轻松设置商务电子邮件

你可能在这里是因为你想知道如何为你的企业设置电子邮件，但又不希望它太难。也许你已经研究过了，但被一些文章中看起来很复杂的内容吓退了。

别担心，你来对地方了。我们将分解商务电子邮件的所有元素（也称为公司电子邮件或工作电子邮件），这样你可以快速设置、创建和使用一个。更好的是，你将理解你在做什么以及为什么这样做的每个方面。

什么是商务电子邮件？

商务电子邮件通常指的是专门设计来满足企业需求的特定服务，而这些需求是个人通常不需要的。

• 更好的安全功能 — 商务电子邮件提供商通常会提供像2FA这样的标准功能，存储加密的数据，并且还拥有额外的功能，如增强的反垃圾邮件过滤器。它们通常不会显示广告，因此不会通过窃取你的数据来针对你进行定制广告——这是一些免费提供商已知的做法。简而言之，一个有信誉的商务电子邮件提供商应该让你放心，你正在尽一切努力保护你的客户和你自己的私人数据。

• 商务工具 — 商务电子邮件服务还通常具有额外的工具，如别名功能和共享日历，这些工具更适合商务生活。它们还通常允许更高级的电子邮件过滤，这在你管理一个高邮件量的公司电子邮件地址时非常有用。

• 在你的电子邮件地址中包含你的企业名称 — 可以说，商务电子邮件解决方案最重要的功能是允许你轻松创建包含你的域名的电子邮件地址（yourname@yourbusiness.com）。大多数人在不确定消息是否真实时进行的第一个测试是检查发送的电子邮件地址。

你可以仔细看看为什么商务电子邮件很重要，但总的来说，这些是将其与免费电子邮件提供商区分开的功能。

商务电子邮件包含什么

对于大多数人来说，商务电子邮件将包括某种形式的你的名字，后面跟着你的企业的URL——所以它看起来像yourname@yoursite.com。我们最近讨论了如何更详细地选择你的域名。

然后，还有创建和管理别名的功能（如info@或support@）。

在软件方面，商务电子邮件通常包括一个网络门户，你可以登录并访问你的电子邮件。有时你可能会得到一个专用的应用程序，但更常见的是，你会发现你可以轻松地将你的商务电子邮件添加到你在移动设备上使用的现有应用程序中，以便于访问。

创建商务电子邮件地址需要什么？

如果你一直在关注到现在，你可能已经了解到，为了在你的电子邮件地址中包含你自己的域名，你需要拥有一个域名。像@outlook.com这样的东西被称为公共域名，所以要替换这部分你需要拥有它。因为这是一个强制性要求，大多数针对企业的电子邮件服务允许你在过程中注册一个域名。

但既然你在阅读这篇文章，我敢打赌你已经有一个域名了。如果你已经拥有你想使用的域名，过程会略有不同，这也是可能导致设置商务电子邮件混淆的另一个因素。但我们将分开这两个购买流程/过程，这样你就不会出错。

如何通过4个简单步骤获得商务电子邮件

过程可能会因你选择的平台而有所不同。我们将讨论基础知识，以Spacemail，我们专为企业设计的平台为例。

购买计划

大多数提供商提供一系列反映企业不同规模的电子邮件计划。这没有什么诀窍——选择最能反映您需求的计划。请记住，许多专业电子邮件服务允许您稍后升级计划的元素，甚至添加邮箱和用户，因此现在无需未来防护。选择您需要的。

暂时不用担心您的域名是否适合这一切。通常，任何域名都与任何提供商兼容，这一切都在下一步中进行。然而，将您的域名与同一提供商绑定有一些好处（我们稍后会提到）。

完成购买。如果您还没有域名，请在此时暂停购买一个。如果您选择与您使用的电子邮件平台相同的供应商，由于同一平台的元素通常被构建为相互“通信”，使过程更加自动化，因此会更加顺利。不要急于选择域名。选择一个几乎是一种艺术形式，我们建议阅读这篇文章以帮助做出正确的决定。

设置（或开箱™）

如果您的域名和电子邮件提供商相同

接下来，像任何需要根据您的需求定制的产品一样，有一个简短的设置过程。对于Spaceship，这称为开箱™，一旦您的购买完成，您会看到建议的开箱过程作为您的下一步。

一旦选择，第一个步骤是——您猜对了——链接域名。如果您在Spaceship拥有一个域名并选择Spacemail，您的域名将自动出现在下拉菜单中，您只需选择它。

然后，只需点击一下，两者就连接起来了。您可以直接跳到“创建邮箱”。

将您的新电子邮件连接到另一个提供商的域名

如果您的域名在另一个提供商那里，这没什么大不了的。这只是意味着几个额外的过程，这些过程发生在您现有的产品中，而不是域名平台本身。这可能会让一些人感到困惑。

您将向您的DNS（域名服务器）记录添加一些新的MX/DKIM/SPF记录。需要澄清的是，这些记录是由电子邮件提供商决定的，但添加在域名一侧。（如果您使用Spacemail，您会看到一个弹出窗口，指导您如何设置DNS记录）。一旦添加，这些记录基本上将您的域名指向电子邮件提供商的服务器，以处理所有电子邮件相关的事情。

访问您的域名DNS记录将由您的域名或托管提供商进行。如果您不确定，可以使用DNS检查工具，如MXToolbox确认。

一旦你知道在哪里查找，找到 DNS 记录就不会太难了——毕竟，它们是设置域名的重要部分。在大多数情况下，它们会在你的域名提供商那里。设置的位置会因提供商而异，但通常，你需要在你的账户中找到域名区域，选择你想要创建电子邮件地址的域名，然后点击进入其设置。这可能是一个类似‘管理’或‘设置’或‘配置’的按钮。接下来，导航到‘DNS 记录’。这也可能被称为‘高级 DNS’。

你应该会看到已经存在的几条记录。小心处理这些——不要编辑或删除它们。这样做可能会导致你的网站或任何其他连接到它们的服务出现功能问题。除非你之前在你的域名上使用过电子邮件平台（见下文），否则你只需要添加新的记录。

你需要添加的典型记录

这些也将取决于你使用的服务，但我们这里也将以 Spacemail 为例。记录输入系统通常结构化，使添加新记录变得直观。

MX 记录（邮件交换）

MX 记录指定电子邮件应发送到哪里。它们指向负责处理传入电子邮件的邮件服务器。这些将确保你的电子邮件正确送达。这些是你为 Spacemail 添加的 MX 记录。

SPF 记录（发件人策略框架）

SPF 记录通过指定哪些服务器被授权代表你的域发送电子邮件来防止电子邮件欺骗（有人冒充你发送电子邮件）。这使得合法的电子邮件可以轻松识别。你通常为 Spacemail 添加的 SPF 记录是这样的：

DKIM 记录（域名密钥识别邮件）

DKIM 为发出的电子邮件添加数字签名，使其更容易追踪并防止欺骗。DKIM 记录会自动为每个连接到 Spacemail 的域设置，你可以在高级 DNS 中找到它。

DMARC 记录（基于域的消息认证、报告和一致性）

DMARC 是一个策略框架，通过对齐 SPF（发件人策略框架）和 DKIM（域名密钥识别邮件）来增强电子邮件认证。它通过确保传入的电子邮件是合法和授权的，进一步帮助防止电子邮件欺骗、网络钓鱼和域名滥用。

Spacemail 不会自动设置 DMARC 记录，因为它们会根据你的个人偏好有很大差异。如果需要或要求，我们建议使用 这个来自 MXToolbox 的 DMARC 生成器。

我需要删除记录吗？

如果你曾经在你的域名上使用过电子邮件提供商，你可能需要删除一些现有的记录。识别这些记录应该很容易，因为它们也会被标记为 MX/DKIM/SPF/DMARC。

完成这些背景工作后，过程将与在同一提供商处注册域名时相同。例如，在 Spacemail 上，你只需在开箱过程的第一步手动添加你的域名（而不是像在 Spaceship 上注册时那样从下拉菜单中选择）。同样，这会因提供商而异，但在 Spacemail 上，这是开箱过程的第一步。

创建邮箱

一旦您完成了这些记录的创建，或者只是链接了您的域名，剩下的就很简单了。选择您想要的邮箱名称（最有可能是您自己的名字）。不要忘记查看我们关于命名规范的提示，但请记住——因为您使用的是自己的域名，它技术上可以是您想要的任何名称！没有任何限制。您可能想要通过只使用一个字母来展示自己：j@yoursite.com——这很酷，对吧？或者，您可以创建一个包含您的全名、职位或角色的工作邮箱地址。

添加全接收和别名

全接收正如其名——如果有人输入anything@yoursite.com，它将被重定向到全接收邮箱。您可能希望这是一个次要的收件箱，以避免垃圾邮件的涌入。全接收特别适用于获取名字拼写错误或其他变体，如info@yoursite.com，当人们不知道写给谁时可能会尝试这些地址。

使用Spacemail，设置全接收特别容易。在您的启动面板上，您会看到Spacemail Manager上的选项——Spacemail的启动平台。在这里，您可以设置您的全接收邮箱。这可以是您的主要邮箱——无需升级。

同时，别名允许您创建重定向到多个收件人的公司邮箱地址（例如：用于部门），并且还允许匿名。您几乎在每个企业中都见过它们的使用。使用Spacemail，向任何计划添加额外邮箱是一个很好的低成本升级，我们的高级计划中标准包含五个别名。了解更多关于别名的使用。

为您的邮箱账户添加最后的润色

这些因提供商而异，但在邮箱账户设置完成后，您的新收件箱已启动并运行，您将希望个性化一些最终的设置。

设置您的显示名称并添加签名

我们在这里谈论的是基本的内容。值得检查一下以确保无误。您希望您的邮件从第一封开始就正确显示。因此，确保您的名字正确，为每封邮件添加签名，并且通常浏览一下设置，这将每次都对您有所帮助。我们保证您会发现一些需要调整的地方。此外，您可能希望将平台设置为您喜欢的语言，以使其对您更易访问。

将您的新地址添加到第三方邮件客户端

许多商业邮件提供商允许您这样做。能够将您的新邮箱地址集成到您已经使用的应用程序中，是跟踪事物的一个非常简单的方法。而且您可以随时返回到网络应用程序，以充分利用其全部功能和优势。

要做到这一点，只需在设置中启用IMAP/SMTP/POP3访问，然后按照您选择的电子邮件客户端中的设置说明进行操作。通常，这些位于您现有应用程序的设置菜单中，并标记为‘添加帐户’。

迁移电子邮件

一些商业电子邮件提供商使导入电子邮件变得容易。如果您在其他地方进行业务通信，并希望保留所有记录，这可能会很有用。

即使您选择的提供商没有提供定制的迁移工具，您通常也可以通过下载电子邮件并重新上传到您的邮件服务器来执行某种手动解决方法。然而，这总是会有缺点（如人为错误的空间），更不用说它是耗时的。如果这是您想要做的事情，拥有一个易于迁移的工具绝对是一个加分项。例如，使用Spacemail，我们的定制迁移工具提供了更安全的迁移体验。在开箱过程中，系统会询问您是否要迁移现有电子邮件，但您可以随时通过进入‘设置’并找到‘电子邮件迁移’框来进行迁移。

设置垃圾邮件过滤规则

最后，您可能希望设置过滤规则，以保护您的电子邮件地址免受垃圾邮件的侵扰。您可能希望立即屏蔽那些在您的业务中有不良记录的已知垃圾邮件发送者，但专业商业电子邮件的一个好处是更强大的垃圾邮件过滤系统。

在Spacemail上，您可以通过进入‘设置’并在右下角找到‘垃圾邮件管理’框来调整您的过滤设置。

享受好处

您现在已经设置完毕，准备向您的朋友发送第一封测试电子邮件（嗯，您得检查一下是否一切正常！）。随时了解Spacemail的所有新版本，或在下方评论您的想法和建议。查看Spacemail计划——我们保证其中一个会适合您的业务。