輕鬆設置商業電子郵件

你可能在這裡是因為你想知道如何為你的業務設置電子郵件，但又不希望這過於困難。也許你已經研究過這個問題，但被一些文章中看起來的挑戰嚇退了。

好吧，不用擔心。你來對地方了。我們將分解業務電子郵件的所有元素（也稱為公司電子郵件或工作電子郵件），以便你可以立即設置、創建和使用一個。更好的是，你將理解你在做什麼以及為什麼這樣做。

什麼是業務電子郵件？

商業電子郵件通常指的是專門設計來滿足企業需求的特定服務，而不是個人需求。

• 更好的安全功能 — 商業電子郵件提供商通常會提供如2FA等標準功能，將您的數據加密存儲，並且還擁有增強的反垃圾郵件過濾器等額外功能。他們通常不會顯示廣告，因此不會通過吸取您的數據來針對您進行定制廣告——這是一些免費提供商已知會做的事情。簡而言之，一個有信譽的商業電子郵件提供商應該能讓您放心，您已經盡一切努力來保護您的客戶和您自己的私人數據。 

• 商業工具 — 商業電子郵件服務還往往具有額外的工具，如別名功能和共享日曆，更適合商業生活。它們還往往允許更高級的電子郵件過濾，這在您管理高郵件量的公司電子郵件地址時非常有用。

• 在您的郵箱地址中放入您的公司名稱——商業郵箱解決方案最重要的功能之一是允許您輕鬆創建包含您的域名的郵箱地址（yourname@yourbusiness.com）。大多數人在不確定消息是否真實時進行的第一個測試是檢查發送郵箱地址。

您可以仔細了解商業電子郵件的重要性，但總的來說，這些功能使其與免費電子郵件提供商區別開來。

商業電子郵件的組成 

對大多數人來說，商業電子郵件將包括你的名字形式，後面跟著你的業務 URL——所以它看起來像 yourname@yoursite.com。我們最近討論了如何更詳細地選擇你的域名。

然後，還有創建和管理別名（如 info@ 或 support@）的功能。

在軟件方面，業務電子郵件通常包括一個網絡門戶，你可以在那裡登錄並訪問你的電子郵件。有時你可能會得到一個專用應用程序，但更常見的是，你會發現你可以輕鬆地將你的業務電子郵件添加到你在移動設備上使用的現有應用程序中，以便輕鬆訪問。

創建業務電子郵件地址需要什麼？

如果你一直在關注到現在，你可能已經知道，要在你的電子郵件地址中包含你自己的域名，你需要擁有一個域名。像 @outlook.com 這樣的東西被稱為公共域名，所以要替換這部分，你需要擁有它。因為這是一個強制性要求，大多數針對業務的電子郵件服務允許你在過程中註冊一個域名。

但既然你在讀這篇文章，我敢打賭你已經有一個域名了。如果你已經擁有你想使用的域名，過程會略有不同，這是設置業務電子郵件時可能會引起混淆的另一個因素。但我們將分開這兩個購買流程/過程，以便你不會出錯。

如何通過四個簡單步驟獲得業務電子郵件

過程可能會因你選擇的平台而有所不同。我們將討論基礎知識，並以Spacemail，我們專為企業設計的平台為例。

購買計劃

大多數提供商提供一系列反映不同規模企業的電子郵件計劃。這裡沒有什麼技巧——選擇最能反映你需求的那個。請記住，許多專業電子郵件服務允許你稍後升級計劃的元素——甚至添加郵箱和用戶，所以現在不需要未雨綢繆。選擇你需要的。

暫時不用擔心你的域名如何與這一切相適應。通常，任何域名都與任何提供商兼容，所有這些都在下一步中發生。然而，將你的域名與同一提供商一起使用有一些好處（我們稍後會談到）。

完成你的購買。接下來，如果你還沒有域名，請在此時暫停購買一個。如果你選擇與你正在使用的電子郵件平台相同的供應商，過程往往會更順利，因為同一平台的元素通常是為了相互“對話”而構建的，使過程更加自動化。不要急於選擇你的域名。選擇一個幾乎是一門藝術，我們建議閱讀這篇文章來幫助做出正確的決定我們建議閱讀這篇文章來幫助做出正確的決定。

設置（或開箱™）

如果您的域名和電子郵件提供商相同

接下來，像任何需要根據您的需求量身定制的產品一樣，有一個簡短的設置過程。使用Spaceship，這稱為Unboxing™，當您的購買完成時，您會看到Unboxing過程被建議作為您的下一步。 

選擇後，第一步是——您猜對了——鏈接域名。如果您擁有Spaceship的域名並選擇Spacemail，您的域名將自動出現在下拉菜單中，您只需選擇它。 

然後，只需點擊一下，兩者就會連接起來。您可以直接跳到‘創建郵箱’。

將您的新電子郵件連接到另一個提供商的域名

如果您的域名在另一個提供商那裡，這沒什麼大不了的。這只是意味著幾個額外的過程，這些過程發生在您現有的產品中，而不是域名平台本身。這可能會讓一些人感到困惑。

您將在您的DNS（域名服務器）記錄中添加一些新的MX/DKIM/SPF記錄。為了澄清，這些記錄是由電子郵件提供商決定的，但添加在域名一側。（如果您使用Spacemail，您會看到一個彈出窗口，指導您如何設置您的DNS記錄）。添加後，這些記錄基本上將您的域名指向您的電子郵件提供商的服務器，用於所有電子郵件事務。 

訪問您的域名的DNS記錄將在您的域名或託管提供商那裡。如果您不確定，可以使用DNS檢查工具 如MXToolbox來確認。

一旦您知道在哪裡查找，找到DNS記錄就不會太難——畢竟，它們是設置域名的一個非常重要的部分。在大多數情況下，它們會在您的域名提供商那裡。設置的位置會根據您的提供商而有所不同，但通常，您需要在您的帳戶中找到域名區域，選擇您想要創建電子郵件地址的域名，然後點擊訪問其設置。這可能是一個像‘管理’或‘設置’或‘配置’的按鈕。接下來，導航到‘DNS記錄’。這也可能被稱為‘高級DNS’。 

您應該會看到已經存在的幾個記錄。請小心這些——不要編輯或刪除它們。這樣做可能會導致您的網站或任何其他可能連接到它們的服務出現功能問題。除非您之前在您的域名上使用過電子郵件平台（見下文），否則您只需添加新記錄。 

您需要添加的典型記錄

這也取決於您使用的服務，但我們這裡也將以Spacemail為例。記錄輸入系統通常結構化，使添加新記錄變得直觀。  

MX 記錄（郵件交換）

MX記錄指定電子郵件應該發送到哪裡。它們指向負責處理傳入電子郵件的郵件服務器。這些將確保您的電子郵件正確發送。這些是您為Spacemail添加的MX記錄。

SPF 記錄（發件人策略框架）

SPF記錄通過指定哪些服務器被授權代表您的域發送電子郵件來防止電子郵件欺騙（有人冒充您通過電子郵件）。這使合法的電子郵件可以輕鬆識別。您通常為Spacemail添加的SPF記錄是這樣的：

DKIM 記錄（域名密鑰識別郵件）

DKIM為發送的電子郵件添加數字簽名，使其更容易追踪並防止欺騙。DKIM記錄會自動為每個連接到Spacemail的域設置，您可以在高級DNS中找到它。

DMARC 記錄（基於域的消息身份驗證、報告和一致性）

DMARC是一個策略框架，通過對齊SPF（發件人策略框架）和DKIM（域名密鑰識別郵件）來增強電子郵件身份驗證。它進一步幫助防止電子郵件欺騙、網絡釣魚和域濫用，確保傳入的電子郵件是合法和授權的。

Spacemail不會自動設置DMARC記錄，因為它們根據您的個人偏好有很大差異。如果需要或要求，我們建議使用這個來自MXToolbox的DMARC生成器。

我需要刪除記錄嗎？

如果您以前曾使用過與您的域相關的電子郵件提供商，您可能需要刪除一些現有記錄。這應該很容易識別，因為它們也會在分類中標記為MX/DKIM/SPF/DMARC。 

完成這些背景工作後，過程將與您在同一提供商處註冊域名時相同。例如，使用Spacemail，您只需在開箱過程的第一步手動添加您的域（而不是像在Spaceship註冊時那樣從下拉菜單中選擇）。同樣，這會因提供商而異，但在Spacemail上，這是開箱過程的第一步。

創建郵箱

一旦您完成了創建這些記錄，或者只是鏈接了您的域名，其餘的就很簡單了。選擇您想要的郵箱名稱（最有可能是您自己的名字）。不要忘記查看我們的命名規則提示，但請記住——因為您使用的是自己的域名，所以技術上可以是您想要的任何名稱！沒有任何限制。您可能會想只用一個字母來顯示：j@yoursite.com——這很酷，對吧？或者，您可以創建一個包含您的全名、職位或角色的工作郵箱地址。

添加捕獲所有和別名

捕獲所有正如其名——如果有人輸入anything@yoursite.com，它將被重定向到捕獲所有。您可能希望這是一個次要的收件箱，以避免垃圾郵件的湧入。捕獲所有對於處理名字拼寫錯誤或其他變體（如info@yoursite.com）特別有用，這些變體可能是人們在不知道寫給誰時會嘗試的。

使用Spacemail，設置捕獲所有特別簡單。在您的啟動面板上，您會看到Spacemail管理器上的選項——這是Spacemail的啟動平台。在這裡，您可以設置您的捕獲所有郵箱。這可以是您的主要郵箱——無需升級。

同時，別名允許您創建公司郵箱地址，這些地址可以重定向到多個收件人（例如：部門），並且還允許匿名。您會在幾乎每個企業中看到它們的使用。使用Spacemail，向任何計劃添加額外郵箱是一個很好的低成本升級，我們的高級計劃標準包含五個。了解更多關於別名的使用。

為您的郵箱帳戶添加最後的潤色

這些會因供應商而異，但在郵箱帳戶設置完成後，您的新收件箱已經啟動並運行，您會想要個性化一些最後的設置。

設置您的顯示名稱並添加簽名

我們在這裡談論的是基本的東西。值得檢查它們以確保。您希望您的郵件從第一封開始就正確顯示。因此，確保您的名字正確，為每封郵件添加簽名，並且通常瀏覽設置將每次都對您有幫助。我們保證您會找到一些需要調整的地方。此外，您可能希望將平台設置為您偏好的語言，以使其對您更易於訪問。

將您的新地址添加到第三方電子郵件客戶端

許多商業電子郵件提供商允許您這樣做。能夠將您的新電子郵件地址集成到您已經使用的應用程序中，是一種非常簡單的方式來跟踪事務。而且您可以隨時返回網絡應用程序，以充分利用其全部功能和優勢。

要做到這一點，只需在Spacemail的設置中啟用IMAP/SMTP/POP3訪問，然後按照您選擇的電子郵件客戶端中的設置說明進行操作。通常，這些位於您現有應用程序的設置菜單中，並標記為‘添加帳戶’。

遷移電子郵件

一些商業電子郵件提供商使導入電子郵件變得容易。如果您在其他地方運營業務通信，並希望保留所有記錄，這可能會很有用。

即使您選擇的提供商不提供專門的遷移工具，您通常也可以通過下載電子郵件，然後重新上傳到您的郵件服務器來執行某種手動解決方案。然而，這總是會有缺點（如人為錯誤的空間），更不用說這很耗時。如果這是您想要做的事情，擁有一個簡單的遷移工具的提供商絕對是一個優勢。例如，使用Spacemail，我們的自定義遷移工具提供了更安全的遷移體驗。在開箱過程中，您將被詢問是否要遷移現有的電子郵件，但您可以隨時通過轉到‘設置’並找到‘電子郵件遷移’框來進行。

設置垃圾郵件過濾規則

最後，您可能希望設置過濾規則，以保護您的電子郵件地址。您可能希望立即阻止那些在您的業務中有記錄的已知垃圾郵件發送者，但專業商業電子郵件的一個好處是更強大的垃圾郵件過濾系統。

在Spacemail上，您可以通過轉到‘設置’並在右下角找到‘垃圾郵件管理’框來調整您的過濾設置。

享受好處

你現在已經設置完成，準備好向你的朋友發送第一封測試電子郵件（嗯，你得檢查一下它是否一切正常！）。隨時了解 Spacemail 的最新版本，或者在下方評論你的想法和建議。查看 Spacemail 計劃——我們保證其中一個會適合你的業務。