàng, nhà cung cấp, v.v.).
Quyền riêng tư
Nhiều người chọn các loại địa chỉ mà chúng tôi đã liệt kê ở trên làm bí danh để giúp giữ cho nhân viên ẩn danh. Đặc biệt với các khiếu nại hoặc các giao tiếp khó khăn khác, nhân viên có thể sẽ đánh giá cao việc không bị liên kết trực tiếp (theo tên) với thư mà họ gửi. Điều này dẫn chúng ta đến lợi ích chính của địa chỉ email bí danh...
Chia sẻ thư
Có lẽ chức năng hữu ích nhất của địa chỉ bí danh là chuyển tiếp các tin nhắn nhận được từ chúng đến nhiều hộp thư đến, để mọi thành viên của một bộ phận hoặc nhóm đều được thông báo. Bạn sẽ quen với các bí danh như returns@ hoặc help@ — nhưng hãy chọn những cái phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
Tổng quan
Top mười bí danh và hộp thư được sử dụng
Cần một số ví dụ về các địa chỉ email tốt nhất để sử dụng để làm cho công việc kinh doanh của bạn dễ dàng hơn? Dưới đây là 10 địa chỉ email được khách hàng của chúng tôi chọn cho hộp thư và bí danh của họ.
| Hộp thư | Bí danh |
| info@example.com | info@example.com |
| support@example.com | admin@example.com |
| admin@example.com | support@example.com |
| contact@example.com | contact@example.com |
| hello@example.com | sales@example.com |
| sales@example.com | hello@example.com |
| mail@example.com | help@example.com |
| office@example.com | postmaster@example.com |
| noreply@example.com | webmaster@example.com |
| accounts@example.com | billing@example.com |
Như bạn có thể thấy từ danh sách này, các công ty chủ yếu sử dụng các địa chỉ này để chỉ các bộ phận khác nhau và tối ưu hóa giao tiếp trong tổ chức của họ.
Cách chọn một địa chỉ email cá nhân
Bây giờ bạn đã có email kinh doanh của mình, bạn có thể cải thiện địa chỉ email cá nhân của mình không? Làm thế nào bạn có thể nâng cao địa chỉ Gmail hoặc Hotmail thông thường của mình để trông chuyên nghiệp?
Thực tế là, ngay cả hai mươi năm trước, chúng tôi đã phải thêm năm sinh của mình vào email của mình để thu hẹp nó lại. Với nhiều người có nhiều tài khoản, tương lai trông còn tối tăm hơn. jamielong90@ trông tốt hơn nhiều so với jamielong2819532@ — chưa kể đến việc họ sẽ khó nhớ. Vậy chúng ta phải làm gì? Có những thủ thuật và mẹo khác để có được địa chỉ email đúng không?
Đầu tiên, hãy nhớ các quy tắc trên
Chỉ vì hầu hết tất cả các quy tắc đều áp dụng ở đây. Tránh những thứ hài hước, các ký tự không bình thường có thể gây nhầm lẫn, v.v. Nếu bạn chọn số, hãy cố gắng đưa ra một số ý nghĩa đối với bạn, hoặc nếu bạn không thể làm điều đó, hãy làm cho chúng dễ nhớ (jamielong666@) — thay vì bao gồm ngày sinh đầy đủ của bạn (jamielong111190@).
Tránh phức tạp quá mức, đặc biệt là với chính tả
Có thể bạn sẽ bị cám dỗ thêm một vài chữ cái vào tên của mình vì bạn có thể nhớ nó dễ dàng và nó có sẵn jamieielongng — nhưng tôi đảm bảo nó sẽ gây ra sự nhầm lẫn trong ‘longng’ run. Nếu tên của bạn tự nhiên rất khó đánh vần hoặc thường bị nhầm lẫn với một tên khác, bạn có thể muốn đơn giản hóa hoặc rút ngắn nó để cuộc sống của bạn dễ dàng hơn trong những khoảnh khắc phải đánh vần nó qua điện thoại.
Xem xét việc sử dụng biệt danh hoặc sở thích thay thế
JohnGuitar@ có thể có sẵn hơn JohnSmith@, và có lẽ cũng dễ nhớ hơn. Chỉ cần nhớ bất kỳ từ nào bạn chọn cần phải kéo dài. Nếu đó không phải là điều bạn thực sự đam mê, nó có thể trở thành địa chỉ email mà bạn hối hận.
Thay đổi địa chỉ email sau này là một rắc rối mà bạn nên cố gắng tránh nếu có thể, đặc biệt nếu bạn dự định sử dụng nó làm đăng nhập cho nhiều trang web hoặc tài khoản.
Tránh bao gồm quá nhiều thông tin cá nhân
Không ai đề nghị bạn nên đưa tên họ của mẹ hoặc thú cưng đầu tiên của bạn vào, nhưng hãy tránh sử dụng ngày sinh đầy đủ, thông tin địa chỉ, hoặc bất kỳ điều gì khác có thể gây ra vấn đề an ninh nếu rơi vào tay sai. Hãy nhớ, địa chỉ của bạn là công khai.
Chọn một miền công cộng hoặc nhà cung cấp email ít được biết đến
Miền công cộng là những miền mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng để đăng ký một địa chỉ email — chúng là gmail và hotmail của bạn.
Một số tên lớn có những lựa chọn miền công cộng khác (ít được biết đến) có thể có sẵn hơn những lựa chọn phổ biến nhất của họ. Ví dụ, cùng với @hotmail hàng đầu của họ, Microsoft cũng đã cho phép chúng tôi đăng ký @live @outlook và @msn trong suốt nhiều năm, cũng như các biến thể sử dụng miền quốc gia (như .co.uk). Tương tự, Apple đã sử dụng @mac.com, @icloud.com, và một số khác, trong suốt nhiều năm.
Tìm kiếm những lựa chọn ít phổ biến hơn từ những gã khổng lồ có thể cho phép bạn tạo một địa chỉ email gần với những gì bạn muốn. Lợi thế là bạn sẽ vẫn có một phần mở rộng miền dễ nhớ và một tên phù hợp hơn.
Hãy là chính mình bằng cách sử dụng miền cá nhân trong địa chỉ email của bạn
Nhưng tại sao phải lục lọi trong những mẩu vụn rơi từ một bữa tiệc tổ chức cách đây hai mươi năm, khi bạn có thể tạo ra một bữa tiệc hoàn toàn mới của riêng mình?
Vì bạn không cần phải có một doanh nghiệp (hoặc thậm chí chạy một trang web) để đăng ký một miền và nhận tất cả các lợi ích mà chúng tôi đã nêu cho doanh nghiệp. Đăng ký miền của riêng bạn bắt đầu từ khoảng một đô la một năm, nhưng chắc chắn sẽ không làm bạn phá sản.
Sở hữu kế hoạch email của riêng bạn có nghĩa là bạn có thể chọn gần như bất kỳ thứ gì bạn muốn làm tên của mình vì bạn sở hữu miền (và miền cũng được cá nhân hóa). Bạn có thể có jamie@greatdesigns.art hoặc đơn giản là jamie@jamielong.com nếu bạn cảm thấy thiếu sáng tạo. Các khả năng dường như đột nhiên trở nên vô tận — nhưng chắc chắn nó không dễ dàng để thiết lập. Bạn có lẽ phải là một doanh nghiệp hoặc một cái gì đó...
Thiết lập địa chỉ email tùy chỉnh của bạn mà không cần một trang web/hosting
Thực ra, không. Việc thiết lập rất dễ dàng. Có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi biết bạn không cần hosting hoặc một trang web thực sự để có địa chỉ email tùy chỉnh của riêng bạn!
Cách dễ nhất để thiết lập một tài khoản email như vậy là đăng ký một miền, sau đó chỉ cần thêm một dịch vụ mail plug-and-play, như Spacemail làm phần khó cho bạn. Nó tạo hòm thư của bạn, thiết lập các bản ghi mail (đặc biệt dễ dàng với miền Spaceship), và cung cấp không gian lưu trữ mà không cần một kế hoạch hosting.
Bạn thậm chí còn có thể nhận tin nhắn trên ứng dụng email ưa thích của bạn. Hãy thừa nhận đi, chúng ta đều quen với ứng dụng trên điện thoại của mình, vì vậy một địa chỉ email có thể dễ dàng được thêm vào đó là một lợi thế lớn. Việc thiết lập này rất dễ dàng và hoạt động với bất kỳ nhà cung cấp nào cho phép tích hợp IMAP/SMTP.
Bạn đã có công cụ, giờ hãy khám phá những khả năng vô tận
Bây giờ bạn đã biết cách tìm địa chỉ email chuyên nghiệp nhất, hãy vui vẻ. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tìm kiếm miền lý tưởng của bạn và thử các ý tưởng khác nhau.
Dù bạn là khách hàng doanh nghiệp hay cá nhân, chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm một miền và đi theo hướng tùy chỉnh hoàn toàn để kéo dài.
Spacemail cung cấp một Kế hoạch Khởi đầu cho những người không có trang web và Kế hoạch Pro và Nâng cao cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian và chức năng hơn. Với các tùy chọn bí danh được bao gồm, quản lý tệp tin rộng lớn, và công cụ quản lý spam tiên tiến, Spacemail đang nâng cao tiêu chuẩn trong email kinh doanh.
Chia sẻ suy nghĩ của bạn