Có lẽ bạn đang ở đây vì bạn muốn biết cách thiết lập email cho doanh nghiệp của mình nhưng không muốn nó quá khó khăn. Có thể bạn đã tìm hiểu về nó nhưng bị nản lòng bởi sự khó khăn mà nó dường như có trong một số bài viết.
Chà, đừng lo lắng. Bạn đã đến đúng nơi. Chúng tôi sẽ phân tích tất cả các yếu tố của email doanh nghiệp (còn được gọi là email công ty hoặc email công việc) để bạn có thể thiết lập, tạo và sử dụng một cách nhanh chóng. Hơn nữa, bạn sẽ hiểu từng khía cạnh của những gì bạn đang làm và lý do tại sao.
Email Doanh Nghiệp là gì?
Email Doanh Nghiệp thường đề cập đến các dịch vụ cụ thể được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp mà cá nhân thường không có.
- Các tính năng bảo mật tốt hơn — Các nhà cung cấp email doanh nghiệp thường cung cấp các tính năng như 2FA như tiêu chuẩn, lưu trữ dữ liệu của bạn được mã hóa và cũng có các tính năng bổ sung như bộ lọc chống spam nâng cao. Họ cũng thường không hiển thị quảng cáo, và do đó sẽ không hưởng lợi từ việc lấy dữ liệu của bạn để nhắm mục tiêu bạn với các quảng cáo tùy chỉnh — điều mà một số nhà cung cấp miễn phí đã được biết đến. Tóm lại, một nhà cung cấp email doanh nghiệp đáng tin cậy nên mang lại cho bạn sự yên tâm rằng bạn đang làm tất cả những gì có thể để bảo vệ dữ liệu riêng tư của khách hàng và của chính bạn.
- Công cụ kinh doanh — Các dịch vụ email doanh nghiệp cũng thường có các công cụ bổ sung, như chức năng bí danh và lịch chia sẻ phù hợp hơn với cuộc sống kinh doanh. Họ cũng thường cho phép lọc email nâng cao hơn, điều này có thể hữu ích khi bạn đang quản lý một địa chỉ email công ty với khối lượng thư lớn.
- Đặt tên doanh nghiệp của bạn trong địa chỉ email của bạn — Có lẽ tính năng quan trọng nhất của các giải pháp email doanh nghiệp là cho phép bạn dễ dàng tạo địa chỉ email bao gồm tên miền của bạn (yourname@yourbusiness.com). Bài kiểm tra đầu tiên mà hầu hết mọi người thực hiện nếu họ không chắc chắn liệu một tin nhắn có thật hay không là kiểm tra địa chỉ email gửi.
Bạn có thể xem xét kỹ hơn tại sao email doanh nghiệp lại quan trọng, nhưng nói chung đây là những tính năng làm cho nó khác biệt so với các nhà cung cấp email miễn phí.
Email doanh nghiệp bao gồm những gì
Đối với hầu hết mọi người, một email doanh nghiệp sẽ bao gồm một dạng tên của bạn theo sau là URL của doanh nghiệp của bạn — vì vậy nó sẽ trông như yourname@yoursite.com. Chúng tôi đã thảo luận gần đây về cách bạn có thể chọn tên miền của mình chi tiết hơn.
Sau đó, còn có chức năng tạo và quản lý bí danh (những thứ như info@ hoặc support@).
Về phần mềm, email doanh nghiệp thường bao gồm một cổng web nơi bạn đăng nhập và truy cập email của mình. Đôi khi bạn có thể có một ứng dụng chuyên dụng, nhưng phổ biến hơn, bạn sẽ thấy rằng bạn có thể dễ dàng thêm email doanh nghiệp của mình vào ứng dụng hiện có mà bạn sử dụng trên các thiết bị di động để dễ dàng truy cập.
Bạn cần gì để tạo một địa chỉ email doanh nghiệp?
Nếu bạn đã theo dõi đến bây giờ, có lẽ bạn đã nhận ra rằng để có tên miền của riêng bạn trong địa chỉ email của mình, bạn cần sở hữu một tên miền. Những thứ như @outlook.com được gọi là tên miền công cộng, vì vậy để thay thế phần này, bạn cần sở hữu nó. Vì đây là yêu cầu bắt buộc, hầu hết các dịch vụ email nhắm vào doanh nghiệp cho phép bạn đăng ký một tên miền như một phần của quá trình.
Nhưng khi bạn đang đọc điều này, tôi cá rằng bạn đã có một tên miền. Nếu bạn đã sở hữu tên miền mà bạn muốn sử dụng, quá trình này sẽ khác một chút, và đây là một trong những yếu tố khác có thể gây nhầm lẫn xung quanh việc thiết lập email doanh nghiệp. Nhưng chúng tôi sẽ tách biệt hai luồng/quy trình mua hàng này để bạn không thể sai lầm.
Cách để có email doanh nghiệp trong 4 bước đơn giản
Quá trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào nền tảng bạn chọn. Chúng tôi sẽ thảo luận về những điều cơ bản, tham khảo Spacemail, nền tảng chuyên biệt của chúng tôi dành cho doanh nghiệp, làm ví dụ.
Mua một gói
Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp một loạt các gói email phản ánh các quy mô khác nhau của doanh nghiệp. Không có mẹo nào ở đây - hãy chọn gói phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Hãy nhớ rằng nhiều dịch vụ email chuyên nghiệp cho phép bạn nâng cấp các yếu tố của gói sau này - hoặc thậm chí thêm hộp thư và người dùng, vì vậy không cần phải bảo vệ tương lai ngay bây giờ. Hãy chọn những gì bạn cần.
Đừng lo lắng về việc tên miền của bạn phù hợp với tất cả những điều này ngay bây giờ. Thông thường, bất kỳ tên miền nào cũng tương thích với bất kỳ nhà cung cấp nào, và tất cả điều này sẽ diễn ra trong bước tiếp theo. Tuy nhiên, việc có tên miền của bạn với cùng một nhà cung cấp mang lại một số lợi ích (chúng tôi sẽ đề cập đến trong giây lát).
Hoàn tất việc mua hàng của bạn. Tiếp theo, nếu bạn chưa có tên miền, hãy tạm dừng tại điểm này để mua một tên miền. Nếu bạn chọn cùng một nhà cung cấp mà bạn đang sử dụng cho nền tảng email, quá trình này sẽ diễn ra mượt mà hơn vì các yếu tố của cùng một nền tảng thường được xây dựng để 'nói chuyện' với nhau, làm cho quá trình tự động hơn. Đừng vội vàng với lựa chọn tên miền của bạn. Việc chọn một tên miền gần như là một nghệ thuật tự thân, và chúng tôi đề nghị đọc qua bài viết này để giúp đưa ra quyết định đúng đắn.
Thiết lập (hoặc Unboxing™)
Nếu tên miền và nhà cung cấp email của bạn là cùng một
Tiếp theo, giống như bất kỳ sản phẩm nào cần được tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn, có một quá trình thiết lập ngắn. Với Spaceship, điều này được gọi là Unboxing™, và ngay khi việc mua hàng của bạn hoàn tất, bạn sẽ thấy quá trình Unboxing được đề xuất là bước tiếp theo của bạn.
Một khi đã chọn, bước đầu tiên là — bạn đoán đúng rồi — liên kết một tên miền. Nếu bạn sở hữu một tên miền với Spaceship và chọn Spacemail, tên miền của bạn sẽ tự động xuất hiện trong menu thả xuống và bạn chỉ cần chọn nó.
Sau đó, chỉ với một cú nhấp chuột, hai cái sẽ được kết nối. Bạn có thể bỏ qua ngay xuống phần ‘Tạo hộp thư’.
Kết nối email mới của bạn với một tên miền với nhà cung cấp khác
Không có gì to tát nếu tên miền của bạn với một nhà cung cấp khác. Điều này chỉ có nghĩa là một vài quy trình bổ sung, và những quy trình này diễn ra với các sản phẩm hiện có của bạn thay vì nền tảng tên miền. Điều này có thể gây ra một yếu tố nhầm lẫn cho một số người.
Bạn sẽ thêm một số bản ghi MX/DKIM/SPF mới vào bản ghi DNS (Máy chủ Tên miền) của bạn. Để làm rõ, các bản ghi này được quy định bởi nhà cung cấp email, nhưng được thêm vào phía tên miền. (Nếu bạn đang sử dụng Spacemail, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên hướng dẫn bạn cách thiết lập các bản ghi DNS của bạn). Một khi đã thêm, các bản ghi này về cơ bản sẽ trỏ tên miền của bạn đến các máy chủ của nhà cung cấp email của bạn cho tất cả các vấn đề liên quan đến email.
Truy cập vào bản ghi DNS của tên miền của bạn sẽ là với nhà cung cấp tên miền hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của bạn. Nếu bạn không chắc chắn, bạn có thể xác nhận điều này bằng cách sử dụng công cụ kiểm tra DNS, như MXToolbox.
Một khi bạn biết nơi cần tìm, việc tìm các bản ghi DNS sẽ không quá khó khăn — sau tất cả, chúng là một phần rất quan trọng trong việc thiết lập tên miền của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, chúng sẽ nằm ở nhà cung cấp tên miền của bạn. Vị trí của các cài đặt sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp của bạn, nhưng thông thường, bạn sẽ cần tìm khu vực tên miền trong tài khoản của mình, chọn tên miền mà bạn muốn tạo địa chỉ email, và sau đó nhấp để truy cập vào cài đặt của nó. Điều này có thể là một nút như ‘Quản lý’ hoặc ‘Cài đặt’ hoặc ‘Cấu hình’. Tiếp theo, điều hướng đến ‘Bản ghi DNS’. Điều này cũng có thể được gọi là ‘DNS nâng cao’.
Bạn sẽ thấy một số bản ghi đã có sẵn. Hãy cẩn thận với những bản ghi này — đừng chỉnh sửa hoặc xóa chúng. Làm như vậy có thể gây ra các vấn đề về chức năng cho trang web của bạn, hoặc cho bất kỳ dịch vụ nào khác mà chúng có thể được kết nối. Trừ khi bạn đã sử dụng một nền tảng email với tên miền của mình trước đây (xem bên dưới), bạn chỉ muốn thêm các bản ghi mới.
Các bản ghi điển hình bạn sẽ cần thêm
Điều này cũng sẽ phụ thuộc vào dịch vụ bạn đang sử dụng, nhưng chúng tôi sẽ sử dụng Spacemail làm ví dụ ở đây. Hệ thống nhập bản ghi có xu hướng được cấu trúc theo cách làm cho việc thêm các bản ghi mới trở nên trực quan.
Bản ghi MX (Mail Exchange)
Bản ghi MX chỉ định nơi các tin nhắn email nên được gửi đến. Chúng chỉ đến các máy chủ thư chịu trách nhiệm xử lý email đến. Những bản ghi này sẽ đảm bảo email của bạn được gửi đúng cách. Đây là các bản ghi MX bạn sẽ thêm cho Spacemail.
Bản ghi SPF (Sender Policy Framework)
Bản ghi SPF ngăn chặn việc giả mạo email (ai đó giả danh bạn qua email) bằng cách chỉ định các máy chủ nào được ủy quyền gửi email thay mặt cho tên miền của bạn. Điều này cho phép các email hợp pháp dễ dàng được nhận diện. Bản ghi SPF bạn thường thêm cho Spacemail là:
Bản ghi DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM thêm chữ ký số vào các email gửi đi, làm cho chúng dễ dàng được truy vết và ngăn chặn việc giả mạo. Bản ghi DKIM được thiết lập tự động cho mỗi tên miền kết nối với Spacemail, và bạn có thể tìm thấy điều này trong DNS nâng cao.
Bản ghi DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
DMARC là một khung chính sách tăng cường xác thực email bằng cách liên kết SPF (Sender Policy Framework) và DKIM (DomainKeys Identified Mail). Nó giúp ngăn chặn việc giả mạo email, lừa đảo và lạm dụng tên miền bằng cách đảm bảo rằng các email đến là hợp pháp và được ủy quyền.
Spacemail không thiết lập bản ghi DMARC tự động vì chúng thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn. Nếu muốn hoặc cần thiết, chúng tôi khuyên bạn sử dụng trình tạo DMARC này từ MXToolbox.
Tôi có cần xóa các bản ghi không?
Nếu bạn đã từng sử dụng một nhà cung cấp email với tên miền của mình trước đây, bạn có thể cần xóa một số bản ghi hiện có. Sẽ dễ dàng nhận diện những bản ghi này vì chúng cũng sẽ được gắn nhãn MX/DKIM/SPF/DMARC trong phân loại của chúng.
Sau khi hoàn thành công việc nền này, quá trình sẽ giống như khi bạn đăng ký tên miền với cùng một nhà cung cấp. Ví dụ, với Spacemail, bạn chỉ cần thêm tên miền của mình thủ công trong bước đầu tiên của quá trình mở hộp (thay vì chọn nó từ danh sách thả xuống, như bạn sẽ làm nếu bạn đăng ký với Spaceship). Một lần nữa, điều này sẽ thay đổi từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác, nhưng trên Spacemail, đó là bước đầu tiên trong quá trình mở hộp.
Tạo hộp thư
Sau khi bạn đã hoàn thành việc tạo các bản ghi đó, hoặc đơn giản là liên kết tên miền của bạn, phần còn lại rất dễ dàng. Chọn tên bạn muốn cho hộp thư của mình (có thể là tên của bạn để bắt đầu). Đừng quên kiểm tra các gợi ý của chúng tôi về quy ước đặt tên, nhưng hãy nhớ — vì bạn đang sử dụng tên miền của riêng mình, nó có thể về mặt kỹ thuật là bất cứ điều gì bạn muốn! Không có gì bị lấy đi. Bạn có thể muốn linh hoạt bằng cách chỉ sử dụng một chữ cái: j@yoursite.com — điều đó khá tuyệt, phải không? Ngoài ra, bạn có thể tạo một địa chỉ email công việc bao gồm tên đầy đủ, chức danh công việc hoặc vai trò của bạn.
Thêm catchalls và bí danh
Một catch-all là chính xác những gì nó nghe như — nếu ai đó gõ anything@yoursite.com nó sẽ được chuyển hướng đến catch-all. Bạn có thể muốn điều này là một hộp thư thứ cấp để tránh sự tràn ngập của thư rác. Catch-alls đặc biệt hữu ích để nhận các lỗi chính tả của tên, hoặc các biến thể khác như info@yoursite.com mà mọi người có thể thử nếu họ không biết viết cho ai.
Với Spacemail, việc thiết lập một catch-all đặc biệt dễ dàng. Trên bảng điều khiển khởi động của bạn, bạn sẽ thấy tùy chọn trên Spacemail Manager - bệ phóng cho Spacemail. Tại đây, bạn có thể thiết lập hộp thư catch-all của mình. Đây có thể là hộp thư chính của bạn - không cần nâng cấp.
Trong khi đó, bí danh cho phép bạn tạo các địa chỉ email công ty chuyển hướng đến nhiều người nhận (ví dụ: cho các phòng ban), và cũng cho phép ẩn danh. Bạn sẽ thấy chúng được sử dụng trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Với Spacemail, thêm một hộp thư bổ sung vào bất kỳ gói nào là một nâng cấp chi phí thấp tuyệt vời, và năm hộp thư được bao gồm như tiêu chuẩn với gói nâng cao của chúng tôi. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng bí danh.
Thêm các chi tiết cuối cùng vào tài khoản email của bạn
Những điều này sẽ khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng sau khi thiết lập tài khoản email hoàn tất, và hộp thư mới sáng bóng của bạn đã hoạt động, bạn sẽ muốn cá nhân hóa một số điều cuối cùng.
Thiết lập tên hiển thị của bạn & thêm chữ ký
Chúng tôi đang nói về những điều cơ bản thực sự ở đây. Đáng để kiểm tra chúng để đảm bảo. Bạn muốn email của mình hiển thị chính xác từ email đầu tiên. Vì vậy, đảm bảo tên của bạn đúng, thêm chữ ký vào mỗi email, và nói chung là duyệt qua Cài đặt sẽ giúp bạn mỗi lần. Chúng tôi đảm bảo bạn sẽ tìm thấy điều gì đó để điều chỉnh. Ngoài ra, bạn có thể muốn đặt nền tảng thành ngôn ngữ ưa thích của mình để làm cho nó dễ tiếp cận hơn cho bạn.
Thêm địa chỉ mới của bạn vào ứng dụng email của bên thứ ba
Nhiều nhà cung cấp email doanh nghiệp cho phép bạn làm điều này. Có thể tích hợp địa chỉ email mới của bạn vào một ứng dụng bạn đã sử dụng là một cách thực sự dễ dàng để theo dõi mọi thứ. Và bạn luôn có thể quay lại ứng dụng web bất cứ lúc nào bạn muốn sử dụng đầy đủ các tính năng và lợi ích.
Để làm điều này, chỉ cần bật quyền truy cập IMAP/SMTP/POP3 trong Settings của Spacemail và sau đó làm theo hướng dẫn cài đặt trong ứng dụng email mà bạn chọn. Thông thường, các hướng dẫn này nằm trong menu cài đặt của ứng dụng hiện có của bạn và được gắn nhãn như ‘Thêm tài khoản’.
Di chuyển email
Một số nhà cung cấp email doanh nghiệp giúp dễ dàng nhập email. Điều này có thể hữu ích nếu bạn đã thực hiện các giao tiếp kinh doanh của mình ở nơi khác và muốn giữ lại tất cả các bản ghi.
Ngay cả khi nhà cung cấp bạn chọn không cung cấp công cụ di chuyển tùy chỉnh, bạn thường có thể thực hiện một số loại giải pháp thủ công bằng cách tải xuống email của mình và sau đó tải lại lên máy chủ email của bạn. Tuy nhiên, điều này luôn có những hạn chế (như có thể xảy ra lỗi do con người), chưa kể đến việc tốn thời gian.
Một nhà cung cấp có công cụ di chuyển dễ dàng chắc chắn là một điểm cộng nếu đây là điều bạn muốn làm. Ví dụ, với Spacemail, công cụ di chuyển tùy chỉnh của chúng tôi cung cấp trải nghiệm di chuyển an toàn và bảo mật hơn. Bạn sẽ được hỏi liệu bạn có muốn di chuyển email hiện có như một phần của quá trình mở hộp hay không, nhưng bạn có thể thực hiện bất cứ lúc nào bằng cách vào ‘Settings’ và tìm hộp ‘Email migration’.
Thiết lập quy tắc lọc spam
Cuối cùng, bạn có thể muốn thiết lập các quy tắc lọc bảo vệ địa chỉ email của bạn ngay từ đầu. Bạn có thể muốn chặn ngay lập tức những kẻ gửi thư rác đã có tiền sử với doanh nghiệp của bạn, nhưng một trong những lợi ích của email doanh nghiệp chuyên nghiệp là hệ thống lọc spam mạnh mẽ hơn.
Trên Spacemail bạn có thể điều chỉnh cài đặt bộ lọc của mình bằng cách vào ‘Settings’ và tìm hộp ‘Spam management’ ở góc dưới bên phải.
Tận hưởng lợi ích
Bây giờ bạn đã sẵn sàng và chuẩn bị gửi những email thử nghiệm đầu tiên cho bạn bè của mình (chà, bạn phải kiểm tra xem mọi thứ có ổn không!). Cập nhật tất cả các bản phát hành mới của Spacemail, hoặc bình luận với suy nghĩ và ý tưởng của bạn bên dưới. Xem các gói Spacemail cho chính bạn — chúng tôi đảm bảo một trong số đó sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Chia sẻ suy nghĩ của bạn