Tại sao email doanh nghiệp lại quan trọng

Việc sử dụng email đã trở thành một phần không thể thiếu kể từ khi Internet ra đời. Tầm quan trọng của email như một công cụ giao tiếp chỉ tăng lên trong những năm qua. Rốt cuộc, bạn có biết ai không có địa chỉ email không? Và một doanh nghiệp không có email càng ít có khả năng trong thời đại ngày nay.

Hầu hết chúng ta có lẽ đã sử dụng Hotmail, Gmail, hoặc Yahoo! trong phần lớn cuộc đời chúng ta, và chúng đã trở thành một phần của cách chúng ta nhìn nhận email đến nỗi chúng ta cảm thấy gắn kết với chúng. Có thể thậm chí là trung thành.

Điều này có thể có nghĩa là khi bạn chọn một nhà cung cấp email cho doanh nghiệp của mình, bạn tự nhiên nghĩ đến chúng đầu tiên. Nhưng dù chúng có tốt đến đâu đối với email cá nhân, khi nói đến email cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể thấy rằng chúng không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu của bạn. Đó là lý do tại sao việc có một email doanh nghiệp thích hợp là cần thiết.

Vậy, email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là một địa chỉ email có chứa tên thương hiệu hoặc tên công ty của bạn. Vì vậy, thay vì có một địa chỉ kết thúc bằng @gmail.com hoặc @yahoo.com, nó sẽ trông giống như yourname@yoursite.com. 

Tại sao tôi cần email doanh nghiệp?

Nếu bạn đang ở giai đoạn khởi đầu để khởi nghiệp, việc thiết lập email doanh nghiệp có thể không nằm ở đầu danh sách ưu tiên của bạn. Nhưng việc bỏ qua nó sẽ là một sai lầm. 
Tầm quan trọng của email trong giao tiếp doanh nghiệp không thể phủ nhận nếu thống kê được tin tưởng: 62.86% các chuyên gia doanh nghiệp thích giao tiếp qua email và khoảng 125 tỷ email công việc được gửi và nhận mỗi ngày trên toàn cầu. Dù bạn đang nhắn tin cho các chuyên gia doanh nghiệp khác, trò chuyện trực tiếp với khách hàng, hay tham gia vào email marketing, email chắc chắn sẽ là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp của bạn.

Cũng có vấn đề về kỳ vọng. Hãy nghĩ về nó: bạn có khả năng tin tưởng một email từ businessname@gmail.com hay name@businessname.com? Một email doanh nghiệp thích hợp ngay lập tức truyền đạt sự chuyên nghiệp và uy tín. Các chủ doanh nghiệp nhỏ trên Reddit cũng đồng ý. 

Trả lời một câu hỏi về tầm quan trọng của email doanh nghiệp và cách thuyết phục một khách hàng lưỡng lự chuyển đổi, mew5175_TheSecond nói:

"Ngay cả đối với các doanh nghiệp có đánh giá tốt, như một khách hàng, tôi ngần ngại làm việc với ai đó có business@gmail.com là email của họ.

Chắc chắn đáng giá tiền để có @business.com"

Người dùng dee_lio cho rằng sự lưỡng lự của khách hàng truyền đạt một số điều, bao gồm:

• "Người này đang làm việc này như một công việc bên lề, và không coi trọng nó"
• "Họ tiết kiệm đến mức độ rằng họ đang cắt giảm email cơ bản. Họ cắt giảm quá nhiều góc cạnh, hoặc họ đang phá sản."
• "Đây là một sự lừa dối."
• "Người này không biết cách tự trình bày một cách chuyên nghiệp."

Địa chỉ email doanh nghiệp cũng giúp dễ dàng xây dựng thương hiệu, đây là một yếu tố quan trọng của việc xây dựng thành công sự hiện diện trực tuyến của bạn.

Lợi thế của email doanh nghiệp so với email thông thường

Ngoài việc truyền đạt uy tín thương hiệu và chuyên nghiệp, lợi thế chính của email doanh nghiệp là nó thường được tích hợp vào một nền tảng được tạo ra đặc biệt để đáp ứng nhu cầu email của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là bạn sẽ tìm thấy vô số tính năng và lợi ích so với các nhà cung cấp email thông thường.

Dù bạn điều hành một tập đoàn lớn với nhiều nhân viên hay đang khởi đầu một mình hoặc với một đội nhóm nhỏ, nhu cầu và mong muốn của bạn không khác nhau nhiều. Và các ứng dụng email chuyên nghiệp thường đáp ứng nhu cầu của người dùng với các tính năng như:

Quản lý t superior

Với các địa chỉ email thông thường, có một giới hạn về mức độ bạn có thể tối ưu hóa các chức năng khác nhau để phù hợp với nhu cầu của bạn. Với email doanh nghiệp, bạn thường sẽ nhận được một loạt các tùy chọn phần mềm để giúp bạn quản lý mail hiệu quả hơn, từ việc tích hợp chức năng lịch đến các tùy chọn lọc nâng cao.

Dễ dàng mở rộng

Nhà cung cấp email doanh nghiệp thường cho phép mở rộng dễ dàng, vì vậy bạn có thể tạo địa chỉ email mới khi doanh nghiệp của bạn phát triển, hoặc tạo địa chỉ email bí danh như info@, admin@, và nhiều hơn nữa để làm cho việc quản lý email dễ dàng hơn. 

Bảo mật nâng cao 

Tầm quan trọng của bảo mật email không thể phủ nhận khi việc xâm phạm dữ liệu trở nên phổ biến. Một trong những lợi ích chính của email chuyên nghiệp là bảo mật. Bạn không chỉ đang xử lý dữ liệu của riêng mình mà còn dữ liệu của khách hàng hoặc khách hàng của bạn. Với các luật như GDPR đặt nhiều trách nhiệm hơn vào bảo mật, việc có sự yên tâm từ nhà cung cấp email của bạn là rất quan trọng. 

Lưu trữ của họ có được mã hóa không? Họ có theo dõi các mối đe dọa mới để đảm bảo các biện pháp phù hợp đang được thực hiện không? Bạn nên tìm kiếm những điều này khi bạn mua email doanh nghiệp của mình. Bảo vệ khách hàng của bạn là bảo vệ bản thân bạn.

Tầm quan trọng của email trong doanh nghiệp không hề giảm đi

Việc sử dụng email chuyên nghiệp không có khả năng thay đổi, đặc biệt là trong ngắn hạn. Chúng ta đã thấy chatbot và hỗ trợ trực tiếp bùng nổ, nhưng điều này hầu như không bao giờ hoàn toàn thay thế email, và có lý do chính đáng. 

Email cho phép một hình thức giao tiếp cụ thể - một hình thức có trọng lượng hơn một cuộc trò chuyện. Mọi người lưu trữ email, giữ chúng như hồ sơ, và tham khảo lại chúng khi họ cần. Chúng không phải là điện thoại hiện đại; chúng là tủ hồ sơ hiện đại. Và đây là điều mà một doanh nghiệp sẽ luôn cần.

Nếu điều trên là đúng, thì cách bạn xử lý dữ liệu này ngay lập tức trở nên quan trọng cho mọi người. Để đảm bảo bạn đang xử lý các giao tiếp email một cách trách nhiệm và an toàn, email doanh nghiệp có thể là giải pháp duy nhất.   

Làm thế nào để chọn email doanh nghiệp của bạn

Đầu tiên, hãy tìm kiếm các tính năng mà chúng tôi đã đề cập ở trên. Nhưng những điều này chỉ là chung chung - bạn muốn tùy chỉnh nhà cung cấp email của mình cho doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ cần cân nhắc cẩn thận từng ưu điểm và nhược điểm của nhà cung cấp email và xem liệu chúng có phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn không.

Đầu tiên, hãy xem xét kích thước tổ chức của bạn. Bạn có cần nhiều địa chỉ email khi bạn chỉ nhận được một số lượng email nhỏ hàng tuần không? 

Về lưu trữ email thì sao? Bạn có cần phải trả nhiều tiền cho nó, hay bạn có thể mở rộng sau? Nhiều nhà cung cấp khoe về việc cung cấp 1TB lưu trữ ngay từ đầu, nhưng với việc sử dụng email trung bình, điều này khó có thể cần thiết. Được ước tính rằng mỗi người gửi và nhận 126 email doanh nghiệp mỗi ngày. Ngay cả khi bạn không bao giờ xóa email, cũng sẽ mất hàng thập kỷ để lấp đầy. Vậy tại sao phải trả thêm cho nhiều không gian mà bạn không cần?

Một yếu tố khác cần tìm kiếm là dấu hiệu nhà cung cấp thực hiện cập nhật thường xuyên để đối phó với những mối đe dọa mới nhất. Mặc dù điều này có thể không luôn hoàn toàn minh bạch, hãy tìm kiếm các cuộc trò chuyện trực tiếp, blog chi tiết về cập nhật, và những đánh giá tốt trực tuyến. Nếu các doanh nghiệp khác hài lòng với một nền tảng, thì bạn có lẽ không thể sai lầm quá nhiều.

Rốt cuộc, nền tảng email hoàn hảo là một nền tảng có thể phát triển cùng với bạn, bắt đầu với chi phí thấp, chỉ tính phí cao hơn khi bạn thực sự cần dịch vụ nâng cấp. 

Làm thế nào để dễ dàng tạo email doanh nghiệp vào năm 2024

Bây giờ bạn đã biết những gì bạn cần từ một nhà cung cấp email chuyên nghiệp, đã đến lúc tạo email doanh nghiệp của bạn. Spacemail email chuyên nghiệp là một lựa chọn vững chắc cho các doanh nghiệp của mọi kích thước, đáp ứng mọi nhu cầu được đề cập trong bài viết blog này.

Được tạo ra với bảo mật làm trọng tâm, Spacemail cung cấp lưu trữ dữ liệu được bảo vệ, gửi mã hóa, email được bảo vệ bằng mật khẩu, cũng như Jellyfish - các điều khiển spam thông minh phù hợp với mong muốn và nhu cầu cụ thể của bạn.

Spacemail cũng được tích hợp vào nền tảng Spaceship, tạo ra sự tích hợp dễ dàng với tất cả các sản phẩm web mà bạn cần để lên mạng, dù bạn là người mới sử dụng công nghệ hay người dùng có kinh nghiệm hơn. Được thiết kế với sự đơn giản trong tâm trí, Spacemail dễ dàng thiết lập và truy cập ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Với sự dễ dàng sử dụng như vậy, bạn có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình thay vì cấu hình phức tạp.

Chuyên nghiệp hóa giao tiếp của bạn

Email là một phần không thể thiếu trong việc giao tiếp trực tuyến, và nó không có dấu hiệu giảm đi, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp. Nếu bạn muốn một nền tảng email thể hiện sự chuyên nghiệp, đánh giá cao về bảo mật, và cung cấp quản lý và khả năng mở rộng một cách dễ dàng, hãy nhận email doanh nghiệp có nghĩa vụ với Spacemail ngay hôm nay.